Внедрение системы электронного документооборота в компании

Внедрение системы электронного документооборота в компании

Рабочих мест
200
Производство, ТЭК >> Топливно-энергетический комплекс >> Нефтяная, газовая промышленность
Октябрь 2018 - Январь 2019
Москва
Задать вопрос

О заказчике

Компания ФортеИнвест (АО «ФортеИнвест», JSC «ForteInvest») основана в феврале 2011 года.•Компания занимается добычей и переработкой нефтяного сырья, а также реализацией нефтепродуктов.
АО «ФортеИнвест» поставляет широкий спектр нефтепродуктов как на российский рынок,  так и в страны ближнего и дальнего зарубежья. В их числе высокооктановые автомобильные бензины, реактивное топливо, дизельное топливо летнее и зимнее, мазут, масла, сжиженные газы, битум.
АО «ФортеИнвест» владеет тремя добывающими активами - АО «Преображенскнефть», ООО «Геопрогресс» и АО «Ойлгазтэт». Предприятия работают на 7 месторождениях Оренбургской области.
АО «ФортеИнвест» является основным акционером и партнером нефтеперерабатывающего завода ПАО «Орскнефтеоргсинтез».

Цели проекта для бизнеса

  • внедрение системы электронного документа для автоматизации классического документооборота компании•оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части обработки документации;
  • автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
  • повышение контроля исполнительской дисциплины;
  • оптимизация процессов обработки финансовой документации.

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Обучение в группе в офисе заказчика

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения

1)Установка 1С:Документооборот 8 на сервер Заказчика под Windows:
- СУБД, сервер 1С и web-сервер установлены на оборудовании Заказчика, настроены регламенты СУБД, файловый том, ежедневные бэкапы базы и файлового тома;
- Установлены программы для преобразования в pdf и распознавания изображений (ImageMagic и CuneiForm);
- Системный администратор Заказчика ознакомлен с инструкцией по установке.

2)Настройка НСИ (нормативно-справочной информации):
- Установлены параметры в Настройках программы;
- Заполнены справочники НСИ в соответствии с требованиями Заказчика;
- Подключена возможность 1С:Документооборот обмениваться с учетной системой 1С:Бухгалтерия 2.0 данными справочников: Контрагенты, Подразделения, Физические лица, Организации, Пользователи, Валюта.

3)Внедрение модуля "Регистрация входящих и исходящих документов":
- Определены виды входящих и исходящих документов;
- Настроены параметры по каждому виду документа;
- Настроены нумераторы по видам документов;
- Настроены права по видам входящих и исходящих документов;
- Настроены дополнительные поля по видам документов;
- Включена настройка рабочих групп;
- Настроены шаблоны составных типовых бизнес-процессов "Обработка входящего документа": (Принятие и регистрация -> Рассмотрение -> Исполнение/Ознакомление -> Списание в дело) и "Обработка исходящего документа" (Ввод проекта нового исходящего документа -> Согласование -> Утверждение -> Регистрация и отправка исходящего документа). -

4)Внедрение модуля "Номенклатура дел":
- Определена номенклатура дел по подразделениям с указанием сроков хранения. Номенклатура дел введена в 1С:Документооборот;
- Введены дела/тома по каждому заголовку дел;
- Настроены права доступа за ведение номенклатуры дел и ведение дел.

5)Внедрение модуля "ОРД (организационно-распорядительные документы) и протоколы:
- Определены виды внутренних документов (организационно-правовые, распорядительные и протоколы совещаний);
- Настроены нумераторы по видам документов. Определены папки для хранения ОРД;
- Настроены права по папкам документов. Настроены дополнительные поля по видам документов;
- Настроены шаблоны составных процессов "Обработка внутреннего документа" (Создание проекта документа -> Согласование -> Утверждение -> Регистрация -> Рассмотрение / Исполнение -> В дело);
- Назначен ответственный делопроизводитель за ОРД.

6)Внедрение модуля "Учет договоров":
- Определены виды внутренних документов (договоры);
- Настроены нумераторы по видам документов. Определены папки для хранения договоров. Настроены права по папкам документов. Настроены дополнительные поля по видам документов. Принято решение о целесообразности использования рабочих групп. Настроены шаблоны комплексных процессов обработки договоров (Подготовка проекта договора -> Согласование -> Утверждение -> Регистрация -> Подписание-> В дело). Назначен ответственные делопроизводители за договоры. Определены потенциальные сотрудники, кто будет согласовывать и утверждать договоры. Определены лица, кто будет регистрировать договоры.


7)Внедрение модуля "Служебные записки":
- Определены виды служебных записок;
- Настроены нумераторы по видам документов;
- Определены папки для хранения служебных записок;
- Настроены права по папкам документов;
- Настроены дополнительные поля по видам документов;
- Настроен автозаполняемый шаблон файла служебной записка;
- Настроены шаблоны комплексных процессов обработки служебных записок (Подготовка проекта служебной записки -> Согласование -> Утверждение -> Регистрация -> Рассмотрение -> Исполнение -> Ознакомление);
- Подготовлены и переданы инструкции пользователей.


8) Внедрение модуля "Учет бухгалтерских документов поставки и реализации":
- Определены направления миграции данных. 1С:Документооборот, обмен с учетной системой 1С:Бухгалтерия 2.0 документами.
- Определены виды внутренних документов (ПТУ, РТУ, счет-фактура, счет, договор).
- Настроены нумераторы по видам документов.
- Определены папки для хранения бухгалтерских документов.
- Настроены права по папкам документов.
- Настроены дополнительные поля по видам документов.
- Настроены шаблоны комплексных процессов обработки бухгалтерских документов (Подготовка проекта документа -> Согласование -> Утверждение -> Регистрация -> Подписание-> В дело).


Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. Количество сотрудников организации. Если описывается единая система документооборота, то указывается общее количество сотрудников с учетом филиалов.
Число автоматизированных рабочих мест - 200


Поделиться ссылкой:
Похожие материалы