ИТАР-ТАСС: методология работы с документами

Главная

Кейсы

ИТАР-ТАСС

ИТАР-ТАСС: методология работы с документами в 1С:Документообороте

Цели и задачи

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

В информационном агентстве ИТАР-ТАСС (СМИ, Москва) с ноября 2019 по июнь 2020 года проведено предпроектное обследование документооборота для подготовки к внедрению «1С:Документооборот». Проанализированы документопотоки, проведены интервью с подразделениями и аудит ИТ-инфраструктуры. Описаны бизнес-процессы, даны рекомендации по их оптимизации, подготовлены «Функциональные требования» — основа для технического задания.

1
Цели и задачи

Анализ существующей в организации системы документооборота;
Анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам Заказчика, регламентирующим документооборот;
Проведение интервьюирования структурных подразделений Заказчика;
Определение границ автоматизации с их обоснованием, аудит существующей IТ-инфраструктуры Заказчика в части информационных систем на 1С:Предприятие 8;
Подготовка Отчета об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС;
Оценка работ по интеграции электронного документооборота в существующую IТ-инфраструктуру Заказчика в части информационных систем на платформе 1С:Предприятие 8;
Внесение предложений по дооборудованию IТ-инфраструктуры Заказчика в части информационных систем на платформе 1С:Предприятие 8;
Подготовка функциональных требований для подготовки технического задания проекта по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе 1С: Предприятие 8, в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов.

2
Архитектура решения и масштаб проекта

Проект заключался в том, чтобы тщательно обследовать документооборот компании и в итоге дать рекомендации как подготовить организацию к внедрению 1С:Документооборот. Для этого специалисты 1С-КПД провели тщательный анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также провели аудит IT-инфраструктуры организации.

3
Особенности и уникальность проекта

Уникальность выражается сложностью проекта. В каждом отделе работа с документами велась по-своему. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты. Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации. Для согласования договоров использовалась сильно модифицированная система 1С:Бухгалтерия. Сложность состояла в том, что не было специалистов, которые хорошо знали бы как проходят маршруты через эту систему. Также была децентрализованная регистрация документов, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов.

4
Результаты проекта

В результате были описаны бизнес процессы и документопотоки Заказчика, даны рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, требования к организации хранения документов в информационной системе. Кроме того, был составлен документ «Функциональные требования», который может служить основанием для написания технического задания на автоматизацию.

Поделиться ссылкой:

Рабочих мест

Отрасль

Рекламная деятельность, Медиа, СМИ

Продукт

1С:Документооборот

Технология внедрения

Предпроектное обследование

Дата внедрения

Ноябрь 2019 - Июнь 2020