1

Цели и задачи

• создать единую информационную базу архивных электронных документов, доступную для смежных информационных систем компании;
• повысить достоверность и информационную безопасность документов за счет исключения дублирования копий и несанкционированного доступа к ним;
• повысить производительность труда сотрудников, работающих с документами;
• обеспечить доступность, защищенность и контролируемость хранения электронных документов и данных из учетных систем;
• исключить риск потери документов и обеспечить их надежное долговременное хранение;
• заложить техническую основу для перехода компании на налоговый мониторинг за счёт удобного и контролируемого предоставления первичной документации в ФНС.

• спроектировать и внедрить систему электронного архива на отдельной конфигурации 1С:Документооборот КОРП 3.0;
• реализовать интеграционные интерфейсы между электронным архивом и действующими ИТ-системами заказчика – ЮЗ СЭД и 1С:Бухгалтерией;
• настроить консолидацию документов из СЭД, учетной системы и файловых хранилищ в едином архиве;
• разработать пользовательскую и эксплуатационную документацию, обучить сотрудников заказчика и провести приемо-сдаточные испытания;
• запустить архив в опытно-промышленную, а затем в промышленную эксплуатацию;
• подготовить архитектуру и интеграционные механизмы для подключения к АИС «Налог-3» и перехода на налоговый мониторинг.

2

Ситуация до старта проекта

До начала проекта в ОЗК действовал электронный документооборот (ЭДО), который охватывал около 40% общего объема документов компании. Часть первичных документов уже прикреплялась файлом непосредственно в бухгалтерской базе. Однако договоры и специфические документы, связанные с биржевыми торгами, субсидиями, государственными контрактами и залогом зерна, хранились отдельно – в разных информационных системах и на файловых серверах.

Такое распределение документов усложняло их оперативный поиск и выгрузку по запросу, а также не позволяло гарантировать полноту и корректность комплекта документов, необходимого для налогового мониторинга: этот режим предполагает предоставление ФНС доступа к первичной документации без раскрытия всей хозяйственной деятельности компании через прямой доступ к учётной системе.

На старте проекта рассматривался вариант построения архива на базе 1С:Архив, но это решение ориентировано на длительное хранение документов, тогда как ОЗК требовался оперативный архив с возможностью регулярной выгрузки данных для мониторингового взаимодействия с налоговым органом. По итогам сравнения функциональных возможностей выбор был сделан в пользу 1С:Документооборот КОРП 3.0.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Электронный архив реализован на отдельной конфигурации 1С:Документооборот КОРП 3.0 и выступает связующим звеном между учетными системами ОЗК и Федеральной налоговой службой. В архив попадают только согласованные и подписанные документы.

В рамках проекта выполнена интеграция электронного архива с двумя ключевыми ИТ-системами заказчика.

Интеграция с ЮЗ СЭД обеспечивает передачу данных в двух направлениях: из СЭД в архив выгружаются документы вместе с отмеченными для передачи файлами; из архива в СЭД возвращается статус о принятии документа и информация о необходимости заблокировать его от изменений.

Интеграция с 1С:Бухгалтерией обеспечивает передачу реквизитного состава карточки документа и прикрепленных файлов в электронный архив, а также создание в 1С:Бухгалтерии активной ссылки на файл, размещенный в архиве. Это сохраняет для пользователей учетной системы возможность быстрого перехода к первоисточнику.

Для взаимодействия с АИС «Налог-3» доработан модуль передачи данных в витрину налогового мониторинга: настроено правило «одна карточка – один файл», выполнен мэппинг со справочником видов документов (СПВДОК), который утверждает ФНС, и внедрена контрольная процедура проверки результатов построения реестра первичных учетных документов.

К налоговому мониторингу были подключены головная компания и крупнейшая дочерняя структура – Новороссийский комбинат хлебопродуктов. Проект охватил 50 автоматизированных рабочих мест.

4

Особенности и уникальность проекта

Двухканальная консолидация данных и файлов. Реквизитный состав карточек первичной документации архив получает из 1С:Бухгалтерии, а сами файлы – включая электронные подписи – могут поступать как из 1С:Бухгалтерии, так и из 1С:Документооборота. Это исключает повторный ввод данных и гарантирует целостность информации при работе пользователя с документом.

Автоматическая маршрутизация при регистрации документа. При регистрации документа в 1С:Бухгалтерии система автоматически проверяет наличие интеграции с ЮЗ СЭД и, если она есть, создает связанный документ в 1С:Документообороте для выгрузки в архив файлов и электронных подписей по документам ЭДО. Пользователю не нужно вручную дублировать эту операцию.

Управляемая передача документов пакетами. Разработанный механизм позволяет передавать документы из разных систем-источников по отдельности или пакетами, а состав пакета пользователь задает в два этапа – сначала по видам нужных документов, затем по общим для группы реквизитам. Это исключает попадание в архив избыточной информации – принципиально важное условие для налогового мониторинга, когда инспектору должны быть доступны только нужные для его задач документы.

Правило «одна карточка – один файл» для выгрузки в ФНС. Правило разработано специально для интеграции с АИС «Налог-3»: без него часть приложений к договорам терялась бы при формировании выгрузки. Это гарантирует, что налоговый инспектор получает полный комплект документа со всеми приложениями.

Мэппинг со справочником СПВДОК. Виды документов в архиве сопоставлены со справочником видов документов, который утверждает ФНС. Это ускоряет формирование реестра первичных учетных документов и снижает риск возврата документов на уточнение.

Контрольная процедура проверки реестра ПУД. Перед выгрузкой в ФНС архив автоматически проверяет результаты построения реестра первичных учетных документов на полноту и корректность, снижая риск ошибок при последующей проверке инспектором.

Сохранение механизма drill down. При каждом переносе данных из бухгалтерской базы параллельно переносятся ссылки на соответствующие документы в электронном архиве. Это сохраняет для бухгалтеров привычный переход от строки декларации к первоисточнику.

Единая точка предъявления документов инспектору. Налоговый инспектор через модуль АИС «Налог-3» заходит в витрину налогового мониторинга, запрашивает нужную информацию и по ссылке попадает в электронный архив, где видит оригинал документа вместе с электронной подписью, – без доступа к внутренним учетным системам компании.

5

Результаты проекта

• Операционные расходы на обработку документов сократились на 2%.
• Трудозатраты сотрудников на подготовку и передачу документов снизились на 10%.
• В электронном архиве настроено 20 видов карточек документов, которые заполняются автоматически, без ручного труда пользователей.
• Документы, созданные или зарегистрированные в СЭД и 1С:Бухгалтерии, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует их сохранность и обеспечивает быстрый поиск и доступ.
• Реализован быстрый переход из 1С:Бухгалтерии и СЭД к карточке нужного документа в электронном архиве.
• Компания получила техническую основу для перехода на налоговый мониторинг: ФНС может получать доступ к первичной документации через витрину и АИС «Налог-3», не затрагивая учетные системы ОЗК.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".

× < >