ООО «ВБ-Сервис»

«ВБ-Сервис»: согласование договоров и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 200 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

Компания «ВБ-Сервис» модернизировала документооборот на базе «1С:Документооборот». Внедрение выполнено по модульной технологии - использовалось типовое решение, за исключением доработок механизмов интеграции. В результате работы с документами и их согласование переведены в электронный формат. Скорость согласования кадровой и внутренней документации выросла почти вдвое, договорной - примерно на 65%.

Заказчик

Компания «ВБ-Сервис» основана в ноябре 1998 года. Её учредителем выступает Банк ВТБ (ПАО). Основное направление деятельности - техническая эксплуатация и хозяйственное обслуживание объектов недвижимости, расположенных в Москве. В управлении компании находятся здания класса «А+», в том числе небоскрёбы в деловом комплексе «Москва-Сити».

1
Цели и задачи

Цель проекта - модернизация документооборота компании.

Задачи проекта:

автоматизировать процессы взаимодействия между сотрудниками;
усилить контроль исполнительской дисциплины;
оптимизировать процессы обработки документации.

2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта весь документооборот в компании вёлся исключительно на бумажных носителях. При этом организация уже эксплуатировала решение «1С:Зарплата и управление персоналом». Таким образом, модернизация предполагала интеграцию новой системы электронного документооборота с существующей конфигурацией «1С:ЗУП».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Электронный документооборот компании построен на базе «1С:Документооборот КОРП». Архитектура решения централизованная: серверная часть размещена исключительно в головном офисе. Для удалённых сотрудников доступ организован через интернет или другие каналы связи, предоставляемые заказчиком.
Выполнена синхронизация справочников между «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Внедрены следующие модули:

регистрация входящих и исходящих документов;
организационно-распорядительные документы (ОРД) и протоколы;
служебные записки.

Схема передачи данных из 1С:Зарплата и управление персоналом в 1С:Документооборот

4
Особенности и уникальность проекта

Особенность проекта - интеграция «1С:Документооборот» с «1С:Зарплата и управление персоналом». Сложность заключалась в том, что «1С:ЗУП» использовалась в компании длительное время и накопила значительный объём данных. В связи с этим было принято решение перенести часть объектов из существующей системы во внедряемый «1С:Документооборот», а также создать дополнительные структуры для хранения данных.

Для полной и бесшовной интеграции проведена серия доработок «1С:Документооборот». Среди них - модуль учёта плановых и внеплановых отсутствий сотрудников. Он не только изменяет статус сотрудника, но и автоматически оповещает об отсутствии исполнителя, а также направляет уведомление о назначении замещающего лица с делегированием прав на период отсутствия.
Разработан модуль «Замещение», позволяющий отражать совмещение должностей и корректно назначать задачи сотрудникам, работающим по совмещению, обеспечивая полноценный контроль исполнения.
Все модули синхронизируют данные со справочниками «1С:ЗУП» и обеспечивают доступ к актуальной информации о сотрудниках как в «1С:Документооборот», так и в «1С:ЗУП».

5
Результаты проекта

В результате проекта документооборот компании полностью модернизирован: работа с документами и их согласование переведены в электронный формат.

Благодаря тщательной настройке интеграции информация, вносимая в «1С:Зарплата и управление персоналом», корректно отражается в справочниках «1С:Документооборот», что значительно ускорило взаимодействие между кадровой службой, бухгалтерией и другими подразделениями.

Существенно выросла скорость согласования документов. Кадровая и внутренняя документация согласовывается почти вдвое быстрее, договорная - примерно на 65%. Это ускорило подготовку и обмен документами с контрагентами. Учитывая, что «ВБ-Сервис» обслуживает множество объектов в Москве, принадлежащих крупным компаниям, оперативная подготовка и согласование документов позволяют заметно сократить временные затраты и быстрее приступать к оказанию услуг.