«ГВСУ «Центр»: архив документов, 350 рабочих мест

«ГВСУ «Центр»: архив документов в 1С:Документообороте на 350 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

Холдинговая компания «ГВСУ «Центр»» (строительство, Москва) в 2013 году внедрила «1С:Документооборот» на 350 рабочих мест для создания единого хранилища и электронного архива документов. Настроены 58 видов документов, номенклатура дел и права доступа по дочерним организациям, обмен исходящими документами внутри холдинга через сервер внешнего документооборота.

Заказчик

Созданное в 1998 году указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны, образованного 27 января 1964 года, ОАО Холдинговая компания «ГВСУ «Центр» — вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов: инвестирование в строительство, разработка проектной документации, производство строительных материалов на собственных промышленных предприятиях, реализация построенных объектов.

1
Цели и задачи

Создание единого хранилища документов компании

Ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее

Организация быстрого поиска документов

Автоматизация процессов компании, связанных с документами

Автоматизация процессов обработки документов (согласование, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов)

Автоматизация учета бумажных документов или архива

2
Ситуация до старта проекта

«1С:Документооборот» реализован на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С»

В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы «1С»

Для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации

Низкая стоимость владения продукта

Полный функционал в одном решении

Доступность материалов для самостоятельного изучения продукта

Надежность вендора (фирма «1С»)

Приемлемая цена при хорошем качестве решения.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

1) Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, группах пользователей, структуре организации, должности, роли исполнителей и исполнители ролей, загружены шаблоны файлов, настроены виды документов, нумераторы, шаблоны документов, шаблоны комплексных процессов обработки документов, номенклатура дел, разграничены права доступа в разрезе дочерних организаций, подразделений и групп пользователей;
2) Подготовлены инструкции для ответственных пользователей: по работе с нормативно-справочной информацией, регистрации входящих/исходящих документов, по работе с ОРД и служебными записками, по номенклатуре дел, по разграничению прав, по внутрихолдинговой переписке;
3) Проведено обучение пользователей, из них 10 пользователей обучены индивидуально;
4) Реализован обмен исходящими документами внутри холдинга с использованием сервера внешнего документооборота, что значительно сократило затраты на создание входящих документов, контроль их доставки и регистрации.

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Oracle Database)
Количество одновременно работающих клиентов: 140 (толстый клиент)
Количество видов документов — 58
Объем информационной базы — 500 МБ

4
Результаты проекта

Теперь в организации все документы хранятся в единой информационной базе, есть возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорены процессы обработки документов (согласование и другие), повышена прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращено время на работу с документами, для руководителей появился инструмент контроля поставленных задач.