ООО «Скания-Русь»

В российском отделении компании Scania доработали систему электронного документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

||
Краткое описание

В российском подразделении компании Scania проведена доработка системы электронного документооборота, внедрённой в 2015 году. За последнее время бизнес компании расширился, что потребовало оптимизации существующего решения. В первую очередь это касалось автоматизации дополнительных бизнес-процессов и настройки шаблонов договорной документации. В рамках проекта настроен функционал по договорной деятельности и разработано 12 видов договорных документов. В результате ускорилась обработка документов и повысилась прозрачность учёта договорной документации.

Заказчик

Концерн Scania - один из ведущих мировых производителей тяжелых грузовых автомобилей, городских и туристических автобусов, а также промышленных и судовых двигателей. Помимо этого, компания реализует широкий ассортимент продукции для технического обслуживания и предоставляет финансовые услуги. Присутствие Scania охватывает около 100 стран, а штат сотрудников насчитывает более 35 000 человек.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

ускорить процесс согласования документов;
повысить прозрачность согласовательных процедур.

Задачи проекта:

сформировать комплексные бизнес-процессы по согласованию договорной документации;
оптимизировать работу с внутренними документами;
обеспечить контроль над процессом согласования документов.

2
Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта в ООО «Скания Русь» уже функционировала система «1С:Документооборот». Однако в связи с расширением деятельности компании возникла потребность в доработке существующего решения для оптимизации документооборота, особенно в части взаимодействия с контрагентами. В результате было принято решение внести изменения, отвечающие новым масштабам бизнеса.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Электронный документооборот компании построен на решении «1С:Документооборот КОРП». Система имеет централизованную архитектуру: серверная часть размещена исключительно в головном офисе. Для удалённых сотрудников доступ организован через интернет или другие каналы связи, предоставляемые заказчиком.
Помимо СЭД, компания использует «1С:Зарплата и управление персоналом» — системы полностью интегрированы между собой. Однако, в силу принадлежности к международной группе, используются также шведские учётные системы, которые не интегрированы с решениями «1С», поэтому сотрудники вынуждены переносить данные между системами вручную.

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта выполнена комплексная настройка функционала договорной деятельности. Настроено 12 видов договорной документации (конкурсная документация, коммерческие предложения, несколько типов дополнительных соглашений и договоров, акты и счета), а также комплексные процессы обработки рамочных и разовых договоров и процедуры согласования контрагентов.
Дополнительно настроены бизнес-процессы, направлявшие документы в процессе согласования конкретным сотрудникам в зависимости от контрагента и информации о нём. Например, документы по контрагентам из определённых регионов автоматически направлялись ответственным за эти регионы сотрудникам.
Реализован контроль бюджета при составлении договорных документов: на этапе работы с контрагентом в его карточке сотрудник фиксирует бюджет, выбираемый на основе договорённостей, надёжности и других факторов. При превышении лимитов система уведомляет об этом. Также разработана функция автоматического формирования бланков доверенностей и настроены маршруты их согласования. Создана форма для составления и согласования командировок.

5
Результаты проекта

В результате проекта:

ускорились процессы обработки документов - согласование, утверждение бюджетов, ознакомление и составление договорной документации.
повысилась прозрачность учёта договорных документов и связанных с ними задач: на любой стадии обработки доступны статус и ход исполнения.
сократилось время работы с договорными документами, подготовка документов для контрагентов ускорилась в два раза, что упростило внешний документооборот.