1С:Документооборот

1С:Документооборот и процессы

Управляйте документами и процессами вашей компании эффективно и безопасно с помощью 1С:Документооборот

Рост и масштабирование
Прозрачность и управляемость
Повышение производительности
Сокращение издержек

Возможности и функционал 1С:Документооборот

Работа с документами

Учет всех видов документов организации: входящие, исходящие, внутренние, кадровые, финансовые и др.
Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе документов
Учет и настройка шаблонов документов, автозаполнение реквизитов
Контроль и учет оригиналов документов
Подписание документов ЭП
Потоковое сканирование и штрихкодирование документов
Учет сроков действия документов
Обмен документами по 1С-ЭДО
Отчетность по документам
Ведение номенклатуры дел и учет мест хранения

Автоматизация бизнес-процессов

Графический и текстовый конструктор процессов
Шаблоны процессов
Маршрутизация процессов в зависимости от условий и реквизитов
Маршрутизация процессов по ролям и автоподстановки
Автозапуск, отложенный запуск и настройка повторений
Учет сроков, ответственных, контролера и результатов задач
Делегирование и эскалация задач
Контроль исполнительской дисциплины
Исполнение задач по почте
Отчеты по задачам и процессам

Работа с договорами

Учет всех видов договоров и сопроводительной документации
Подготовка типовых форм договора
Автозаполняемые шаблоны типовых форм
Настройка процессов обработки договоров: согласование, подписание и пр.
Автоматическое формирование листа согласования
Учет многосторонних договоров
Контроль сроков действия договоров
Подписание, отправка, получение договоров по ЭДО
Контроль возврата и передачи оригиналов
Анализ договорной работы и отчеты

Работа с файлами

Работа с файлами любых типов
Автозаполнение и шаблоны файлов
Версионирование файлов
Распознавание текстов из скан-образов
Шифрование и подпись
Разграничение прав доступа
Категоризация файлов
Предпросмотр файлов
Групповая загрузка и выгрузка файлов
Возможность запуска процессов

Учет и планирование рабочего времени

Классификатор видов работ
Ежедневные отчеты
Учет трудозатрат в разрезе задач, проектов, документов
Хронометраж времени по задачам и документам
Протоколирование работы сотрудников
Личные и общие календари
Учет отсутствий сотрудников
Затраты времени по видам работ
Анализ рабочего времени сотрудников
Табель рабочего времени

Управление проектами

Поддержка всего жизненного цикла проекта
Планирование проекта по задачам, этапам, вехам и контрольным точкам
Диаграмма Ганта
Управление проектной командой
Постановка задач и учет трудозатрат
Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе проектов
Учет и ведение проектных документов
Отчеты по задачам, этапам, проектам
Разграничение прав доступа по проектам
Загрузка проектов из Microsoft Project

Управление мероприятиями

Настройка видов мероприятий
Планирование: подбор участников, времени, помещения
Составление программы с детализацией по пунктам и докладчикам
Автоматическое приглашение участников и проверка их доступности
Возможность ведения протоколов мероприятий
Управление задачами и бизнес-процессами в разрезе мероприятий
Постановка и контроль задач по протоколу
Хранение материалов по мероприятиям
Разграничение прав доступа к мероприятиям
Отчетность по мероприятиям

Поддержка совместной работы

Встроенная и легкая почта
Форум: обсуждения и голосования
Чаты и видеозвонки
Ася - бот помощник
Интернет-телефония и Skype
Календари сотрудников и компании
Бронирование переговорных и помещений
Управление проектами
Управление мероприятиями
Встроенные инструкции

Обеспечение безопасности данных

Безопасность доступа через Интернет
Поддержка протокола SSL
Генератор сложных паролей
Запрет на вход без пароля
Политики доступа
Протоколирование всех действий пользователей
Шифрование файлов
Соответствие закону № 152- ФЗ «О персональных данных»
Соответствие закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Наличие мобильной версии

Работа в режиме офлайн
Встроенная почта
Работа с задачами и процессами
Согласование документов
Контроль сроков
Ведение рабочего календаря
Безопасность
Быстрое подключение с помощью QR-кода
Бесплатное приложение
Доступно для iOS, Android, WindowsPhone

Наличие готовых интеграций с другими программами 1С

1. Обмен данными с другими прикладными решениями «1С»:

«1С:Управление торговлей 8», редакция 10.3
«1С:Управление производственным предприятием 8»
«1С:Бухгалтерия 8», редакция 2.0
«1С:Комплексная автоматизация 8»
«1С:Управление нашей фирмой

2. Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями «1С»:

«1С: ERP Управление предприятием»,
«1С:Управление торговлей 8», редакция 11,
«1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5.

Как это работает

Выгоды от внедрения

Руководителю/Собственнику

Повышение эффективности, технологичности и конкурентоспособности
Сокращение издержек
Повышение прозрачности и оперативное получение данных

Делопроизводителю

Сокращение времени на подготовку документов
Ускорение всех процессов работы с документами
Соблюдение требований законодательства к хранению документов
Получение удовольствия от работы

IT-специалисту

Открытый код и легкая адаптация
Типовые интеграции со всеми учетными системами 1С
Доступность методических материалов: книги, инструкции, курсы
Низкая стоимость владения и простота поддержки

Финансисту/Бухгалтеру

Ведение архива финансовых документов
Обеспечение наличия и хранения всех документов
Быстрый поиск и отправка документов по запросу
Снижение рисков нарушений и штрафов

HR/Кадровику

Автоматизация кадровых и HR процессов
Ведение кадрового электронного документооборота
Ускорение подписания документов сотрудниками
Обеспечение защиты персональных данных

Юристу

Учет договоров и сопроводительных документов
Ведение шаблонов документов и типовых форм договоров
Контроль актуальности и сроков исполнения документов и договоров
Ведение официальной переписки с контрагентами

Эффект от внедрения для организаций

Ускорение получения управленческой отчетности

Сокращение сроков выполнения заказов

Сокращение затрат на почтовые и курьерские отправления

Сокращение затрат на канцелярские принадлежности

Сокращение операционных и административных расходов

Сокращение затрат на обработку и хранение документов

Рост производительности труда в производстве

Рост прибыли

Продукты и цены

1С:Документооборот ПРОФ

Доставка и установка
Начальная настройка системы
Видеокурс для пользователей (1 доступ)
Линия консультаций (1 месяц)

42 500 руб.

1С:Документооборот КОРП

Доставка и установка
Начальная параметрическая настройка системы
Видеокурс для пользователей (5 доступов)
Линия консультаций (1 месяц)
Набор методических материалов по вводу СЭД в эксплуатацию

220 700 руб.

1С:Документооборот Холдинга

Доставка и установка
Начальная параметрическая настройка системы
Видеокурс для пользователей (10 доступов)
Набор методических материалов по вводу СЭД в эксплуатацию

660 000 руб.

6 шагов от инициации до сопровождения

1. Анализ текущего документооборота

2. Разработка функциональных требований

3. Выбор платформы СЭД

4. Выполнение проекта

5. Оценка результатов внедрения, подведение итогов

6. Поддержка и сопровождение

Шаг 1. Анализ текущего документооборота

Цель этапа - получить общую информацию о текущем состоянии документооборота и бизнес-процессов: количестве и видах документов, их реквизитном составе, нумерации, шаблонах и бланков; количестве и видах бизнес-процессов, их маршрутах и владельцах. Также на данном этапе производится сбор нормативных документов и шаблонов, влияющих на реализацию проекта, например, организационная структура, штатное расписание, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, шаблоны бланков документов, формы отчетов, действующие регламенты описания бизнес-процессов и другие.

Шаг 2. Разработка функциональных требований

Цель этапа - сформировать общие функциональные требования к системе. Данные требования позволят определить границы проекта, общие требования к функциональности решения, технические требования, требования к организации проекта. Результатом этапа является документ «Функциональные требования» (ФТ), который можно использовать в дальнейшем в закупочных процедурах, при выборе платформы и сборе ценовых предложений от поставщиков.

Шаг 3. Выбор платформы СЭД

На данном этапе обычно определяются критерии выбора СЭД (системы электронного документооборота) и формируется список систем для последующего отбора. Проводятся встречи-демонстрации решений и производится выбор наиболее подходящего критериям решения и подрядчика. Ознакомьтесь с функционалом 1С:Документооборот и убедитесь, что это понятный и удобный инструмент для ваших задач.

Шаг 4. Выполнение проекта

В зависимости от выбранной технологии внедрения инициируется выполнение проекта. В своей работе мы используем разные технологии внедрения:

поставку лицензий и технической документации, установку, начальную настройку системы и обучение для возможности самостоятельного внедрения силами внутренних ИТ-специалистов
простой и очень быстрый старт работы в 1С:Документооборот по технологии модульного внедрения: последовательный запуск модулей по выбранному приоритету полностью типового функционала занимает от 5 рабочих дней.
индивидуальный проект под ключ, который будет учитывать все требования Заказчика, включая загрузку исторических данных, нужные интеграции с уникальными решениями, интерфейсами и функциональностью.

Шаг 5. Оценка результатов внедрения, подведение итогов

Мы рекомендуем подводить итоги каждого проекта, вне зависимости от масштаба, сроков и выбранной технологии. Это позволит определить успешность проекта и достижение поставленных целей, поблагодарить команду исполнителей, а также рассказать компании о выполненном проекте. В дорожной карте внедрения СЭД мы привели примеры критериев, их также можно дополнить своими.

Уже внедрили 1С:Документооборот?
Напишите нам о результатах, и мы с удовольствием поделимся ими с нашими читателями в соцсетях.

Шаг 6. Поддержка и сопровождение

После ввода системы в промышленную эксплуатацию, важно подумать об организации поддержки решения для пользователей системы.

Если у вас нет своих ресурсов для организации линии поддержки и консультаций, мы готовы взять эту работу на себя. В рамках сопровождения мы: фиксируем договоренности по SLA, обучаем и оперативно отвечаем на вопросы пользователей, помогаем эффективно использовать решение, развиваем и совершенствуем функционал.

Заключите договор сопровождения, выбрав оптимальный для вас вариант поддержки: фиксированная абонентская плата, пакет часов или по индивидуальным условиям.

В случае, если вы планируете сопровождение собственными силами, рекомендуем определить ответственного за поддержку системы, разработать регламент поддержки (SLA) и использовать систему регистрации инцидентов пользователей системы (Service Desk).

Почему клиенты выбирают именно нас

1-е место в рейтинге Центра компетенций по документообороту от Фирмы "1С"
На протяжении 14 лет среди 200 центров компетенции по документообороту (ЦКД). Более 200 реализованных успешных проектов

Внутренняя и внешняя экспертность
Самая большая команда сертифицированных профессионалов по 1С:Документообороту в России

Качественный сервис
Процессы и технологии, сертифицированные по международным и российским стандартам качества ИСО (ISO 9001:2015), с применением стандарта проектного управления PMBOK

Инновационные технологии
Собственные разработки, дополнительные модули DOCSTORE, сложные интеграции, видеокурсы, книги и база знаний

FAQ

Как рассчитать стоимость лицензий, срок действия и стоимость продления на следующий год?

При расчете стоимости лицензий 1С:Документооборот необходимо определить планируемое количество одновременно работающих в системе сотрудников и приобрести следующие продукты:

Основную поставку 1С:Документооборот ПРОФ/КОРП - включает в себя 1 рабочее место
Клиентские лицензии на количество одновременно работающих пользователей (1,5,10,20, 50, 100 и т.д.)
Лицензию на сервер 1С:Предприятие - для обеспечения быстродействия работы системы. Приобретаются, в случае, если количество пользователей 1С:Документооборота больше 10 человек.

Клиентские лицензии являются конкурентными, т.е. могут быть использованы любым пользователем на любом устройстве.
Для работы в программе «1С:Докуменооборот 8» можно использовать клиентские лицензии и лицензии на сервер, приобретенные ранее для других продуктов системы «1С:Предприятие 8»
В случае необходимости подключения к 1С:Документооборот новых пользователей, в любой момент можно приобрести клиентские лицензии на необходимое число пользователей.
Лицензии 1С не имеют срока действия.
Оплата лицензий осуществляется единоразово, без необходимости ежегодного продления.

Чем отличается электронная поставка от коробки?

Программы 1С поставляются в двух вариантах на выбор:

электронная поставка
коробочная версия

Функциональные возможности программ не зависят от того, в каком варианте она приобретается: в коробочном или электронном.
Основные отличия электронной поставки от коробочной - вся документация поставляется в электронном виде (без бумажных носителей).

Какая документация есть по 1С:Документообороту?

Все поставки 1С:Документооборот включают в себя следующую документацию по конфигурации и платформе:

1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 3.0. Описание в 3-х частях
Руководство пользователя
Руководство администратора
Руководство разработчика в 2-х частях
Встроенная в программу справка

Дополнительные материалы:

Книга "1С:Документооборот: 300 вопросов и ответов"
Книга "Управление документами: быстро, эффективно, своими силами"
Методическое пособие: Комплект нормативных документов — 2023
Видеокурс для пользователей 1С:Документооборот 3.0
Уникальная База знаний
Ютуб канал - с видео-уроками по функциям программы

Можно ли внедрить и поддерживать систему самостоятельно?

Внедрить 1С:Документооборот самостоятельно – возможно.
В случае, если вы выберете такой способ автоматизации, Вам необходимо составить Дорожную карту внедрения и последовательно выполнить все этапы проекта.
До старта проекта Вам нужно приобрести «1С:Документооборт» и лицензии на необходимое количество рабочих мест.
При покупке программы у нас, мы возьмем часть задач внедрения на себя. Состав работ будет зависеть от версии приобретаемой конфигурации (ПРОФ, КОРП или Документооборот Холдинга). Более подробно с предложением можно ознакомиться в разделе «Продукты и цены».

Какие лицензии необходимо купить для филиалов и обособленных подразделений

Для крупных компаний с разветвленной филиальной структурой, которые создают единую систему электронного документооборота необходимо приобрести поставку 1С:Документооборот Холдинга, которая предусматривает многоузловой обмен данными:

любой сотрудник из любого узла сможет участвовать в процессе обработки (например, согласование договора между юрлицами группы компаний);
можно обмениваться широким спектром данных – например, поддерживается передача не только документов, но и нормативно-справочной информации, мероприятий, бронирования помещений и т. д.;
поддерживается автоматическая регистрация изменений.

Для каждого филиала необходимо приобрести 1С:Документооборот Холдинга 8. Лицензия для дочерних обществ и филиалов. Электронная поставка

Требованиям каких нормативных документов и стандартов соответствует 1С:Документооборот?

Существует внешнее и внутреннее регулирование делопроизводства.
Внешнее регулирование делопроизводства: федеральные законы, подзаконные акты, национальные стандарты. Оно направлено на установление требований к:

хранению документов (виды документов, подлежащих хранению, сроки хранения, организация хранения)
документированию отдельных видов деятельности

Внутреннее регулирование делопроизводства: локальные нормативные акты.

направлено на соблюдение внешних требований и формирование системы управления документами с целью повышения эффективности бизнеса
помогает избежать организационных рисков, которые связанны с ошибками сотрудников при работе с документами, а также оптимизирует бизнес-процессы

«1C:Документооборот 8» отвечает всем требованиям законодательства и нормативно-правовым актам. Ознакомиться с полным перечнем документов и стандартов можно здесь.

Купить 1С:Документооборот прямо сейчас!