«Заполярпромгражданстрой»: согласование договоров в 1С:Документообороте на 570 рабочих мест

1

Цели и задачи

1) Создание единого хранилища документов компании;
 2) Ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение;
 3) Организация быстрого поиска документов;
 4) Автоматизация процессов компании, связанных с документами.

2

Ситуация до старта проекта

Компания продолжительное время использовала систему электронного документооборота другого вендора, в которой была организована обработка служебных записок и учет договоров. Но в связи с отсутствием собственных специалистов по сопровождению часто возникали сбои и отказы системы. Кроме того, существующая система требовала значительных затрат при обновлениях. В связи с этим руководство компании поставило задачу по созданию новой системы электронного документооборота на базе 1С:Документооборот 8 КОРП. Партнером по внедрению стала компания "1С-КПД".

Выбор продукта

Выбор «1С:Документооборот» обусловлен тем, что в организации уже используются решения фирмы «1С», имеется сервер «1С», клиентские лицензии. Существует отдел разработки и поддержки, включающий более 8 специалистов по решениям «1С». В этой связи использование «1С:Документооборот» является наиболее экономически выгодным. Для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации. Функциональные возможности «1С:Документооборот» полностью обеспечивают потенциальные потребности.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

1) В рамках внедрения проведено обучение специалистов сопровождения и ключевых пользователей системы.
2) Выполнено первичное заполнение нормативно-справочной информации: структура предприятия; пользователи; виды входящих документов; виды исходящих документов; виды внутренних документов.
3) Определена и введена структура папок внутренних документов для служебных записок. Настроено разграничение прав доступа на документы.
4) На основе комплексных процессов автоматизированы процессы работы со служебными записками.
5) Специалисты организации самостоятельно выполнили работы по настройке подсистемы договорной работы, выполнили перенос файлов договоров из существующей системы.

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 500 (тонкий клиент), 70 (веб-клиент).
Количество вводимых документов в день — 170-180
Объем информационной базы — более 500 МБ

4

Результаты проекта

Теперь в организации все документы хранятся в единой информационной базе, есть возможность быстрого поиска и доступа к документам, сократились сроки обработки документов (согласование и другие), повышена прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), для руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.

Отзыв о внедрении программного продукта «1С:Документооборот» от ООО «ЗПГС»

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".