АО НПФ «Алмазная осень»

В Негосударственном пенсионном фонде «Алмазная осень» адаптирована система электронного документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

||
Краткое описание

НПФ «Алмазная осень» потребовалась адаптация типовой конфигурации «1С:Документооборот» к собственной бизнес-модели. Проект был направлен на расширение функциональности системы с целью упрощения согласования документов и настройки комплексных автоматизированных бизнес-процессов. Изменения требовалось внедрить как в центральном офисе фонда, так и в пяти его филиалах. В итоге разработана возможность размещения регистрационных штампов и штампов электронной подписи в PDF-документах, адаптированы листы согласования и ознакомления под задачи организации, а также настроены комплексные автоматизированные бизнес-процессы.

Заказчик

Негосударственный пенсионный фонд «Алмазная осень» основан 5 мая 1995 года. Учредителями выступили государственная горнорудная компания АК «АЛРОСА» (ПАО) и межрегиональный профсоюз работников алмазодобывающей промышленности «ПРОФАЛМАЗ». В настоящее время фонд функционирует как акционерное общество: 99,75% акций принадлежит АЛРОСА. Фонд включён в систему гарантирования прав застрахованных лиц.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

сократить время согласования документов;
повысить информационную открытость о документах для упрощения согласования и усиления защиты подлинности.

Задачи проекта:

упростить процедуру согласования документов;
оптимизировать действующие бизнес-процессы фонда;
внедрить возможность наглядного присвоения регистрационных номеров документам и отображения информации об электронных подписях, использованных при подписании.

2
Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта фонд уже эксплуатировал «1С:Документооборот». Однако функциональные возможности типовой конфигурации не в полной мере закрывали потребности организации. Возникали сложности при согласовании документов, а бизнес-процессы требовали доработки под специфику фонда. В связи с этим потребовалась адаптация существующей системы, развёрнутой на 200 автоматизированных рабочих местах в шести офисах заказчика.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения централизованная:
«1С:Документооборот» развёрнут на едином сервере фонда. Адаптация системы выполнялась также централизованно - все изменения становились доступны одновременно во всех филиалах (200 рабочих мест). В результате настроены автоматизированные бизнес-процессы, а также добавлена возможность размещения регистрационных штампов и штампов электронной подписи в PDF-документах сразу для всех офисов.

Автоматизированы следующие функции:

делопроизводство;
учёт и хранение документов.

Используемая в фонде система «1С:Документооборот» интегрирована с «1С:Бухгалтерия». Интеграция между системами полноценная и была реализована ранее. «1С:Бухгалтерия» также развёрнута на сервере компании, поэтому головной офис и филиалы работают в едином информационном пространстве.

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта заключалась в адаптации типового функционала «1С:Документооборот» под бизнес-процессы фонда. В частности, создан комплексный процесс согласования актов и счетов-фактур с маршрутизацией в зависимости от суммы документа: крупные суммы направляются на утверждение директору, меньшие - его заместителю. В рамках этого же процесса система автоматически проставляет регистрационный номер на каждой странице документа и добавляет финальные штампы с подписями.

Разработан функционал для размещения регистрационных штампов и штампов электронной подписи в PDF-документах, адаптированы листы согласования и ознакомления. Реализована конвертация резолюций из одноимённой вкладки в отдельный PDF-файл для всех входящих и внутренних документов. Такой файл включает тему, реквизиты, ФИО, должность, электронную подпись, текст и дату резолюции; при наличии нескольких резолюций они разделяются чертой. PDF-файл автоматически обновляется при изменении резолюций в карточке документа. Все изменения внедрены одновременно во всех филиалах фонда, расположенных в шести городах: Мирном, Ленске, Удачном, Айхале, Якутске и Москве.

5
Результаты проекта

После адаптации типовой конфигурации «1С:Документооборот» под нужды НПФ «Алмазная осень» упрощена процедура согласования документов. Сотрудники фонда получили возможность размещать на электронных копиях штампы, отражающие информацию о документе: регистрационные данные входящей и исходящей документации, штампы электронной подписи.

Кроме того, повысился уровень автоматизации бизнес-процессов путем создания дополнительных маршрутов со сложными условиями. Таким образом, из-за увеличения прозрачности информации о документе, согласование было ускорено более чем в полтора раза.

Поделиться ссылкой:

Рабочих мест

200

Отрасль

Финансовый сектор и инвестиции

Продукт

1С:Документооборот

Технология внедрения

Проектная

Дата внедрения

Октябрь 2018 - Январь 2019