НП «Инженер-проектировщик»: согласование договоров и архив документов в 1С:Документообороте на 35 рабочих мест

1

Ситуация до старта проекта

Клиентом была выбрана система электронного документооборота на платформе «1С» ввиду оптимального соотношения цена-качество продукта, а также надежности вендора.

2

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Настроена НСИ. Установлены параметры в настройках программы. Заполнены справочники НСИ в соответствии с требованиями заказчика: Пользователи, Организации, Структура предприятия, Должности, Группы пользователей, Роли, Исполнители ролей, Способы доставки корреспонденции. Cотрудники заказчика, ответственные за НСИ, прошли обучение и ознакомлены с инструкциями по ведению НСИ.
   

2. Настроены входящие-исходящие документы. Определены виды входящих и исходящих документов. Настроены параметры по каждому виду документа. Настроены права доступа по видам входящих и исходящих документов. Настроены шаблоны составных типовых бизнес-процессов «Обработка входящего документа» и «Обработка исходящего документа». Определены потенциальные руководители, кто будет рассматривать входящие документы и утверждать исходящие документы. Определены списки согласующих лиц, кто будет согласовывать исходящие документы. Определены потенциальные исполнители по резолюциям входящих документов. Определены лица, кто будет регистрировать, принимать и отправлять исходящие документы. Сотрудники, участвующие в процессах обработки входящих и исходящих документов, прошли обучение и ознакомлены с инструкциями.

3. Внедрена организационно-распорядительная документация. Определены виды внутренних документов (организационно-правовые и распорядительные). Определены папки для хранения ОРД. Настроены права по папкам документов. Определены потенциальные руководители, кто будет согласовывать и утверждать ОРД. Определены потенциальные исполнители по ОРД. Определены лица, кто будет регистрировать ОРД. Сотрудники, участвующие в процессах обработки ОРД, прошли обучение и ознакомлены с инструкциями.

4. Разграничены права доступа. Определены требования к разграничению прав. Определены профили и виды доступа (RLS). Настроены ограничения прав по группам доступа. Введены группы пользователей.

5. Определены виды документов, в связи со спецификой организации, введены новые типы документов «Пакет документов входящий» и «Пакет документов исходящий» с обязательным заполнением реестра пакета. Определен маршрут прохождения отработки документов.

6. Обучен администратор системы в объеме, достаточном для самостоятельного внедрения «1С:Документооборот» по другим направлениям (внутренние документы, создание маршрутов прохождения внутренних документов, учета договоров, системы контроля за исполнительской дисциплиной, создание архива, учета выданных СРО).

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 35 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 24
Количество вводимых документов в день — до 10
Объем информационной базы — 9 716080 МБ

3

Результаты проекта

Налажен учет входящей и исходящей документации, контроль сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов.

Заказчик получил возможность отслеживать потоки входящей и исходящей документации, исключить вероятность утери документов, контролировать сроки исполнения по документам, быстро находить необходимые документы, формировать пакеты документов по заданным параметрам. В результате сократились сроки обработки входящей документации, сроки подготовки исходящих документов, сроки подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".