Внедрение 1С:Документооборот в компании «ПРО ГРЭС» на 224 рабочих места

1

Цели и задачи

- Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций;
- Автоматизация создания и обработки входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Сокращение сроков согласования документов;
- Создание единого архива электронных документов;
- Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;
- Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

2

Ситуация до старта проекта

Выбор системы 1С:Документооборот обусловлен наличием в компании действующей учетной системы на платформе 1С - 1С:УПП. К тому же после основного внедрения дальнейшее сопровождение системы и развитие функциональности компания планировала собственными силами: в штате ИТ-отдела компании есть квалифицированные специалисты, знакомых с платформой 1С.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Всего в ходе работ внедрено 5 модулей:

• Интеграция справочников с типовой учетной системой 1С:Предприятие 8 (1С:УПП)
• Настройка нормативно-справочной информации
• Регистрация входящих и исходящих документов
• Организационно-распорядительные документы
• Разграничение прав доступа

1. Синхронизированы справочники систем 1С:Документооборот и 1С:УПП:
- Проекты (были разработаны специфические правила конвертации); 
- Контрагенты (синхронизация по уникальному идентификатору, потом - по связке Наименование и ИНН);
- Пользователи;

2. Настроены виды документов: входящие (Входящее письмо), исходящие (Исходящее письмо; Гарантийное письмо; Претензия), внутренние (Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности, Должностная инструкция, Положение о подразделении, Регламент, Положение, Инструкция, Правило);

3. Настроены нумераторы по всем видам документов;
4. Настроены шаблоны комплексных бизнес-процессов для видов документов: Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности;
Шаблон бизнес-процесса "Утверждение" настроен с использованием нетипового условия маршрутизации: по роли пользователя из поля подписал (условие на встроенном языке);
5. Разграничены права доступа пользователей (реализованы следующие профили: Администратор, Выполняющие потоковое сканирование, Делопроизводители, Контроль ежедневных отчетов, Контроль задач и бизнес-процессов, Ответственные за НСИ, Пользователи, Работа с входящими и исходящими документами, Руководитель подразделения, а так же нетиповые профили групп доступа: Регистрация внутренних документов, Регистрация исходящих документов);
6. Разграничение прав доступа с учетом нюанса прав на регистрацию: регистрацией внутренних и исходящих документов могут заниматься не только делопроизводители, но и пользователи в подразделениях. Для реализации данной бизнес-задачи было создано 2 новых профиля и группы доступа, куда вошли соответствующие группы пользователей. Также были выполнены необходимые донастройки Настроек доступности по состоянию.

Выполнены следующие работы

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"

Дополнительная информация о внедрении

Общая численность сотрудников компании: 2000 чел.
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 224
Количество одновременно работающих клиентов:  толстый клиент 30
Количество видов документов - 1 входящий, 3 исходящих, 8 внутренних;
Количество вводимых документов в день - до 60 шт.;
Объем информационной базы - 380 MB.

4

Результаты проекта

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Все входящие и исходящие документы создаются и хранятся в единой системе, благодаря чему их поиск значительно упрощен. Работа с документами также целиком ведется в СЭД, что снижает риски срыва сроков задач и позволяет пользователям видеть, на каком этапе жизненного цикла находится документ.
Упрощены многие процессы, связанные с документооборотом организации (ознакомление сотрудников с внутренними документами, направление документа на рассмотрение и утверждение). 
Руководство получило возможность контролировать ход процессов и исполнение задач.                       

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".