АКБ «ГЛОБУС»: согласование договоров и контроль поручений в банке в 1С:Документообороте на 70 рабочих мест

1

Цели и задачи

— построение системы электронного документооборота, а также автоматизация специфических внутренних процессов банка.

Задачи проекта

• создание единого хранилища документов компании;
• ускорение процессов обработки документов (согласование, исполнение, рассмотрение);
• организация быстрого поиска документации;
• автоматизация процессов компании, связанных с документооборотом;
• обеспечение контроля исполнительской дисциплины.

2

Ситуация до старта проекта

С момента создания банка и до 2014 года движение документов осуществлялось в традициях бумажного документооборота. Ежедневно в Банке обрабатывалось порядка 10 входящих и 15 исходящих документов. Поступивший документ рассматривался руководителем организации, в прикрепленный лист контроля им вручную вносились резолюция и исполнители по данному вопросу. Далее сотрудники секретариата должны были ознакомить всех исполнителей с ним по электронной почте и дополнительно обойти их.

При таком подходе, сроки документооборота существенно затягивались: входящая документация обрабатывалась, в среднем, в течение рабочего дня. Для ускорения процессов документооборота руководством компании было принято решение о внедрении СЭД.

Специалисты компании самостоятельно выполнили анализ существующих на рынке решений и в результате сравнения остановили свой выбор на решении «1С:Документооборот», что было обусловлено подходящими стоимостью программного продукта и сроками его внедрения. Функциональные возможности данной СЭД полностью обеспечивали потенциальные потребности организации.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизация охватила все структурные подразделения и всех сотрудников организации (70 человек). В ходе проекта было выполнено заполнение нормативно-справочной информации, настроена работа с входящими/исходящими, договорными и организационно-правовыми документами, автоматизированы специфические бизнес-процессы банка.

Программа «1С:Документооборот» была интегрирована в систему специфического банковского программного обеспечения, установленного в банке.

Система была внедрена за 3 месяца. На базе «1С:Документооборот» автоматизированы специфические внутренние процессы организации:

• Процесс «Местная командировка»: если сотрудник планирует отсутствовать на рабочем месте (деловая встреча, по личным обстоятельствам или иное), он заводит соответствующую информацию в системе. После согласования с непосредственным руководителем информация поступает в кадровую службу. Таким образом, в организации консолидируется информация по отсутствию сотрудников, которую при необходимости можно отследить.
• Процесс «Заявка на подбор персонала», которая составляется в СЭД руководителем подразделения, отправляется руководителю организации, далее поступает на исполнение ответственному сотруднику кадровой службы. Заявка находится на контроле у руководителя. Когда кандидат выбран, сотрудник кадровой службы запускает поручение о плане прохождения испытательного срока.
• Процесс «Заявки в Управление информационных технологий». После заполнения всех необходимых полей во вкладке «Свойства» запускается процесс согласования. После утверждения руководителем организации заявка исполняется Управлением информационных технологий.

В связи со спецификой банковской деятельности и требованиями по безопасности, сервера организации защищены, веб-доступа у пользователей нет. Подключение осуществляется через тонкий клиент, вариант подключения — файловый. В организации используется специализированное программное обеспечение для банков, «1С:Документооборот» — это первый программный продукт фирмы «1С», внедрённый в организации.

4

Результаты проекта

• Все документы компании регистрируются и хранятся в единой информационной базе (ранее они хранились на сервере, а регистрировались в таблице Excel). В связи с этим поиск нужной информации сократился вдвое. Исключена возможность их утери.
• Скорость документооборота внутри организации выросла в 2 раза. Электронные документы быстро передаются от сотрудника к сотруднику для ознакомления или согласования.
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящейся у него на исполнении, просроченной документации или сроке её обработки. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".