ГК «Бизнес-Недвижимость»: согласование договоров и контроль поручений в 1С:Документообороте на 150 рабочих мест

1

Цели и задачи

• Упорядочить работу с документацией в организации, обеспечить её хранение в единой базе, сократить внутренний бумажный документооборот, а также время на создание и поиск;
• Оптимизировать работу делопроизводителей: упростить регистрацию документов, отправку на ознакомление, рассмотрение, исполнение; минимизировать количество бумажных копий, обеспечить удобство контроля исполнения поручений, а также возможность оперативной подготовки отчетности для контроля и анализа данных;
• Организовать процессы согласования внутренних организационно-правовых, распорядительных, служебных записок и договоров, сделать процессы согласования прозрачными и удобными для пользователей, обеспечить оперативный контроль состояния и сроков согласования.

2

Ситуация до старта проекта

Ранее в компании документооборот осуществлялся в традициях бумажного делопроизводства. Электронные образцы документов хранились на сетевых папках и на локальных компьютерах. Процессы по ним (согласование, рассмотрение и другие) осуществлялись по электронной почте и фиксировались на бумажных носителях (листах согласования, резолюциях, служебных записках).
Данный метод ведения документооборота не давал возможности иметь централизованное электронное хранилище документов, и осуществлять поиск по реквизитам. Часто документ был только у сотрудника, который его создал, а шаблоны не были стандартизированы в компании. Документы, находящиеся на исполнении и согласовании, могли забыться и потеряться. Отсутствовала статистика.
Как следствие, договорные документы согласовывались долго, не всегда согласовывалась актуальная версия.

Выбор системы и партнера по внедрению

В компании есть специалисты управления ИТ, которые хорошо знают платформу 1С. Имеются лицензии на платформу 1С. Была проведена закупочная процедура по выбору партнера.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

В СЭД работают все сотрудники предприятия.

4

Результаты проекта

• Работа с документацией упорядочена, создана единая документационная база. Служебные записки не распечатываются. Поиск в системе осуществляется по реквизитам.
• Регистрация документов является шагом комплексного процесса, это позволило минимизировать случаи «перерегистрации». Для обработки документации используются процессы, а не рассылка по электронной почте, что позволило повысить контроль исполнительской дисциплины.
• Согласование организовано в смешанном виде, т.е. было использовано как последовательное, так и параллельное согласование.
• В систему загружены исторические данные из сетевых папок и excel реестров.
• В системе созданы отчеты по контролю исполнительской дисциплины.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".