ООО «Тотал Восток»

Компания «ТОТАЛ ВОСТОК» построила систему хранения электронных документов

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

||
Краткое описание

В компании «ТОТАЛ ВОСТОК» внедрена система хранения электронных документов на базе «1С:Document management». Это позволило организовать управление документопотоками и оперативное согласование, а также повысить эффективность использования «1С:УПП» за счёт интеграции с новой системой. Время обработки договорных документов сократилось в несколько раз. Все документы ведутся в единой системе с контролем версий. Унифицированы процессы обработки и шаблоны документов, маршрутизация осуществляется автоматически в зависимости от вида документа, что позволило исключить ошибки направления.

Заказчик

ООО «ТОТАЛ ВОСТОК» - дочернее предприятие концерна TotalEnergies, поставляющее на российский рынок автомобильные смазочные материалы марок TotalEnergies и ELF, широкую гамму индустриальных смазочных материалов, а также продукты специальной химии, присадки к топливам и специальные виды топлива с 1994 г. Имеет разветвленную дистрибьюторскую сеть, а также филиалы в Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге и Казани.

1
Цели и задачи

Цель проекта - создание единой системы хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.

Задачи проекта:

автоматизировать процессы согласования документов;
сократить время подготовки и согласования документации;
обеспечить контроль сроков действия документов;
организовать автоматизированное формирование статистических данных;
улучшить и регламентировать взаимодействие между подразделениями компании;
обеспечить контроль выполнения сложных многоэтапных процессов;
повысить эффективность использования «1С:УПП» за счёт интеграции с процессами документооборота.

2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта для оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового и производственного учёта компания использовала корпоративную информационную систему на базе «1С:УПП».

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции велась в «1С:УПП», однако скан-копии документов не сохранялись, что затрудняло оперативный доступ к их содержанию. Часть процессов была автоматизирована частично — через создание задач в Microsoft Outlook и автоматическую рассылку уведомлений из «1С:УПП».

В ходе предпроектного обследования выявлены следующие проблемные зоны:

отсутствие централизованного хранения электронных документов — они разбросаны по папкам на сетевых дисках в подразделениях, возможны разные версии одного документа;
сотрудники вели множество реестров в Excel для контроля сроков и состояния документов;
часть документов хранилась и подписывалась в сторонней системе, а внутреннее согласование проходило отдельно, по электронной почте, что усложняло контроль состава участников и сроков;
общий контроль по графикам и срокам исполнения договоров велся, но отсутствовал системный учёт поручений, распоряжений и индивидуальных задач;
сложные многоэтапные процессы (согласование договоров, претензии, коммерческие предложения, командировки) требовали взаимодействия множества подразделений. Из-за большого числа типовых шаблонов сотрудникам было трудно выбрать нужный и определить список согласующих, несмотря на наличие СМК и документированных процессов.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система хранения электронных документов построена на платформе «1C:Document Management» - это редакция «1С:Документооборот 8 КОРП» с интерфейсами на русском и английском языках. Продукт ориентирован на средние и крупные предприятия, а также холдинги с многонациональным персоналом.

В рамках проекта выполнены работы:

сформированы функциональные требования и составлено ТЗ на разработку и настройку;
проведена настройка системы согласно требованиям;
выполнена интеграция «1С:УПП» и «1C:Document Management»;
созданы технологические инструкции по выполнению бизнес-функций в системе;
проведено обучение пользователей.

Автоматизированы следующие блоки:

«Договоры» - договоры (по инициативе компании, от контрагентов, договоры исключения) и дополнительные соглашения.
«Кадровые документы» - заявки на служебные поездки и командировки, планирование и перенос отпусков, формы оценки прохождения испытательного срока.
«Доверенности» - запросы на делегирование полномочий, доверенности, заявления об отмене доверенностей.
«НСИ» - общие справочники, используемые всеми подсистемами.

4
Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта реализованы следующие новые решения:

Доверенности и делегирование полномочий. При создании документа из блока «Доверенности» сотрудник может:

выбрать действующие полномочия для делегирования другому пользователю;
выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием, из справочника;
запросить дополнительные полномочия, отсутствующие в справочнике.

По делегированным полномочиям разработан отдельный отчёт.

Оформление и перенос отпусков. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в «1С:Document Management» мигрируют в график отпусков организации в «1С:УПП» (кадровая). Для учёта производственной потребности в переносе отпусков разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из «1С:Document Management» в «1С:УПП». Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учёт отпусков в системе, просматривать их за выбранный период и печатать график отпусков из «1С:УПП». Автоматизация кадровых процессов, связанных с отпусками, значительно упростила работу кадровой службы.
Дистанционная реализация. Уникальным опытом проекта стала его реализация в 100% дистанционном формате.

5
Результаты проекта

Наличие чёткого пошагового плана действий на этапе разработки (декомпозиция целей) и план-графика позволило быстро и эффективно решать поставленные задачи. На текущий момент в интегрированной системе обрабатываются документы следующих функциональных областей:

договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения);
доверенности (внутреннее и внешнее делегирование полномочий, заявления об отмене доверенности);
кадровые документы (заявки на командировки и служебные поездки, на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).

Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе и описанию сценариев работы пользователей. Еженедельные совещания рабочих групп позволили сохранять темп работы на протяжении всего проекта. Участие руководителя проекта со стороны заказчика в подготовке материалов для обучения обеспечило глубокое погружение в бизнес-процессы и высокий уровень обучения. Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (особенно для международных компаний), помогла избежать серьёзных технических проблем.

Результаты проекта:

срок обработки договорных документов сократился в несколько раз;
все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий;
внутреннее согласование происходит по регламенту с автоматическим подбором участников и сроков в зависимости от типа документа;
процессы и шаблоны унифицированы, маршрутизация автоматическая — ошибки исключены;
сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются системой автоматически, что повысило результативность и качество выполнения.

Эффекты от внедрения:

высвобождение ресурсов за счёт автоматизации - примерно на 10%;
сокращение временных затрат на подготовку управленческой отчётности по договорной работе - на 35%;
упрощение дистанционной работы в части получения согласований;
ускорение согласования и подготовки документов - скорость выросла на 26%.