1

Цели и задачи

Цели

• повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;
• ввести единые стандарты работы с документами;
• усилить контроль исполнительской дисциплины;
• сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи

• создать единую системы документооборота на базе «1С:Документооборот8 КОРП»;
• унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;
• провести интеграцию процессов согласования договорных документов и ОРД (разработать сквозные процессы согласования между УК и УО).

2

Ситуация до старта проекта

В течение 10 лет до старта проекта на предприятиях холдинга использовались системы документооборота, созданные собственными силами, и различные тиражные системы. В 2013 году в холдинге возникла необходимость унификации работы с управляемыми компаниями, организации совместной работы сотрудников, повышения прозрачности бизнес-процессов, приведению систем документооборота к единой платформе. В связи с этим руководство компании поставило задачу по созданию Единой Системы Электронного Документооборота на базе 1С:Документооборот 8 КОРП. Партнером по внедрению стала компания "1С-КПД".

Критерии выбора платформы:

• соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
• поддержка распределенной архитектуры;
• работоспособность при больших объемах данных;
• удобство и мобильность рабочего места;
• приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения;
• распространенность на рынке, перспективность;
• возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределенной базе обусловлена тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. Например, на Лебединском ГОКе сейчас более 1500 пользователей, и объем документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объем, который передается по каналам связи между предприятиями и управляющей компанией. Поэтому было принято решение строить единую систему, но с 5 отдельными базами данных, которые между собой будут частично реплицироваться.

Преимущества такого решения:

• использование единых стандартов ведения бизнес-процессов УК и УО за счет создания единой конфигурации;
• снижение нагрузки на центральный узел при большом объеме внутреннего документооборота на УО;
• защита от кратковременных отключений канала связи с центром (асинхронное подключение);
• пригодность для предприятий с большим объемом внутреннего документооборота;
• высокая надежность системы в рамках предприятия;
• широкие возможности для резервирования;
• гибкие механизмы управления доступом и размещением документов для предприятий и для УК.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Этап 1 - пилотный проект:

• проведена технологическая проработка распределенной структуры и функциональности СЭД;
• был создан прототип распределенной СЭД на основе двух баз данных;
• был автоматизирован сквозной процесс согласования договорных документов между УК и Лебединским ГОКом.

Специалисты "Металлоинвест" убедились в работоспособности системы в распределенной архитектуре. В результате было принято окончательное решение для создания системы ЭДО на основе "1С:Документооборот 8 КОРП".

Этап 2 - создание тиражируемого решения СЭД компании:

• автоматизированы процессы согласования основных руководящих документов и договоров, включая взаимодействие УО и УК;
• автоматизированы задачи канцелярии;
• обеспечен контроль исполнительской дисциплины;
• разработано мобильное решение на iPad для руководства УК и предприятий;
• организовано корпоративное хранилище договорных документов;
• подготовлена отчетность по регистрируемым документам.

Этап 3 - тиражирование созданного решения на предприятия: Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и Уральская сталь:


                                                 Техническая архитектура единой системы документооборота

На сегодня единая система электронного документооборот введена в действие на всех предприятиях "МЕТАЛЛОИНВЕСТ". Запущено более 6100 рабочих мест. Основные параметры созданной системы:

• 2 000 АРМ на Оскольском ЭМК - автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, 2 000 документов в месяц, 60 000 документов всего;
• 1 500 АРМ на Лебединском ГОК - автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, 2 500 документов в месяц, 80 000 документов всего;
• 1 200 АРМ на Михайловском ГОК - автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, 9 000 документов в месяц, 75 000 документов всего;
• 1 000 АРМ в Уральской Стали - автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, 1 000 документов в месяц, 10 000 документов всего;
• 400 АРМ в Управляющей компании - автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, 2700 документов в месяц, 195 000 документов всего.

Кроме того, часть функций СЭД доступна руководителям через мобильный клиент.

4

Особенности и уникальность проекта

Преимущества такого решения:

• использование единых стандартов ведения бизнес-процессов УК и УО за счет создания единой конфигурации;
• снижение нагрузки на центральный узел при большом объеме внутреннего документооборота на УО;
• защита от кратковременных отключений канала связи с центром (асинхронное подключение);
• пригодность для предприятий с большим объемом внутреннего документооборота;
• высокая надежность системы в рамках предприятия;
• широкие возможности для резервирования;
• гибкие механизмы управления доступом и размещением документов для предприятий и для УК.

5

Результаты проекта

Промышленная эксплуатация проекта продемонстрировала:

• сокращение сроков согласования основных распорядительных документов и договоров;
• сокращение сроков подготовки отчетности по регистрируемым документам;
• повышение исполнительской дисциплина.