Цель проекта - создание комплексной информационной системы, обеспечивающей:

• достоверность и оперативность управленческой информации по продажам и закупкам, а также возможность её оперативного использования;
• скоординированную работу всех служб организации в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.

Задачи проекта:

• повышение качества управленческой информации (достоверность и аналитическая ценность);
• оптимизация и повышение общей эффективности деятельности компании;
• автоматизация внутренних взаимодействий сотрудников;
• усиление контроля исполнительской дисциплины;
• сокращение сроков согласования договорной документации;
• обеспечение контроля состояния взаиморасчётов предприятия;
• снижение эксплуатационных затрат за счёт перехода на единую платформу «1С»;
• обработка значительных объёмов информации.

Из-за большого количества заключённых договоров компания столкнулась с трудностями при контроле действующих соглашений и выполнении обязательств по ним. В связи с этим возникла необходимость автоматизировать учёт договоров двух типов: расходных (с контрагентами и агентами) и доходных (с клиентами - аэропортами, авиакомпаниями, агентствами и др.).

Требовалось оптимизировать работу расчётной службы, которая ежемесячно получала данные по биллингу услуг по всем договорам, рассчитывала стоимость оказанных и полученных услуг и формировала документы для контрагентов.

Дополнительной задачей стал контроль уникальности номенклатур в договорах - каждая позиция обладает набором характеристик (категория пассажиров, рейсы, тип транспорта и т.п.), и она не должна одновременно присутствовать в других действующих соглашениях.

При формировании стоимости номенклатуры учитываются программы лояльности и индивидуальные скидки контрагентов. Цена услуг и товаров устанавливается для каждого клиента персонально при заключении договора в зависимости от номенклатуры и её характеристик. Поэтому внедряемая система должна была гарантировать, что конкретная номенклатура закреплена только за одним действующим индивидуальным соглашением.

В рамках проекта построения комплексной информационной системы автоматизированы следующие функциональные блоки.

В «1С:Документооборот»:

• «Входящие и исходящие документы» — учёт, хранение и обработка внешней корреспонденции: официальных писем руководству, претензий (как сопровождение к финансовым пакетам), переписки с судами, финансовой документации по операциям с контрагентами. Модуль автоматизирует работу секретариата.
• «Служебные записки» — работа с внутренними документами: служебными записками, заявками, заявлениями, справками, актами, протоколами.
• «Организационно-распорядительные документы» — учёт и обработка организационных документов, приказов, учредительных бумаг.
• «Договоры» — хранение и автоматизация обработки договорной документации. В системе обрабатываются: договоры, дополнительные соглашения, безвозмездные договоры, соглашения.
• «НСИ» - нормативно-справочная информация (организации, пользователи, подразделения) используется всеми блоками системы.
• «Интеграция» - бесшовное взаимодействие через веб-сервис «1С:Документооборота», позволяющее использовать функционал СЭД из других конфигураций в реальном времени. Также доработаны механизмы обмена данными между информационными системами компании.

В «1С:ERP Управление предприятием»:

• «Номенклатура и ценообразование» - справочник товаров и услуг (поставляемых и получаемых). Выполняется классификация, создание номенклатуры, описание характеристик. Система автоматически блокирует дублирование записей с одинаковым набором реквизитов.
• «Управление договорами» - создание контрагентов (покупателей и поставщиков), договоров и дополнительных соглашений, условий продаж и индивидуальных соглашений с клиентами. Интеграция с «1С:Документооборот» позволяет отправлять договоры на обработку по настроенным маршрутам прямо из интерфейса ERP, при этом статусы синхронизируются автоматически. Также реализована привязка к договорам терминалов (пультов) с фиксацией состояний - каждый терминал описан в глобальной автоматизированной распределительной системе (АРС), имеет уникальный адрес и ПО для взаимодействия с АРС.
• «Управление продажами» - ведение информации о партнёрах и контрагентах, формирование цен, регистрация договоров, соглашений, заказов покупателей, отчётность.
• «Управление закупками» - обеспечение ТМЦ: регистрация поставщиков, договоров с ними, цен поставщиков, заказов поставщикам, поставок, возвратов и списаний.

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Определить методологию формирования номенклатуры, поскольку на этот процесс влияет более 50 параметров: количество пультов оказания услуги, число бронируемых рейсов, места предоставления услуг (аэропорты и др.), объём бронируемого багажа и прочие характеристики.
• Разработать алгоритмы формирования договоров с учётом множества факторов: количества пультов, объёмов бронирований по конкретным авиакомпаниям и аэропортам, регулярности и общего объёма услуг. Это было реализовано через модификацию механизма индивидуальных соглашений.
• Интегрировать производственные системы компании, в которых аккумулировалась информация о характере, аналитике и количестве оказываемых услуг. Данные из этих систем загружались в ERP через запросы.

Помимо автоматизации основных производственных процессов, в проект также входила автоматизация закупочных процедур: формирование договоров и ведение сопутствующей документации.

В рамках проекта выполнена интеграция четырёх информационных систем:

• «1С:Документооборот»;
• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:Бухгалтерия»;
• производственная система заказчика.

Задачи бесшовной интеграции между ERP и СЭД:

• обеспечение удобства пользователей за счёт создания документов в СЭД непосредственно из интерфейса ERP;
• доступ к задачам СЭД из интерфейса ERP.
• Задачи интеграции через план обмена: сокращение трудозатрат на администрирование НСИ путём синхронизации справочников между системами.
• Доработан механизм обмена между «1С:Бухгалтерией» и ERP: первичные документы по рассчитанным заказам передаются в бухгалтерскую систему для последующего формирования документов контрагентам.

Внедрение выполнено специалистами ООО «1С-КПД» при активном участии команды заказчика.

В рамках проекта реализованы следующие работы:

• формирование детальных требований к системе в техническом задании;
• настройка продуктивного экземпляра системы;
• доработка функционала;
• подготовка пакета эксплуатационной документации;
• обучение пользователей;
• сопровождение пользователей на этапе опытной эксплуатации.

По завершении внедрения система вместе с проектной документацией полностью передана на сопровождение заказчику. Со стороны заказчика выполнялись формирование требований, тестирование разработок и доработка отдельных механизмов расчёта.

В результате создана комплексная информационная система, обеспечивающая актуальность управленческих данных по продажам и закупкам, их оперативную доступность и согласованную работу служб в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.
На текущий момент в системе обрабатывается около 20 видов договорных документов, включая коммерческие, некоммерческие, безвозмездные договоры и соглашения.