Золотодобывающая компания "Полюс"

Золотодобывающая компания "Полюс"

Рабочих мест
3000
Производство, ТЭК >> Добывающая промышленность
Август 2016
Москва
Задать вопрос

Выполнены следующие работы:

  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Работы по адаптации типового решения:

  • Разработана и введена в эксплуатацию распределенная информационная база системы на 7 узлов;
  • Проведена настройка НСИ;
  • Проведена настройка видов документов;
  • Сформирован справочник "Организации";
  • Сформирован справочник "Пользователи";
  • Сформированы группы пользователей в разрезе узлов, организаций, управленческой структуры и функциональности;
  • Сформированы группы доступа пользователей;
  • Выполнена настройка видов и шаблонов документов;
  • Выполнена настройка связей документов;
  • Настроены комплексные процессы согласования и обработки договорных документов;
  • Настроены комплексные процессы обработки служебных записок;
  • Настроены комплексные процессы обработки протоколов, приказов и распоряжений;
  • Настроены комплексные процессы обработки кадровых документов;
  • Настроены комплексные процессы обработки исходящих;
  • Произведены доработки типового функционала системы в соответствии с требованиями заказчика;
  • Настроены отчеты по "контрольным" задачам и документам;
  • Произведена загрузка исторических данных.

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и хранение документов
  • Ведение номенклатуры дел 
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет рабочего времени 
  • Учет договоров

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения

Масштаб проекта
«1С:Документооборот» в группе «Полюс» – это:

  • 3000 автоматизированных рабочих мест;
  • 24 бизнес-единицы;
  • 4 региона России;
  • 7 городов;
  • Уникальная система персональной защиты данных;
  • Совместное изменение документов Word при согласовании.

Ситуация в компании до старта проекта
- В Компании нет единой системы электронного документооборота (в качестве корпоративной платформы для документооборота использовалась СЭД другого российского вендора, а для создания общего коммуникационного пространства была внедрена система зарубежного вендора);
- Отсутствует единый инструмент контроля за исполнительской дисциплиной;
- Отсутствует централизованное хранение электронных документов Компании (происходит потеря информации); 
- Существующими ИТ-системами не обеспечиваются требования информационной безопасности к конфиденциальному делопроизводству.

Бизнес-цель: 
Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот

Бизнес-задачи: 
  • Снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей = 10 FTE);
  • Сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и Казначейства; 
  • Создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
  • Сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
  • Контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
  • Сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений).

Задачи ИТ-проекта:
  • Выбор платформы для системы электронного документооборота (СЭД);
  • Выбор подрядчика для внедрения системы электронного документооборота;
  • Формализованное описание управленческих бизнес-процессов в стандартах ARIS;
  • Внедрение подсистемы электронного согласования договоров в корпоративном центре;
  • Развертывание электронного архива на платформе СЭД;
  • Внедрение подсистемы контроля исполнения поручений в корпоративном центре; 
  • Перевод системы делопроизводства корпоративного центра на платформу СЭД;
  • Тиражирование в бизнес-единицы платформы СЭД и решений, используемых в корпоративном центре; 
  • Перевод значительной части внутрикорпоративного документооборота в электронную форму.

Выбор системы
В компании рассмотрели несколько отечественных и зарубежных систем, но отечественные в большинстве своем не позволяли создать систему с единым центром и филиалами, а западные не имели готовых шаблонов для российского документооборота. Исключение составляла система «1С:Документооборот»
На момент выбора в компании уже работало несколько систем от фирмы «1С». Бухгалтерский учёт, частично производственный учёт были автоматизированы на основе систем фирмы «1С». В компании работали сотрудники, которые могли поддерживать работу в программной среде «1С:Предприятие 8». Ещё один плюс — приемлемая стоимость. Всё это сыграло большую роль в выборе «1С:Документооборот». Процесс выбора был длительный, с расчётом прогнозов на 3 — 5 лет, и здесь «1С:Документооборот» вышел полным победителем». Исполнителем работ по внедрению СЭД на 3000 рабочих мест в ОАО "Полюс" г. Красноярск и тиражу на 24 бизнес-единицы стала компания "1С-КПД"; после того, как завершился пилотный проект на 250 пользователей в Москве, реализованный другим подрядчиком.


Основные характеристики целевой модели электронного документооборота.
- Сотрудники всех бизнес-единиц (БЕ) группы Полюс, участвующие в подготовке, учете, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами.
- Передача документов в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри каждой БЕ, так и между БЕ и между БЕ и КЦ.
- Сотрудники, участвующие в электронном документообороте, имеют доступ только к электронным документам в соответствии со своими функциональными обязанностями. 
- Каждый электронный документ имеет единую ссылку, по которой он может быть открыт в любой БЕ и КЦ в соответствии с правами доступа.
- Сквозная интеграция с процессами МТО и Казначейства.

Архитектура системы.
Сначала в управляющей компании запустили пилотный проект на «1С:Документооборот». После его успешного завершения систему «1С:Документооборот» приняли в качестве корпоративного стандарта и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. 

Такой подход позволил:
- обеспечить единый контур управления документами;
- минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
- сократить затраты на поддержку;
- сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.

Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:
- автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
- централизованное хранение документов;
- маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
- контроль исполнения документов;
- автоматизированный поиск документов;
- обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
- формирование статистических и аналитических отчётов.

Единая система объединяет 3000 рабочих мест. Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. В настоящее время в компании одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут "нанизаны" эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах — интеграция с МТО.

Ключевые нестандартные подсистемы:
  1. Подсистема защиты информации
  • Категоризация информации по правам доступа – автоматическая и на уровне пользователей;
  • Доступ к конфиденциальной информации с использованием двухфакторной аутентификации;
  • Для контроля доступа к конфиденциальной информации за пределами СЭД используется система RMS (Rights Management Services) – даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа;
  • Аудит действий пользователей.
     2. Территориально-распределённый обмен - Обмен информацией и работа узлов в условиях нестабильных и узких каналов;
  • Пакетный обмен информацией с гарантированной доставкой;
  • Работа с документами в двух режимах – «безусловная доставка» или «загрузка по требованию»;
  • Организация разрешения конфликтов;
  • Использование единой ссылки во всех узлах – документ открывается с ближайшего узла.

3. Совместное редактирование документов
  • Совместное параллельное редактирование документов;
  • Возможность параллельного согласования документа с одновременным внесением изменений – нет необходимости повторного пересогласования;
  • Интеграционное решение с MS SharePoint, позволяющее расширить возможности совместной работы с проектами документов.

    Экономическое обоснование:
    - Полная автоматизация документооборота в Компании; 
    - Минимизация ручного труда;
    - Перенаправление поручений по иерархии исполнения;
    - Повышение производительности труда и контроля исполнительской дисциплины;
    - Прозрачность всех бизнес-процессов;
    - Универсальное защищенное хранение электронного контента.

    Результаты проекта: 
    - Автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании в рамках договорной деятельности, унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте;
    - Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов;
    - Создано единое корпоративное информационное пространство, позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 24 бизнес-единицами, входящими в группу «Полюс»;
    - Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота.

    Особенности проекта.
    Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь. Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот»: подсистема защиты информации, подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами, а также появилась возможность совместно редактировать документы при параллельном согласовании.

    По завершении проекта система введена в промышленную эксплуатацию. Система полностью передана на техническую и консультационную поддержку в ЦИТ Заказчика. Специалистами 1С-КПД осуществляется первая линия поддержки пользователей Москвы.

    ВНЕДРЕНИЕ

    Группа компаний АО «Золотодобывающая компания «Полюс»

    «Полюс» — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объёму добычи, занимает четвёртое место по объёму минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия). По итогам 2015 года компания «Полюс» подтвердила свой статус компании с одними из самых низких показателей себестоимости производства в мире.

    Москва, Август 2016

    Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

    Общее число автоматизированных рабочих мест: 3000

    Количество одновременно работающих клиентов

    Тонкий клиент: 3000

    ПАРАМЕТРЫ

    Количество видов документов - 160 шт.
    Количество вводимых документов в день - до 280 шт.
    Среднее число реквизитов в одном документе - 50 шт.
    Объем информационной базы центрального узла - 30 Гб.

    Описание проекта в Справочнике «1С»

    Публикации

    СЭД для золотодобывающей компании: проект, окупившийся за полгода Журнал "Управляем Предприятием", №7, М. Глинников, июль 2016.

    "Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании "Полюс", "1С:Консалтинг"

    "СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА 3000 РАБОЧИХ МЕСТ ЗОЛОТОДОБЫВАЮЩЕЙ КОМПАНИИ "ПОЛЮС", конкурс "1С:Проект года"


Поделиться ссылкой:
Похожие материалы