ФНЦ физической культуры и спорта: согласование договоров и контроль поручений в 1С:Документообороте на 20 рабочих мест

1

Цели и задачи

Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях.

2

Архитектура решения и масштаб проекта

1) Произведена начальная настройка системы: загружены данные о пользователях, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и другие справочники;

2) Настроены виды документов:

• входящих: Входящие письма

• исходящих: Исходящие письма

• внутренних: договоры
  

3) Настроены шаблоны видов документов;

4) Используются процессы, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение, регистрация, подписание и исполнение внутренних документов;
5) Разграничены права доступа;

6) Настроены отчеты;

7) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;

8) Проведено обучение пользователей.

3

Результаты проекта

Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.