• Формирование электронного следа всего рабочего процесса.
• Организация архивного хранения классифицированной экспертной документации и структурированной рабочей информации.
• Формирование управленческой отёчности в режиме реального времени.
• Контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.
• Обеспечение взаимодействия системы архивного хранения со смежными системами.

До начала проекта документы в организации хранились на бумажных носителях в неструктурированном виде. На их поиск и обработку требовались значительные усилия специалистов Аналитического центра, что снижало эффективность его процессов.
В среднем в год сотрудники подготавливали 5000 дел для архива на бумажных носителях. Объем каждого дела в среднем составлял около 1500–2000 страниц различных форматов.

Подготовка и сдача дела в архив проходила в несколько этапов:

• подготовка комплекта документов для размещения в архиве (требовалось проверить полноту комплекта, распечатать, сформировать опись и отнести на проверку каждому согласующему);
• согласование с руководителем;
• направление комплекта сотруднику архива на проверку;
• перемещение комплекта в архив в специально оборудованном помещении.

Каждый из этапов проходил в несколько итераций. При этом:

• приходилось повторно перепечатывать и передавать на проверку большое количество документов на бумажных носителях;
• все участники процесса были вынуждены тратить много рабочего времени на рутинные операции (отнести, распечатать, проверить и т. д.);
• организация была вынуждена арендовать дополнительные площади для хранения архива (коробок с бумажными документами);
• возникали сложности с поиском и предоставлением необходимых архивных документов по запросу (в том числе по запросу следственных органов\судов). На это приходилось выделять дополнительные ресурсы (грузчик, курьер, автотранспорт и т.д.).
• из-за того, что реестр велся в ручном режиме, возникало большое количеству ошибок по статусам этапов и срокам сдачи каждого дела в архив.

Для повышения эффективности работы сотрудников с экспертной документацией руководство Аналитического центра приняло решении о создании электронного архива на базе системы 1С:Документооборот.

Система построена по централизованной архитектуре - серверное оборудование размещено в головном офисе заказчика. Для удалённых сотрудников предусмотрено подключение через VPN.

В ходе проекта были обследованы и интегрированы с «1С:Документооборот» следующие системы:

• цифровая платформа «Экспертиза» № 1 (документы и файлы);
• «Битрикс24»;
• «Кадровая структура Аналитического центра».

Кроме того, проведена настройка следующих видов документов:

• «Экспертное дело»;
• «Субсидии и гранты»;
• «Стоимостные нормативы».

Была разработана уникальная логика комплектования архива. Она включает в себя следующие сценарии и правила работы:

• Консолидированные файлы классифицируются в соответствии с номенклатурными наименованиями, генерируется файл описи.
• Классифицированный консолидированный пакет документов, а также структурированная информация автоматически передаются в электронный архив.
• Сотруднику архива направляются уведомления о необходимости провести проверку пакета документов.
• По итогам проверки сотрудник архива может отклонить пакет документов и направить его на корректировку с указанием замечаний и контрольного срока для их устранения.
• При подтверждении корректности представленного комплекта документов электронный архив блокируется (исключается возможность внесения корректировок).
• Если в комплект документов необходимо внести изменения, сотрудник получает об этом уведомление с указанием замечаний и контрольным сроком для их устранения. Интерфейс классификации файлов разблокируется.

Логика внедренного процесса позволила организации:

• выполнить переход от бумажных носителей к цифровым;
• создать единое пространство экспертных документов;
• обеспечить формирование цифрового следа каждого этапа,
• сократить трудозатраты сотрудников;
• исключить дополнительные затраты на грузчиков и курьеров;
• оптимизировать использование арендуемой площади;
• ускорить поиск и передачу запрашиваемых документов (в том числе по запросу следственных органов/судов);
• сократить время предоставления запрашиваемых документов.

Процесс электронного архива был бесшовно интегрирован в основной бизнес-процесс, что обеспечило:

• автоматическое формирование управленческой отчётности в режиме реального времени;
• контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.

• Все комплекты документов экспертах дел обрабатываются и хранятся в электронном виде.
• Повысилась эффективность организации, согласование, проверка и передача архивных экспертных дел.
• Весь процесс для каждого пользователя происходит в едином цифровом пространстве.
• На 60% сократилось время подготовки, согласования и подтверждении корректности представленного комплекта документов (блокировка архива).
• На 80% ускорился поиск и предоставление архивных экспертных дел.
• Увеличилась прозрачность процессов благодаря формированию цифрового следа каждого этапа в режиме реального времени.
• На 70% повысилось исполнение регламентных сроков сдачи экспертных дел в архив.
• Исключен риск потери документов благодаря формированию управленческой отчётности в режиме реального времени.