ТГУ: согласование договоров и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 500 рабочих мест

1

Цели и задачи

1. Повышение эффективности методов работы с документами путем перевода последних в систему электронного документооборота.
2. Автоматизация учета официальных документов предприятия.
3. Обеспечение коллективного доступа к файлам и объектам.
4. Организация сокращения и поддержки бумажного документооборота.
5. Автоматизация управления бизнес-процессами предприятия.
6. Контроль исполнения поручений и мониторинг исполнительской дисциплины.
7. Учет и хранение входящих / исходящих / внутренних документов.
8. Учет и хранение файлов.
9. Повышение качества документации.
10. Оптимизация документооборота и делопроизводства.
11. Обеспечение прозрачности схем движения документов.
12. Единое хранилище документов с распределенным регламентированным доступом.
13. Электронное сопровождение мероприятий.
14. Повышение уровня целостности данных и надежности их хранения.
15. Сокращение сроков согласования и обработки документов.
16. Повышение организованности работ с контрагентами и договорами.
17. Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений.
18. Повышение сохранности документов за счет создания единого электронного архива документов.
19. Организация эффективного учета и анализа рабочего времени сотрудников.
20. Систематизация структуры документооборота учреждения.
21. Обеспечение единой политики в области ограничения прав доступа к информации.
22. Создание единой информационной среды учреждения за счет интеграции необходимых данных с учетными системами Заказчика.


Поставленные цели были достигнуты посредством решения

следующих задач

:
1. Сбор и формализация требований к предмету автоматизации.
2. Определение механизмов интеграции с информационными системами заказчика. 
3. Подготовка и согласование технического проекта.
4. Развертывание и настройка конфигурации.
5. Проведение испытаний на соответствие решения требуемому результату.
6. Обучение пользователей.
7. Подготовка и ввод системы в опытную эксплуатацию.
8. Устранение замечаний и адаптация системы по результатам опытной эксплуатации.
9. Ввод системы в промышленную эксплуатацию и поддержка внедренного решения.

2

Ситуация до старта проекта

Продукт "1С:Документооборот" был выбран как замыкающий комплекс программных продуктов на платформе 1С:Предприятие. В штате учреждения имеются профессиональные специалисты по продуктам 1С, имеются клиентские и серверные лицензии для продуктов 1С:Предприятие, все эти факторы существенно сокращают стоимость владения программным комплексом, ввиду чего вопроса о выборе продукта СЭД на другой платформе - не стояло.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе внедрения было произведен анализ существующих документов и процессов, интервьюирование ключевых пользователей и ответственных за направления. После формирования и утверждения технического задания, проведено проектирование тестовой модели. На этапе настройки системы были произведены следующие работы:
1) Настройка НСИ: загружены данные о пользователях из кадровой системы, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты из кадровой системы 1С:Зарплата и управление персоналом и управленческой системы 1С:Университет; 
2) Настроены виды документов:  - входящих: Обращение граждан, Письмо, Письмо от Минобразования, Запрос;  - исходящих: Письмо исходящее;  - внутренние приказы и распоряжения (Приказ по ОД, Приказ по ЛС, Приказ по ЛС студентов, Приказ по образовательной деятельности и т.д.), различные виды договоров: поставки, об оказании услуг, о выполнении работ, другие внутренние документы: Командировка, Служебное задание, Служебная записка, Заявление на выдачу аванса , Табель учета рабочего времени;  Для каждого вида документов настроены соответствующие шаблоны; 
3) Настроены комплексные процессы, созданные из заложенных в стандартной поставке ПО, таких как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам; 
5) Настроены отчеты: Справка по исполнительской дисциплине высшего руководства, Аналитическая справка по обобщенным результатам контроля, Сводка о состоянии исполнения документов, Список руководителей не исполнивших поручения в срок, Справка об исполнении контрольных документов; 

В ходе подготовки к опытной эксплуатацию было проведено обучение ответственных сотрудников (более 50) и разработаны инструкции пользователей по работе с системой.

Выполнены следующие работы

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика
Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Работы по адаптации типового решения

- Настройка НСИ (нормативно-справочной информации);  
- Настройка видов документов; 
- Формирование справочника "Пользователи"; 
- Формирование групп пользователей;
- Формирование групп доступа пользователей;
- Выполнена настройка связей документов; 
- Разработан и внедрен функционал по настройке делегирования прав пользователей и автоматическому прекращению делегирования;
- Разработаны и внедрены механизмы "бесшовной" интеграции с 1С:ЗУП и 1С:Университет через веб-сервисы;
- Настройка бизнес-процессов согласования и утверждения документов;
- Настройка ролевой адресации и условий маршрутизации бизнес-процессов.

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server) 
Общее число автоматизированных рабочих мест: 500 
Количество одновременно работающих клиентов:  Тонкий клиент: 50, Веб-клиент: 20

Параметры

Количество видов документов - 24 шт.;
Количество вводимых документов в день - до 10 шт.;
Среднее число строк в одном документе - 15 строк;
Объем информационной базы - 750 000 (мб).

Сопровождение

Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к методматериалам на сайте поддержки пользователей)
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание проекта в Справочнике «1С»

4

Результаты проекта

Автоматизированы следующие функции: 

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Кадровый учет
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий

В результате внедрения получена единая информационная система управления документами и процессами учреждения.
Все документы, созданные или зарегистрированные как в 1С:Документооборот, так и в системах 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Университет, хранятся централизованное, в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач: на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач по нему. Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.