Акционерное общество «ВТБ Лизинг»

В «ВТБ Лизинг» построили систему электронного документооборота и автоматизировали процесс согласования финансовых документов

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

Победитель конкурса "Проект года". В номинации: Лучший проект отрасли: Лизинг

||
Краткое описание

В «ВТБ Лизинг» развернута система электронного документооборота на платформе «1С:Document Management 8» — редакция «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на русском и английском языках. В основе системы лежит единая база данных, объединяющая пользователей головного офиса и дочерних компаний. В рамках внедрения СЭД был автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Это позволило существенно сократить время их прохождения, повысить исполнительскую дисциплину и усилить контроль над изменениями в документах. Результатом стало снижение операционных и административных расходов на 15%.

Заказчик

ВТБ Лизинг АО - ведущая лизинговая компания. Занимает лидирующие позиции в сегменте лизинга легковых и коммерческих автомобилей, грузового и пассажирского транспорта, спецтехники и самоходных машин для субъектов крупного, среднего и малого предпринимательства. ВТБ Лизинг является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы ВТБ – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России.

1
Цели и задачи

Цели для бизнеса:

оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
повышение контроля исполнительской дисциплины;
сокращение времени согласования финансовых документов;
улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
улучшение информированности руководителей подразделений по задачам отдела;

Цели проекта

Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации;
Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса: согласование Запроса на расход, согласование Договора, согласование Заявки на оплату;
Интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика (1С:Хомнет Лизинг, 1С:Консолидация, 1С:ЗУП);
Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Организация работы
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, предполагающая разработку новой функциональности и настройку продукта по требованиям заказчика.

Задачи проекта

Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
Интеграция с существующими учетными системами: 1С: Хомнет лизинг 8 и 1С:Консолидация;
Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
Настройка прав доступа и ролевой модели;
Подготовка руководств пользователя и администратора;
Обучение пользователей и администраторов.

2
Ситуация до старта проекта

Сотрудники компании были вынуждены согласовывать все счета исключительно на бумажных носителях. Частично процесс шёл в традиционном бумажном виде, частично - через переписку по электронной почте. Такая схема отнимала значительное время: согласование одного счёта на оплату услуг или поставку товаров могло растягиваться на несколько недель. В связи с этим руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота и автоматизации процесса согласования.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Электронный документооборот компании организован на платформе «1С:Document Management 8» - это редакция «1С:Документооборот 8 КОРП» с поддержкой двух языков: русского и английского. В основе системы лежит единая база данных, объединяющая пользователей как из головного офиса, так и из дочерних структур. Доступ к ней организован двумя способами: через интернет-браузер и напрямую через локальную сеть.

Функционально систему можно разбить на несколько крупных блоков:

блок согласования заявок на расходование средств;
блок согласования договорной документации;
блок интеграции с учётными системами;
блок бюджетирования и контроля остатков по бюджетам.

Для обеспечения маршрутизации документов разработана гибкая система автоматической настройки цепочек согласования. В итоге маршруты можно конфигурировать с учётом MIR-кодов - условных обозначений структурных подразделений компании, а также в зависимости от суммы документа, от подразделения-инициатора и других параметров.

В системе предусмотрены четыре вида документов:

Запрос на денежные средства (Request);
Форма согласования договора (ФСД);
Договор;
Заявка на оплату (Invoice).

Для работы с документами были настроены четыре маршрута согласования:

запрос цены;
согласование цены;
согласование договора;
согласование оплаты.

На момент публикации система развёрнута на 1917 автоматизированных рабочих местах.

Схема интеграции с другими системами

4
Особенности и уникальность проекта

В АО «ВТБ Лизинг» работают как русскоязычные, так и англоговорящие сотрудники. Внедрение системы «1С:Document Management» позволило снять проблему языкового барьера при работе с программой.
Особенность проекта в том, что «1С:Document Management» здесь используется как инструмент оптимизации финансовых процессов в соответствии с внутренним комплексным регламентом компании. Среди ключевых элементов - специфические реквизиты и специальные MIR-коды (условные обозначения подразделений), применяемые в группе «ВТБ Лизинг». Это довольно сложная схема контроля бюджетов и лимитов в привязке к MIR-кодам и подразделениям-держателям этих кодов. Комплексное решение было реализовано именно на базе «1С:Document Management», что представляет собой уникальную адаптацию системы под нужды конкретной компании.

5
Результаты проекта

Автоматизирован процесс согласования финансовых документов. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Увеличилась скорость согласования финансовых документов в связи с отказом от бумажного документооборота, а также появилась возможность согласования документов посредством почтового клиента. Улучшена исполнительская дисциплина и информированность руководителей по задачам своего подразделения. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании. Повысилась прозрачность процесса согласования документации, т.к. на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов.

Количественные показатели проекта: