Внедрение 1С:Документооборот в компании «Прайд ТПО» для автоматизации работы с договорами

1

Цели и задачи

Основной целью проекта стало создание современной системы автоматизации процессов работы с договорной документацией, направленной на повышение эффективности и прозрачности бизнес-процессов.

Задачи проекта включали:

• автоматизацию маршрутов движения договорных документов;
• повышение оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
• обеспечение контроля за исполнением документов и поручений;
• создание единой цифровой среды для хранения и поиска документов;
• сокращение времени обработки, согласования и исполнения документов.

2

Ситуация до старта проекта

ООО «Прайд ТПО» обратилось с запросом на создание системы, ориентированной в первую очередь на процессы договорной работы. Также была обозначена необходимость загрузки нормативно-справочной информации (НСИ) по контрагентам и проектам из внешних источников. Ключевые цели включали автоматизацию договорного контура, разграничение прав доступа, а также создание базы для дальнейшей интеграции с другими информационными системами.

Выбор продукта

Решение было принято в пользу «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0 — одной из наиболее востребованных на российском рынке ECM-систем, отличающейся широкими возможностями настройки, открытым кодом и надежностью.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

• Первичная настройка системы: внесены данные о структуре предприятия, пользователях, загружены справочники «Контрагенты» и «Проекты».
• Настроены виды договорных документов:

• Договор с заказчиком
• Договор с субподрядчиком
• Договор HR расходов
• Договор IT-услуг
• Финансовый договор
• Хозяйственный договор

А также соответствующие тематики для каждого вида.

Характеристики внедрения

• Версия 1С:Предприятия — 8.3
• Вариант работы — клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
• Внедренное типовое решение — 1С:Документооборот КОРП
• Число одновременно работающих пользователей (толстый клиент) — 20
• Объем информационной базы — 400 МБ
• Среднее количество вводимых документов в день — до 50
• Количество видов документов — 6
• Среднее число строк в документе — 10

Организация работ по проекту

При внедрении системы предполагалось формирование контрольного примера и гарантированный результат в сжатые сроки в соответствии со следующими задачами:

• Выявление требований: Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации. Определение видов документов и маршрутов обработки документов;
• Настройка прототипа системы: Формирование контрольного примера и минимальные настройки НСИ; 
• Демонстрация прототипа системы: Демонстрация прототипа заказчику на сценариях контрольного примера. Выявление дополнительных требований и функциональных разрывов; 
• Настройка системы по уточненным требованиям, обеспечение корректного ввода НСИ, ввод и загрузка всех исходных данных; 
• Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации и администрирования системы; 
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации системы.

4

Результаты проекта

• Организована единая корпоративная среда для работы с договорными документами, обеспечена прозрачность при работе с документами; 
• Повышена исполнительская дисциплина. Для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников;                                 
• Сокращены временные затраты на поиск документов, исключены случаи потери документов; 
• Сокращены временные затраты на согласование и исполнение документов, обеспечена прозрачность бизнес-процессов; 
• Исключены ошибки при направлении документов за счет унификации и автоматического направления по регламентированным маршрутам прохождения документов.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".