Кейс «Фармтек»: 1С:Документооборот, 60 АРМ

Главная

Кейсы

ООО "Фармтек"

Внедрение 1С:Документооборот в компании «Фармтек» для автоматизации работы с договорами

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

В ООО «Фармтек» (фармацевтика и медицина, Москва) внедрен 1С:Документооборот КОРП 3.0 на 60 рабочих мест без предварительного консалтингового этапа. Настроены процессы обработки договоров, дополнительных соглашений и заявок на платеж с автозаполнением шаблонов, права доступа и учет проектов. Централизованы хранение и обработка документов, ускорены поиск и согласование, обеспечен контроль исполнения поручений.

Заказчик

Научно-производственная компания «ФАРМТЕК» образована в 2008 году и к настоящему моменту занимается научной разработкой, производством, дистрибуцией и активным продвижением препаратов для лечения и профилактики различных дерматологических заболеваний.

К настоящему времени компания разработала ряд оригинальных средств, не имеющих аналогов на российском рынке.

Вся продукция компании производится на фармацевтическом предприятии с соблюдением международных стандартов качества и норм GMP. Все препараты проходят клинические испытания на базе ведущих российских научно-клинических учреждений и обладают доказанной эффективностью.

Инновационный подход, концентрация на одной терапевтической области и большой практический опыт менеджмента компании «ФАРМТЕК» обеспечивает прекрасные стартовые позиции и уверенное движение к лидерству в области дерматологии.

1
Цели и задачи

Основными целями внедрения стали:

оптимизация процессов работы с документами и задачами;
автоматизация бизнес-процессов и документооборота;
ускорение и повышение эффективности корпоративных процессов.

2
Ситуация до старта проекта

До внедрения 1С:Документооборот КОРП в компании отсутствовала единая система управления документами. Поиск архивных документов занимал много времени, задачи часто терялись, а контроль за их выполнением был затруднён. Отсутствие автоматизированных инструментов делало невозможным централизованный контроль документооборота и поручений.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Настроены справочники и нормативно-справочная информация: пользователи, организации, структура предприятия, должности, группы пользователей, роли, исполнители ролей, шаблоны файлов, вопросы деятельности, графики работы и валюты.

2. Загрузка видов документов и тематик.
Составлен перечень видов документов, определены тематики и обеспечена их загрузка в систему.

3. Настройка прав доступа.
Определены полномочия пользователей, настроены права и доступность документов в зависимости от их состояния.

4. Настройка договорных документов.
Реализованы процессы обработки доходных и расходных договоров, создан механизм автозаполнения шаблонов. Расширены настройки документа «Договор» — добавлены тематики, дополнительные реквизиты и параметры.

5. Настройка дополнительных соглашений.
Создан процесс обработки документа «Дополнительное соглашение», настроено автозаполнение шаблона. Виды документов расширены аналогично договорам.

6. Настройка заявок на платеж.
Разработан процесс обработки заявки на платеж и автоматическое заполнение её шаблона. Добавлены тематические и реквизитные параметры.

7. Настройка почтового взаимодействия.
Настроена учётная запись почтового сервера и индивидуальные учётные записи пользователей для обмена электронными сообщениями в рамках документооборота.

8. Настройка модуля учёта проектов.
Проведена параметрическая настройка подсистемы: определены виды проектов, установлены грифы доступа и права пользователей к проектной документации.

9. Анализ будущих интеграций.
По запросу заказчика проведён анализ требований для дальнейшего развития системы и возможных интеграций с другими информационными решениями компании.

В результате проекта автоматизированы ключевые направления деятельности:

электронный документооборот (ECM);
делопроизводство;
учёт и хранение документов;
контроль и исполнение поручений;
учёт договоров.

Сотрудники компании прошли обучение работе с системой, включая дистанционные занятия. Пользователям переданы инструкции и методические рекомендации.
После запуска внедрения компания использует интернет-версию ИТС и сервисы 1С:ИТС для сопровождения и обновлений системы.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект был реализован без предварительного консалтингового этапа. Для ускорения внедрения специалисты 1С-КПД использовали типовые настройки и методические рекомендации, разработанные на основе опыта предыдущих проектов внедрения систем электронного документооборота. Это позволило обеспечить быстрый запуск решения при сохранении необходимого функционала.

5
Результаты проекта

В ходе проекта специалисты 1С-КПД выполнили полный комплекс работ по настройке системы и обучению пользователей.

Результаты проекта

После внедрения система 1С:Документооборот КОРП 3.0 позволила компании «Фармтек»:

централизовать хранение и обработку документов;
повысить скорость поиска и согласования;
обеспечить контроль исполнения поручений;
снизить риски потери документов и ошибок при обработке договоров;
упростить взаимодействие между подразделениями.

Проект внедрения 1С:Документооборот КОРП 3.0 в ООО «Фармтек» стал примером быстрого и эффективного перехода к цифровому документообороту без предварительного консалтингового этапа. Компания получила гибкий инструмент для управления документами и задачами, что позволило повысить эффективность корпоративных процессов и прозрачность внутреннего взаимодействия.