Внедрение 1С:Документооборот в компании «Трёхгорная Мануфактура» на 75 рабочих мест

1

Цели и задачи

Внедрение корпоративной информационной системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» (КИС ЭДО) с настройкой интеграции с корпоративной информационной системой Трехгорной мануфактуры, состоящей из систем БИТ.ФИНАНС и "1С:Зарплата и управление персоналом" (КИС ТГМ), и возможностью масштабирования.

Задачи проекта

• Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества.
• Реинжиниринг, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля. Создание платформы для централизации отдельных бизнес-процессов при масштабировании.
• Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
• Оптимизация сроков формирования бухгалтерской, налоговой, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности.
• Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей.
• Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
• Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД.
• Обеспечение синергетического эффекта - настройка интеграции СЭД с учетными модулями КИС ТГМ, синхронизация НСИ.
• Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.
• Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества.
• Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников.
• Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.

2

Ситуация до старта проекта

До внедрения системы "1С:Документооборот" ни в одном из подразделений организации СЭД не было. Делопроизводителем использовалась программа, в которой велся учет входящих документов. Частично документы передавались по электронной почте, частично - руками, в распечатанном виде. Как и во многих других организациях, в которых документооборот не автоматизирован, наблюдались стандартные трудности:

• Работа с документами была недостаточно регламентирована: случалось, что документы ошибочно передавались на подпись лицам, которые не ответственны за их подписание.
• Сроки согласования документов затягивались. Документы могли потеряться.
• Неравномерная загрузка сотрудников: некоторым сотрудникам приходилось много заниматься оформлением документов.
• Перегруженность документами: например, в отделе кадров огромный поток документов - кадровые текущие, архивные документы, статистическая документация. Обработка документов отнимала у сотрудников большое количество времени.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрено типовое решение: 1С:Документооборот КОРП.

Функциональная архитектура КИС ЭДО представляет собой набор бизнес-модулей, различных по назначению, и технических блоков и контуров, обеспечивающих работу КИС ЭДО в целом:

Рисунок 1. Схема и принципы взаимодействия модулей КИС ЭДО

1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами. Самый глобальный модуль КИС ЭДО, включающий в себя все объекты, которые не включены явно в прочие модули.

2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО

Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений (по обращениям граждан – касательно получения справок о стаже/заработной плате либо по заявлениям и обращениям, связанным с управлением жилым фондом)

3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей

4) СТРОИТЕЛЬСТВО И РЕМОНТ

Автоматизация работы с документацией по строительству и ремонтам, включая взаимодействие с СТЗ в электронном виде

5) ТЕНДЕРЫ

Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации

6) "СУП"

Модуль "Система управления проектами" на первом этапе внедрения КИС ЭДО вносится в систему в целях создания электронного архива документов, без формализации требований к обработке документов

4

Особенности и уникальность проекта

1. Создана корпоративная информационная система электронного документооборота на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП:

• Проведены интервью с владельцами модулей системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
• Спроектирована целевая архитектура КИС ЭДО в разрезе модулей;
• Проведена настройка системы в соответствии с требованиями к модулям;
• Проведено обучение пользователей.

2. В рамках проекта настроена интеграция систем «1С:Документооборот», БИТ.ФИНАНС и «1С:Зарплата и управление персоналом»

• Создано единое информационное пространство в части НСИ информационных систем Общества;
• Обеспечена возможность работы с документами, процессами и задачами, файлами СЭД из других информационных систем (БИТ.ФИНАНС и «1С:Зарплата и управление персоналом»);
• Обеспечена возможность автоматической миграции данных между информационными системами.

3. Автоматизирована компания, имеющая распределенную структуру. Подразделения, которые подключены к СЭД:

ОАО "Трехгорная мануфактура" - основной офис, г. Москва,

ОАО "Трехгорная мануфактура" - подразделение в г. Озеры, Московская обл.,

ООО ЛОК "Трехгорная мануфактура" - подразделение в г. Евпатория, респ. Крым.

5

Результаты проекта

Итоги проекта для бизнеса:

• Переход компаний, входящих в границы проекта, на работу в типовой конфигурации КИС ЭДО.
• Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах КИС ТГМ, имеющих интеграцию с СЭД.
• Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".