АН ДОО «Алмазик»: договоры и поручения сети детских садов в 1С:Документообороте на 100 рабочих мест

1

Цели и задачи

– повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам.

Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях – всего порядка 100 пользователей.

Основные цели внедрения СЭД

:

• обеспечение контроля документов и поручений,
• сокращение времени на поиск документов,
• создание электронного архива документов.

2

Ситуация до старта проекта

- Документы согласуются по электронной почте;
- Коммуникации осуществляются по телефону и электронной почте;
- Отсутствует единая система работы с документами.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

• Документооборот (ECM) Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Выполнены работы

• Обучение персонала работе с программой/системой Дистанционное обучение пользователей
•  Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
•  Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
•  Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
•  Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
•  Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)

4

Результаты проекта

Внедрены модули:
- НСИ;
- Учет договоров;
- Автоматизация бизнес-процессов;

Доработки не производились, внедрен типовой функционал

Результаты

Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.