Золотодобывающая компания «Полюс»

Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании «Полюс»

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

В золотодобывающей компании «Полюс» развёрнута масштабная система документооборота, охватывающая 3000 автоматизированных рабочих мест. Базовой платформой выбран «1С:Документооборот». Решение объединило все предприятия Группы в единое информационное пространство на основе распределённой базы данных с централизованной консолидацией в корпоративном центре. Внедрение позволило автоматизировать документопотоки, сократить ручной труд, повысить производительность и усилить контроль исполнительской дисциплины, а также организовать универсальное защищённое хранение электронной информации.

Заказчик

«Полюс» - крупнейшая золотодобывающая компания России и входит в десятку ведущих мировых производителей золота по объёму добычи. По запасам минерально-сырьевой базы компания занимает четвёртое место в мире. Основные предприятия и проекты Группы сосредоточены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия).

1
Цели и задачи

Цель проекта - повышение эффективности корпоративного управления и оптимизация расходов на документооборот.

Основные задачи:

формирование единого корпоративного информационного пространства, объединяющего центральный офис и бизнес-единицы;
сокращение временных затрат пользователей на документооборот в среднем на 2 часа в неделю;
организация сквозной интеграции бизнес-процессов документооборота, МТО и казначейства;
ускорение сбора и обработки данных для принятия управленческих решений;
усиление контроля исполнительской дисциплины во всех подразделениях;
снижение доли ручного труда и минимизация влияния человеческого фактора (потери документов, срывы сроков выполнения поручений).

2
Ситуация до старта проекта

В 2014 году в компании сменилось руководство — новые топ-менеджеры поставили первоочередную задачу: наладить коммуникацию между всеми бизнес-единицами. Решение виделось в создании единой системы электронного документооборота, работающей по стандартизированным правилам и обеспечивающей полный контроль над документопотоками компании. Основная цель проекта - повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Сначала в управляющей компании запустили пилотный проект на «1С:Документооборот». После его успешного завершения систему «1С:Документооборот» приняли в качестве корпоративного стандарта и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре.

Такой подход позволил:

обеспечить единый контур управления документами;
минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
сократить затраты на поддержку;
сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.

Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Архитектура системы электронного документооборота объединяет 3000 рабочих мест.
Схема подсистемы защиты информации: общие механизмы и функциональные подсистемы

Схема подсистемы защиты информации: общие механизмы и функциональные подсистемы

4
Особенности и уникальность проекта

Большой масштаб — в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи — на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь. Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы «1С:Документооборот»: подсистема защиты информации, подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами, а также появилась возможность совместно редактировать документы при параллельном согласовании.

По завершении проекта система введена в промышленную эксплуатацию. Система полностью передана на техническую и консультационную поддержку в ЦИТ Заказчика. Специалистами 1С-КПД осуществляется первая линия поддержки пользователей Москвы.

5
Результаты проекта

Автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании в рамках договорной деятельности,

Унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте;
Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов;
Создано единое корпоративное информационное пространство, позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 24 бизнес-единицами, входящими в группу «Полюс»;
Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота.