ФГУП «Канал имени Москвы»: согласование договоров, 250 рабочих мест

ФГУП «Канал имени Москвы»: согласование договоров и контроль поручений в 1С:Документообороте на 250 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

ФГУП «Канал имени Москвы» (транспорт, Москва) в 2014 году внедрило «1С:Документооборот» на 250 рабочих мест для контроля документов и поручений, ускорения поиска и создания электронного архива. Внедрено 11 модулей, включая номенклатуру дел, учет договоров, доверенности, контроль исполнительской дисциплины и электронную подпись, обучено 10 пользователей.

Заказчик

Федеральное государственное унитарное предприятие «Канал имени Москвы» является крупнейшим воднотранспортным и водохозяйственным комплексом и выполняет функции органа государственного управления на внутренних водных путях в 12 субъектах Российской Федерации Центрального региона России. Объекты предприятия включают более 240 гидротехнических сооружений и 3842 км водных путей.

1
Цели и задачи

Обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

2
Ситуация до старта проекта

"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе "1С" для ведения бухгалтерского учета послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения.
Всего в ходе работ внедрено 11 модулей: настройка НСИ (нормативно-справочной информации), "Номенклатура дел", "Хранение файлов", "Регистрация входящих и исходящих документов", "Организационно-распорядительные документы (приказы)" , "Служебные записки", "Контроль исполнительской дисциплины", "Доверенности", "Учет договоров", ЭЦП (электронная цифровая подпись), "Разграничение прав доступа".

Описание внедрения

1) Настроены виды документов;
2) Настроены шаблоны видов документов;
3) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступа;
5) Настроены отчеты: cправка по исполнительской дисциплине высшего руководства, отчет о состоянии исполнения входящих документов, отчет о состоянии исполнения внутренних документов;
6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
7) Проведено обучение 10 пользователей.

Дополнительная информация о внедрении

Количество видов документов - 20 шт.;
Количество вводимых документов в день - до 10 шт.;
Среднее число строк в одном документе - 30 строк;
Объем информационной базы - 12,69 (Гб).

4
Результаты проекта

Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.