В УГЛЕДОБЫВАЮЩЕМ ХОЛДИНГЕ "КОЛМАР" ВНЕДРИЛИ СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ "1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 КОРП", РЕДАКЦИЯ 2.1

Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

• уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;
• упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;
• уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;
• упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;
• возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.

Этапы проекта

Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков группы компаний и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания.

В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.

Было принято решение распространить контур внедрения на все управляемые общества и начать внедрение во всех восьми организациях одновременно.

Прототип системы включал в себя следующие блоки:

1. Входящие документы: добавлен реквизит «Ответственный исполнитель» и автоподстановка «Ответственный за обработку резолюции», участвующие в маршрутизации документа.
2. Исходящие документы: добавлен инструмент заявки на создание нового контрагента при создании документа, при этом подписание и отправка письма не задерживается, если нужного контрагента нет в базе; добавлена вкладка «Доп. согласующие» в форме документа, в этой вкладке пользователь может указать согласующих и выбрать порядок согласования; автоматизирован выбор бланка организации при указании организации; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации и визуализацией ЭП, и автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП; автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело после окончания процесса.
3. Табели учета рабочего времени: настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», реализована визуализация подписей и автоконвертация в PDF, процесс согласования и подписания происходит в «1С:Документооборот».
4. Информационно-справочные документы: унифицированы маршруты движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов); добавлены вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа; доработан выбор бланка в зависимости от темы обращения; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации, визуализацией ПЭП и автоматическая конвертация документа в PDF; доработана вставка табличной части виз согласования в бланк документа; автоподписание документа автором.

Ситуация до внедрения

Угледобывающий холдинг «Колмар» объединяет промышленные предприятия по добыче и переработке коксующихся углей, расположенные на территории Нерюнгринского района Республики Саха (Якутия), а также сбытовые и логистические структуры. Горно-обогатительные комплексы «Денисовский» и «Инаглинский» являются якорными резидентами территории опережающего социально-экономического развития «Южная Якутия». По итогам 2022 года компания вошла в топ-5 производителей коксующегося угля среди угледобывающих предприятий России. В компании трудятся 6,3 тысячи человек.

На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

• потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
• долгий поиск требуемых документов;
• утрата документов;
• большие сроки обработки документов.

Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.

Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система вписывается в уже имеющийся ИТ-ландшафт предприятия, в учетном поле которого центральное место занимают продукты 1С, обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем. Плюсом также было то, что в штате компании уже имелись технические специалисты 1С, способные доработать систему.

Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму. Мобильное приложение значительно сократит задержки и ускорит процесс принятия решений: быстрый и удобный доступ к информации о бизнес-процессах и документах позволит принимать решения быстрее и с большей точностью.

Уникальность и инновационность проекта

1. Большое количество юридических лиц, входящих в контур внедрения — 8.
2. Разница в часовых поясах — 6 часов.
3. Маршруты движения документов унифицированы за счет скриптов и условий маршрутизации, количество маршрутов сокращено с 40 до 5 видов.
4. Использование динамической роли маршрутизации.
5. Уникальные автоподстановки и дополнительные условия на языке 1С.
6. Дополнительные вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа.
7. Реализовано создание заявки на создание нового контрагента при создании исходящего документа.
8. Автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело.
9. Автоматизирован выбор бланка организации при указании организации.
10. Реализовано уведомление при постановке задач недействительным сотрудникам.
11. Реализовано уведомление при постановке дублирующих задач.
12. Реализован сервис быстрой вставки штампов в документы форматов jpeg, png, pdf без замедлений, потери качества и увеличения объёма файла.
13. Система интегрирована в корпоративную шину для отражения событий документооборота в смежных системах «в реальном времени». Типовая бесшовная интеграция используется только для интерфейсной части библиотеки интеграции с документооборотом, типовое обновление НСИ регламентными заданиями не используется.
14. Реализована трансляция отсутствий из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» в «1С:Документооборот», с возможностью автоматического создания делегирования.
15. Реализована система автоматического переименования файлов вложений, созданных по шаблону, аналогично подобному механизму в «1С:Документооборот» редакции 3.
16. «1С:Документооборот» редакция 2.1 интегрирован с «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и внутренней корпоративной системой мониторинга и аналитики Kolmar X-Vision.

Результаты проекта

Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.