Компания Металл Профиль

Создание системы документооборота в производственно-складских подразделениях Компании Металл Профиль

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

Результаты проекта

Победитель конкурса "Проект года". В номинации: Лучший проект в отрасли: Металлургическая промышленность

||
Краткое описание

В компании «Металл Профиль» автоматизирован документооборот производственно-складских подразделений. В рамках проекта настроена интеграция «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот», решена прикладная задача своевременного формирования первичных документов и их юридически значимого подписания материально-ответственными лицами. Доработки масштабированы на 60 юридических лиц компании. Внедрение СЭД позволило сократить расходы компании на 23 млн рублей: 7,5 млн — на канцелярские товары, 15,5 млн — на заработную плату и страховые взносы.

Заказчик

Компания «Металл Профиль» - ведущий производитель тонколистовых кровельных и стеновых материалов в России и СНГ, а также систем вентилируемых фасадов и сэндвич-панелей. Организационная структура двухуровневая: четыре филиала с подчинёнными обособленными подразделениями. В состав компании входит 15 заводов, а торговая сеть насчитывает около 60 подразделений

1
Цели и задачи

Цель проекта - построение системы электронного документооборота в производственно-складских подразделениях компании и её интеграция с «1С:Управление производственным предприятием».

Задачи проекта:

документирование хозяйственных операций в производственно-складских подразделениях в электронном виде с применением электронных подписей;
программный контроль подписания документов всеми участниками процесса;
полный отказ от бумажных первичных учётных документов и переход к безбумажной бухгалтерии с последующим созданием ОЦО;
повышение прозрачности документооборота, снижение издержек и трудозатрат на его создание, сопровождение и хранение, исключение дублирующих функций при формировании и проверке документов;
возможность предоставления электронных документов сторонним пользователям по запросам, включая контролирующие органы и суд;
обеспечение неизменности электронного документа после подписания уполномоченными лицами.

2
Ситуация до старта проекта

Производственные и складские подразделения «Компании Металл Профиль» ежедневно отражают хозяйственные операции, оформляя первичные документы. Из-за широкой географии и сложной структуры подразделений объём первичной документации весьма значителен. За 2015 год составлено более 3 млн экземпляров первичных учётных документов, связанных с выпуском готовой продукции и складским движением ТМЦ.

За 2015 год всего было составлено более 3 млн. экземпляров первичных учётных документов.
Объём документов превысил возможности прежнего администрирования - контроль правильности оформления, наличия документов и их архивирования перестал обеспечиваться имеющимися кадровыми ресурсами. При этом расширение штата бухгалтерии руководством не рассматривалось. Бумажные архивы стали занимать полезные производственные площади, а с первичными документами возникали проблемы.
В 2013 году компания успешно перешла на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами - проект развивается, к нему присоединяются всё новые организации. Это подтолкнуло к идее перевести в электронный вид и внутренние первичные учётные документы.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Одно из ключевых требований при выборе программного продукта - высокий уровень юзабилити: функционал должен быть понятным и не перегруженным. Пользователям предстояло работать в привычной среде. Поскольку в «Металл Профиль» уже успешно использовались другие решения «1С», выбор остановился на «1С:Документооборот».
В компании внедрена система «1С:Документооборот КОРП», автоматизировано 800 рабочих мест. Настроена бесшовная интеграция с «1С:Управление производственным предприятием»: документы, созданные в учётной системе, автоматически запускают в СЭД бизнес-процесс обработки и подписания электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

1. Синхронизация справочной информации:

загрузка и актуализация нормативно-справочной информации (НСИ) из «1С:УПП» (ХБ8) в «1С:Документооборот»;
загрузка и актуализация данных по складам и производственным подразделениям из баз «1С:УПП» (ТП8) в СЭД.

2. Обработка и подписание документов:

выгрузка документов на подписание из «1С:УПП» (ТП8) с формированием внутренних документов в «1С:Документооборот»;
автоматический запуск процесса подписания в СЭД с определением состава подписантов;
непосредственно подписание - доступное как из интерфейса «1С:УПП», так и из «1С:Документооборот».

4
Особенности и уникальность проекта

Проект реализован в сжатые сроки - всего за 6 месяцев. В его рамках решена прикладная задача юридически значимого подписания документов материально-ответственными лицами и разработана методология ведения юридически значимого документооборота.
Интеграция выстроена по следующей схеме: создание документа в «1С:УПП» → миграция в «1С:Документооборот» → автоматический запуск процесса прохождения по всем ответственным лицам → подписание ЭЦП. На базе СЭД создан электронный архив, обеспечивающий надёжное хранение и быстрый поиск документов производственно-складских подразделений.
Благодаря бесшовной интеграции сотрудники работают в привычной среде — «1С:УПП», где видят журнал документов со статусами подписания.

5
Результаты проекта

Результаты проекта:

первичные учётные документы своевременно формируются и подписываются материально-ответственными лицами;
данные первичных документов полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта — контроль обеспечен на программном уровне;
создан удобный электронный архив с быстрым поиском документов;
для руководителей подразделений и бухгалтеров настроены средства контроля за подписанием электронных документов.

Эффект от внедрения:

Внедрение «1С:Документооборот» позволило сократить расходы компании на 23 млн рублей: 7,5 млн — на канцелярские расходы, 15,5 млн — на заработную плату и страховые взносы.