ПАО Калибр

Технопарк «Калибр» перевел документооборот в единый цифровой контур на базе 1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

Победитель конкурса "Проект года". Проект-номинант конкурса 1С:Проект года

||
Краткое описание

В технопарке «Калибр» внедрена единая система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП 3.0». Автоматизировано 100 рабочих мест, проект реализован за 6 месяцев без отклонений по срокам и бюджету. До внедрения документооборот был фрагментирован: использовались три разных ЭДО-сервиса, бумажные и электронные документы хранились разрозненно, а согласование велось по электронной почте без фиксации статусов. Новая архитектура объединила внутренний контур СЭД и внешний юридически значимый обмен через 1С-ЭДО в едином интерфейсе.

Заказчик

ПАО "Калибр" – это Технопарк с одноименным названием, специализированная территория, созданная для научно-производственной и инновационной деятельности и объединяющая производственные и административные помещения, лаборатории и центры коллективного пользования, площадки для проведения мероприятий.

1
Цели и задачи

Цель проекта - создание единого цифрового пространства для управления документами, обеспечивающего прозрачность процессов и сокращение трудозатрат сотрудников.
Ключевые задачи:

Внедрение «1С:Документооборот КОРП 3.0» как единой платформы управления документами.
Замена разрозненных сторонних сервисов на 1С-ЭДО.
Автоматизация маршрутов согласования для сокращения времени обработки.
Обеспечение быстрого поиска документов по нескольким критериям.
Минимизация ошибок и незавершённых задач.

Результат - масштабируемая экосистема, снижающая трудозатраты и создающая основу для дальнейшего развития технопарка.

2
Ситуация до старта проекта

Необходимость модернизации документационной инфраструктуры
Увеличение количества резидентов технопарка выявило критическую несостоятельность существующей системы работы с документами. Разобщённость используемых инструментов привела к следующим системным проблемам:

Отсутствие единого контура НСИ. Справочная информация велась децентрализованно, в разных системах, без согласованной актуализации.
Фрагментация внешнего документооборота. Для обмена документами с контрагентами применялись три независимых сервиса ЭДО различных вендоров без интеграции между ними.
Множественность каналов поступления и хранения. Документы распределялись по следующим типам хранилищ: бумажные оригиналы — в офисных папках; электронные документы — в одном из ЭДО-сервисов; внутренняя переписка — в почтовых клиентах; договоры аренды — в отдельном ЭДО-сервисе с ограниченным доступом.

Непрозрачность процессов согласования.
Визирование документов производилось преимущественно через электронную почту или различные ЭДО-платформы. Отсутствовала единая история согласования, статус документа не отслеживался.
Высокие временные и трудовые затраты. До 30–40% рабочего времени сотрудников уходило на поиск, копирование и пересылку документов. Бухгалтеры, юристы и специалисты отдела аренды были перегружены рутинными операциями.

Принятое решение
Для устранения перечисленных проблем внедряется единая платформа управления документами на базе «1С:Документооборот КОРП 3.0». ИТ-партнёром проекта выступает компания «1С-КПД».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектурное решение
Система построена по централизованному принципу: серверное оборудование размещено в головном офисе заказчика. Доступ удалённых пользователей осуществляется через защищённое VPN-соединение.

Ключевым архитектурным решением проекта стала интеграция двух функциональных контуров в рамках единой платформы:

СЭД (система электронного документооборота) — обеспечивает внутреннее согласование, хранение и маршрутизацию документов.
ЭДО (электронный документооборот с контрагентами) — реализует юридически значимый обмен документами через встроенный сервис 1С-ЭДО.

Данная архитектура позволила устранить основной недостаток предыдущей конфигурации — работу в нескольких независимых системах — и обеспечить выполнение всех процессов в едином интерфейсе.

Ключевые параметры проекта

Масштаб внедрения характеризуется следующими количественными показателями:

Количество автоматизированных рабочих мест — 100.
Трудовые затраты проектной команды — 989 человеко-часов.
Срок реализации — 6 месяцев (май – ноябрь 2025 года).

Отклонение от плановых показателей:

по срокам — 0%;
по бюджету — 0%.

4
Особенности и уникальность проекта

Специализированные доработки
Помимо внедрения типового функционала, в рамках проекта реализованы нестандартные решения, обусловленные спецификой работы технопарка:

Единая кнопка подписания. Реализована сквозная интеграция между модулями СЭД и ЭДО: при подписании документа в «1С:Документооборот» статус «Подписан» автоматически присваивается соответствующему документу в «1С-ЭДО». Сотруднику не требуется переключаться между системами и дублировать действия.
Автоматическая конвертация исходящих документов. Перед подписанием и отправкой по ЭДО файлы в формате Word автоматически преобразуются в PDF. Это исключает риск несанкционированного изменения содержимого и гарантирует юридическую целостность документа.
Расширение для исторических документов. Разработано специальное расширение, позволяющее присвоить статус «Подписан» документам, оформленным до внедрения системы. Обеспечивается преемственность архива: все исторические договоры корректно отражаются в новой системе без необходимости повторного подписания.
Автоматические уведомления об истечении договоров аренды. Для отдела аренды настроена автоматическая рассылка уведомлений руководителю за 30 дней до окончания срока действия каждого договора. Это позволяет своевременно инициировать переговоры с резидентами и исключает пропуски сроков при большом портфеле арендных договоров.

5
Результаты проекта

Ключевые результаты проекта

Внедрение «1С:Документооборот КОРП 3.0» обеспечило достижение следующих показателей:

Автоматизация и интеграция
Автоматизировано 100 рабочих мест.
Сформирован единый контур СЭД-ЭДО: внешний юридически значимый обмен и внутреннее согласование объединены в единой платформе с использованием встроенного сервиса 1С-ЭДО.

Скорость обработки документов