Группа компаний «Зарубежнефть»

«Зарубежнефть»: архив первичных документов с распознаванием сканов в 1С:Документообороте на 1 670 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

Победитель конкурса "Проект года". В номинации: Лучший проект в отрасли: Нефтяная, газовая промышленность

||
Краткое описание

ГК «Зарубежнефть» внедрила систему электронного архива на базе «1С:Документооборот». Этот шаг стал одни из этапов в рамках более масштабного проекта по созданию Центра обслуживания бизнеса (ЦОБ), целью которого была централизация обеспечивающих функций Группы. В итоге был выстроен сквозной процесс взаимодействия по цепочке «Пользователь предприятий ГК «Зарубежнефть» — Центр обслуживания бизнеса» в едином информационном пространстве для обработки запросов по трём ключевым направлениям: бухгалтерия, казначейство и кадровое делопроизводство. Внедрение электронного архива позволило сократить количество операций и точек входа для всех дочерних обществ.

Заказчик

АО «Зарубежнефть» – это 100% государственная российская нефтегазовая компания с богатой историей и уникальным опытом работы за границей. Миссия Компании заключается в разработке нефтегазовых месторождений в России и за границей, обеспечивая наиболее эффективную и комплексную добычу углеводородных ресурсов.

1
Цели и задачи

Выстраивание сквозного процесса "Пользователь предприятий ГК Зарубежнефть" – "ЦОБ (Центр обслуживания бизнеса)" в едином информационном поле по обработке запросов по направлениям Бухгалтерия, Казначейство, Кадровое делопроизводство с использованием информационных систем.

2
Ситуация до старта проекта

Предпосылками к запуску проекта послужили следующие факторы:

Значительные объёмы документооборота во всех дочерних обществах ГК «Зарубежнефть».
Отсутствие системного подхода к обработке поступающих запросов.
Невозможность получить достоверную аналитику по объёму и качеству оказываемых услуг.

В АО «Зарубежнефть» был организован Центр обслуживания бизнеса (ЦОБ) — выделенное подразделение, которое консолидирует транзакционные операции в едином территориальном центре. В его задачи входит:

предоставление услуг компаниям Группы в дистанционном формате;
организация фронт-офисов (представительств ЦОБ) на площадках обслуживаемых дочерних обществ для обеспечения оперативного взаимодействия;
заключение соглашений с ДО о сервисном обслуживании, с чёткой фиксацией сроков передачи документов и выполнения услуг;
контроль качества предоставляемых услуг через внедрение ключевых показателей эффективности (КПЭ) по качеству.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Электронный архив создан на платформе «1С:Документооборот» и представляет собой единую систему для обработки и хранения первичной бухгалтерской документации. Этот архив выступает центральной точкой обмена данными между всеми дочерними обществами и ЦОБ, обеспечивая:

хранение всего массива первичных документов;
фиксацию полной истории изменений по каждому документу;
оперативное предоставление скан-копий документов при проведении камеральных и других контрольных проверок.

Обработка документов ведётся в трёх подсистемах.

1. Подсистема сканирования и распознавания:

Потоковая загрузка электронных копий документов со сканера или локального накопителя с привязкой к ключу сканирования.
Автоматическое определение типа документа и наложение соответствующего шаблона на его электронный образ.
Первичное считывание реквизитов документа.
Формирование карточки электронного образа документа.
Создание задачи с прикреплёнными к ней электронными образами документов.
Генерация отдельной карточки для созданной задачи.
Выгрузка электронных образов в структуру хранилища подсистем маршрутизации и архивации.
Привязка отсканированного образа к ключу сканирования и карточке документа, уже созданным в текущей подсистеме.
Привязка отсканированного образа к ключу сканирования и/или карточке документа, переданным из подсистемы маршрутизации

2. Подсистема маршрутизации:

Обеспечение движения электронных образов документов по заданным сценариям и маршрутам.
Поиск задач, пакетов и электронных образов документов по атрибутам и другим пользовательским параметрам.
Приём документов, пакетов документов и задач из внешних интегрированных систем (СЭД, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом»).
Получение из внешних систем уникальных ключей сканирования и/или карточек документов с последующей передачей их другим системам.
Отправка документов, пакетов документов и задач во внешние системы (СЭД, «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом»).
Обмен с внешними системами уведомлениями о статусе документов, пакетов и задач, а также о назначении ответственных сотрудников.

Подсистема хранения:

Формирование архива документов, обеспечивающего структурированное хранение электронных образов.
Поиск задач, пакетов и электронных образов документов, размещённых в архиве, по атрибутам и другим задаваемым пользователем параметрам.

Взаимодействие интегрированных систем в рамках автоматизации бизнес-процессов (см. рисунок).

Схема интеграции СЭД и архива с 1С:ЗУП и ЕУС

Примечание к схеме:

ЕУС / Контроллинг — единая учетная система. Интегрированное решение модуля контроллинга единой учетной системы с электронным документооборотом.

4
Особенности и уникальность проекта

В системе реализовано АРМ «Станция сканирования» — функциональный модуль системы электронного архива (СЭА), через который выполняется групповая обработка и загрузка скан-образов входящих документов.

АРМ «Станция сканирования» обеспечивает:

Генерацию и печать штрихкода (ключа сканирования).
Поточное или постраничное сканирование.
Импорт электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых папок.
Объединение электронных образов в пакеты с возможностью ручной корректировки.
Удобное заполнение реквизитов обрабатываемых документов.
Поиск дублей по реквизитам для исключения повторного внесения в систему.
Распознавание и считывание штрихкода, нанесённого на документы.
Автоматическое заполнение реквизитов, если документ уже размещался в СЭА и имеет соответствующий штрихкод.
Конвертацию электронных образов в единый формат (.pdf).

5
Результаты проекта

Результатом автоматизации процессов Центра обслуживания бизнеса стал реализованный комплекс бизнес-процессов, который обеспечивает качественно новый уровень в едином информационном пространстве.

Единые каналы подачи документов: Единая точка ввода и хранения документов. Минимизация работы сотрудников ЦОБ в локальных информационных системах обсуживаемых ДО
Четкие сроки обработки запросов: система обеспечивает выполнение обещанных сроков в соответствии с SLA
Возможность отследить статус каждой заявки: фиксация состояний заявки в системе позволяет в любой момент увидеть на каком этапе исполнения находится заявка. Исключен риск потери обращения
Каждый вопрос найдет свой ответ: благодаря маршрутизации любой запрос вне зависимости от сложности будет иметь квалифицированный ответ
Анализ процесса: накопленные данные в разрезе различных аналитик позволяют вести по сути «Онлайн» анализ процесса.