«РосЕвроДевелопмент»: согласование договоров, 120 рабочих мест

«РосЕвроДевелопмент»: согласование договоров и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 120 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

Девелоперская компания «РосЕвроДевелопмент» (Москва) в 2012 году внедрила «1С:Документооборот» на 120 рабочих мест для создания единого хранилища документов и автоматизации их обработки. Настроены интеграция с Бухгалтерией 2.0 и ЗУП 2.5, 57 видов документов, процессы согласования договоров, приказов и заявок на оплату, обучены 20 ключевых сотрудников.

Заказчик

Компания «РосЕвроДевелопмент» образована в результате слияния двух профильных компаний — «Новое время development» (строительство и эксплуатация отелей и коттеджных поселков в Подмосковье) и «НЛК-development» (реализация «под ключ» проектов строительства в России крупных логистических парков). ООО «РосЕвроДевелопмент» реализует проекты на территории России, работает в секторе офисной, складской, жилой и загородной недвижимости Москвы, Подмосковья, Новосибирска, Красноярска, Самары, Тольятти, Ростова-на-Дону, Череповца и Уфы.

Общая численность компании: 300 сотрудников.

1
Цели и задачи

Цель внедрения — создание единого хранилища документов компании, (ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее), организация быстрого поиска документов, автоматизация процессов компании, не связанных с документами, автоматизация процессов обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов), автоматизация учета рабочего времени сотрудников, учет договоров.

2
Ситуация до старта проекта

Выбор системы электронного документооборота на базе продукта «1С» обусловлен тем, что «1С:Документооборот» использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

1) Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой Бухгалтерия 2.0, ЗУП 2.5, синхронизированы справочники (контрагенты, контактные лица, сотрудники, подразделения, организации)

2) Настроены виды документов: по входящей, исходящей корреспонденции и внутренним документам: договоры, курьерская доставка, заявка на оплату

3) Настроены шаблоны видов сопроводительных документов, писем, приказов, автозаполняемые шаблоны сопроводительных писем, приказов, внутренних распорядительных документов

4) Настроены процессы обработки документов, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов согласование договоров, приказов, заявок на оплату)

5) Разграничены права пользователей по группам доступа, по организациям, по папкам документов. Настроены отчеты по выполненным задачам, по трудозатратам

6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой. Проведено обучение 20 ключевых сотрудников

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 50 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 57
Количество вводимых документов в день — до 100
Объем информационной базы — 46 Гб + 62 Гб (файлы)

4
Результаты проекта

Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов).