«Стальмонтаж»: согласование договоров и контроль поручений в 1С:Документообороте на 20 рабочих мест

1

Цели и задачи

- Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций;
- Автоматизация создания и обработки входящих и исходящих документов, служебных записок, проектных документов, автоматизация договорной деятельности;
- Автоматизация учета мероприятий;
- Автоматизация учета проектов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Сокращение сроков согласования документов;
- Создание единого архива электронных документов;
- Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;
- Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

2

Ситуация до старта проекта

- Жизненный цикл документов не автоматизирован;
- Хранение документов разрознено: частично на локальных дисках сотрудников, частично в бумажных копиях, в связи с чем поиск затруднен;
- Не контролируется соблюдение установленных сроков обработки документов;
- Затруднен контроль исполнительской дисциплины;
- Невозможно оперативно отследить местонахождение того или иного документа;
- Получение оперативной, актуальной отчетности весьма затруднительно – сводная информация хранится разрозненно либо найти ее невозможно вообще.

Выбор продукта

Выбор продукта был обусловлен несколькими факторами:
1. В компании уже использовались другие продукты 1С, что давало ряд преимуществ: во-первых, в штате есть ИТ-специалист, знакомый с продуктами 1С и готовый самостоятельно развивать и администрировать систему , и, во-вторых, пользователи восприняли СЭД на платформе 1С как знакомый продукт- не было отторжения.
2. Заказчик принципиально хотел иметь возможность пользоваться СЭД в облаке (была задача сэкономить ресурсы на приобретение железа и ПО, к тому же учетная система (1С:Бухгалтерия) так же использовалась в аренду), а 1С как раз дает такую возможность.
3. Стоимость аренды ПО от 1С устраивала Заказчика.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Для работы по проекту была выбрана технология стандартного внедрения, предполагающая проведение работ по требованию заказчика.
В ходе работ было автоматизировано два блока: Нормативно-справочная информация и Входящие и исходящие документы.

Описание внедрения

1) Произведена начальная настройка системы: 
Установлены параметры в Настройках программы. 
Заполнены справочники НСИ в соответствии с требованиями Заказчика: Пользователи, Организации, Структура предприятия, Должности, Грифы доступа, Основной график работ, Шаблоны файлов, Способы доставки корреспонденции. 
Заполнены типовые группы доступа. 
Настроена системная учетная запись электронной почты. 
Назначен ответственный сотрудник Заказчика за ведение справочников НСИ. 
Сотрудники Заказчика, ответственные за НСИ, прошли обучение и ознакомлены с инструкциями по ведению НСИ. 2) Настроены виды документов:
Виды входящих документов: Письмо, Счет на оплату, Счет-фактура, Акт, Договор, Накладная, Проектно-сметная документация, Исполнительная документация;
Виды исходящих документов: Письмо, Счет на оплату, Счет-фактура, Акт, Договор, Накладная, Проектно-сметная документация, Исполнительная документация. 3) Для каждого вида исходящего документа создан отдельный шаблон. Заполняются поля «Вид документа».
4) Настроены нумераторы по видам документов.
5) Реализованы списки рассылки по документам.
6) Используются шаблоны файлов.
7) Настроена доступность документов по состоянию.
8) Настроены типы связей между различными видами входящих и исходящих документов.
9) Настроены маршруты бизнес-процессов по видам документов.
10) Настроено оповещение пользователей по электронной почте.
11) Настроена матрица разграничения прав доступа в соответствии с группами доступа: Пользователи, Делопроизводители, Руководители подразделений, Работа с входящими и исходящими документами.

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL) 
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20 
Количество одновременно работающих клиентов:  Тонкий клиент: 20

Параметры

Количество видов документов - 8 видов входящих, 8 видов исходящих.
Количество вводимых документов в день - до 150 шт.
Объем информационной базы - 250 Мб.
Автоматизированы следующие функции: 
Документооборот (ECM) 
Делопроизводство 
Учет и контроль исполнения поручений 
Учет и хранение документов

Сопровождение

Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к методматериалам на сайте поддержки пользователей)
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

4

Результаты проекта

Автоматизирован контроль исполнения поручений по документам и без них;
Удалось достичь сокращения сроков согласования документов;
Создан единый архив электронных документов;
Обеспечена прозрачность процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;
Стал возможен быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.
Выполнены следующие работы:
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Обучение в группе в офисе заказчика
Внедрение

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".