«НордСтар» NordStar Airlines

«НордСтар» NordStar Airlines

Рабочих мест
150
Транспорт и логистика >> Авиакомпании
Апрель 2017 - Август 2017
Москва, Красноярск
Задать вопрос

Заказчик

Авиакомпания НордСтар (NordStar Airlines) — одна из 15 крупнейших авиакомпаний России по данным Росавиации (пассажирооборот более 1,25 млн человек в год). Выполняет внутренние и международные пассажирские авиаперевозки. Включена в реестр операторов IOSA (IATA Operational Safety Audit). Входит в группу компаний ПАО «ГМК «Норильский никель».

Краткое описание проекта

Авиакомпания НордСтар (NordStar Airlines), дочернее предприятие одного из лидеров горно-металлургической промышленности России – холдинга «Норильский никель», внедрила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» . Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Настроена бесшовная интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 2». Разработаны механизмы, позволяющие при минимальном участии пользователей запускать процессы, связанные с договорной работой, закупочной деятельностью и другие. Ре­а­ли­зо­ван принцип ма­кси­маль­но­го со­хра­не­ния ти­по­вой конфигурации си­сте­мы «1С:Документооборот».

Цели и задачи для бизнеса

Стратегическая цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) - создание единого информационного пространства, состоящего из ERP-системы и СЭД, которое позволило бы не только решить задачи по автоматизации документооборота в авиакомпании, но и создать экосистему, в которой документы будут представлять собой не набор разрозненных файлов, а комбинацию документов, связанных между собой в крупные объекты. Тактическая цель – решение бизнес-задач:

1. Организация структурированного электронного хранилища документов и файлов.
2. Повышение качества работы с документами, относящимися к блоку договорной работы.
3. Сокращение длительности и трудоемкости автоматизации прочих процессов, связанных с бумажной документацией.
4. Уменьшение затрат на канцелярские расходы и оплату персонала.

ИТ задачи проекта:

1. Внедрение в компании автоматизированной системы для работы с документами с использованием программного продукта «1С:Документооборот», которая в будущем будет являться единой платформой для работы с большим количеством различных типов документов.
2. Интеграция внедренного решения с «1С:ERP» и настройка единой системы хранения.
3. Настройка функционала «1С:Документооборот» с учетом особенностей бизнес-процессов авиакомпании.
4. Обучение сотрудников-пользователей работе с системой, а сотрудников-администраторов возможностям системы и ее дальнейшей настройке для автоматизации новых бизнес-процессов.
5. Доработка адаптаций стандартной конфигурации под требования, возникшие в процессе опытной, а затем промышленной эксплуатации системы.

Ситуация до старта проекта

Авиакомпания «НордСтар» является дочерней компанией одного из лидеров горно-металлургической промышленности России – холдинга «Норильский никель». Поэтому требования, предъявляемые к качеству и прозрачности всех процедур, обеспечивающих бесперебойную работу бизнеса, отвечают самым высоким стандартам.

В связи с постоянным ростом объемов перевозок, географии полетов и прочих факторов, влияющих на работу авиакомпании, увеличивалась сложность и трудоемкость таких блоков, как договорная работа и закупочная деятельность. В результате, сложилась следующая ситуация – необходимость четкого соблюдения требований к порядку, форме, срокам и качеству выполнения задач, при незначительной автоматизации вышеупомянутых процессов.

На основании этого, руководством компании было принято решение по запуску работ над проектом создания единого информационного пространства, состоящего из СЭД и ERP-системы.

Специалистами компании была проделана обширная работа по анализу опыта внедрения СЭД другими крупными отечественными авиаперевозчиками, в частности – авиакомпанией «UTair» и авиакомпанией «S7». Также делалась и сравнительная оценка популярных СЭД (таких как «ELMA», «DocVision», «DeskWork», «Directum» и «1С:Документооборот») по ключевым параметрам: гибкость/адаптивность, удобство интерфейса, масштабируемость системы, простота внедрения, стоимость покупки и владения.

Выбор «1С:Документооборот» был обусловлен высокой оценкой системы за простоту внедрения (и возможность интеграции с «1С:ERP» в типовом варианте, что являлось значительным плюсом для реализации задачи по созданию единого информационного пространства), отличную масштабируемость и низкую, относительно других вариантов, стоимость адаптации для интеграции с уже работающей ERP системой.

На первом этапе внедрения была поставлена задача, используя максимально типовые решения в «1С:Документооборот» преобразовать работу финансового, договорного и закупочного блоков компании, для достижения максимума прозрачности и эффективности работы по процессам.

Требовалось выстроить цепочку, которая в типовом случае выглядела следующим образом:

создание заказа в ERP-системе → проведение закупочной процедуры в СЭД → подготовка и заключение договора в СЭД → создание заявки на расходование денежных средств в ERP-системе.

Так как до начала внедрения в компании уже эксплуатировалась ERP-система, то главной задачей являлось внедрение СЭД, автоматизация требуемых процессов и связь их с ERP-системой. Другими словами, было необходимо реализовать следующие требования, состоящие из блока более мелких:

  • Автоматизация блока договорной работы:
    ввод контрагентов в СЭД и ERP-системе, проверка благонадежности контрагентов, создание единой базы правоустанавливающих документов контрагентов, согласование договоров и различных изменений к договорам (изменений, дополнений, протоколов и т.п.), подготовка и согласование протоколов разногласий, проведение корпоративного одобрения (одобрение договоров головным акционером авиакомпании).

  • Автоматизация закупочной процедуры:
    автоматизация проведения ряда типов закупочных процедур, с использованием электронной подписи, полностью исключающее любые бумажные документы, а также централизованное хранение информации обо всех проведенных в авиакомпании процедурах.

  • Создание связей между документами:
    настройка связей как между объектами внутри «1С:Документооборот», так и между ERP-системой и СЭД.


До начала внедрения системы «1С:Документооборот» все вышеописанные процедуры выполнялись либо в бумажном виде, либо с помощью электронной почты. Цифровые варианты документов хранились также, либо в электронной почте, либо в сетевых или локальных папках.

По оценке специалистов авиакомпании, после завершения первого этапа внедрения в СЭД ежедневно должны были работать порядка 50 пользователей, при общем количестве пользователей около 500 человек.

Архитектура решения и масштаб проекта

На сегодняшний день система охватывает 150 рабочих мест. Заведено 500 пользователей. Основные рабочие параметры системы:

  • Всего автоматизирован 21 бизнес-процесс, 91 вид документов, 24 шаблона процессов, общее количество документов в системе – около 7100, количество новых документов – 800 в месяц.

  • Организовано структурированное электронное хранилище документов и файлов. Из ранее имевшихся систем были перенесены все контрагенты. В настоящий момент их количество составляет 3321. Также загружена структура предприятия, пользователи, статьи движения денежных средств, банковские счета, валюты и контактные лица. Документы, файлы и т.п. из сторонних систем не переносились.

Уникальность проекта

Одним из наиболее уникальных параметров проекта являлась скорость запуска системы в эксплуатацию, при скромном (для внедрений подобного масштаба) объеме располагаемых ресурсов, как трудовых, так и материальных.

Было принято решение об использовании гибкой методологии управления проектами «SCRUM». Задачи по настройке и автоматизации были разбиты на блоки – «спринты». Каждый модуль (набор функций) запускался в эксплуатацию по готовности, не дожидаясь момента, когда будут выполнены остальные модули. В результате, пользователи начали работать в практически «голой» системе, к которой, с течением времени, добавлялись все новые и новые функции.

Вторым уникальным фактором являлось то, что система должна оставаться максимально типовой. В случаях, когда требования пользователей-заказчиков невозможно было реализовать в коробочной версии системы, принимались решения об изменении бизнес-процесса, для его приведения в соответствие с возможностями штатной конфигурации «1С:Документооборот». В результате, к моменту окончания первого этапа внедрения, в конфигурацию было внесено всего 10 доработок, большей частью относящихся к вопросам интеграции систем.

Третьим фактором стоит выделить, интеграцию «1С:Документооборот» с системой «1С:ERP». Была достигнута не только стратегическая цель создания единого информационного пространства между системами, но и реализованы некоторые функции, значительно повышающие удобство пользователей. К ним можно отнести следующие: механизм автоматического создания договоров в «1С:ERP» после появления определенного бизнес-события, а также был реализована функция доменной аутентификации для всех пользователей (как в ERP-системе, так и в СЭД). При использовании коробочной версии продукта «1С:Документооборот» при использовании доменной аутентификации каждому пользователю все равно необходимо создать и помнить пароль от «1С:Документооборот».

Четвертым фактором стоит отметить автоматизацию закупочной процедуры штатными средствами и полное исключение из нее каких-либо бумажных документов. Закупочная процедура представляет из себя сложный комплексный процесс, состоящий из порядка 30 задач, десятка условий, 13 карточек документов в которых содержится 9 автозаполняемых документов, в некоторых из которых более 30 автозаполняемых полей (26 из них сложные скрипты, такие как, например, получение регистрационного номера документа, входящего в комплект документа, к которому установлена связь), а также 2 дополнительных сложных обработчика бизнес-событий, выполняющих автоподписание и авторегистрацию различных документов, входящих в состав карточек комплектов, а также автоматическое перезаполнение автозаполняемых документов, при определенных событиях.

Особенности проекта

Помимо вышеуказанных факторов, делающих данный проект уникальным, в ходе реализации было несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Главной особенностью стало то, что во время реализации проекта внедрения, главным акционером авиакомпании, компанией «Норникель», было принято решение о введении в действие нового положения по договорной работе, значительно изменяющего стандарты договорной работы внутри авиакомпании. Т.к. к моменту утверждения нового положения некоторые бизнес-процессы были уже описаны и запущены, то главной задачей команды внедрения стала не только перенастройка процесса, но и обучение пользователей работе по новым стандартам. В результате, обучение пользователей стало значительно более комплексным, не только показывающим особенности работы в системе, но и рассказывающем о новых правилах работы в компании.

Результаты проекта

В результате внедрения «1С:Документооборот», ее синхронизации и интеграции с «1С:ERP» в авиакомпании:

1. Снизились сроки движения документов по процессам (усредненные значения):
    1.1. Согласование договоров – с 20 дней до 10 дней.
    1.2. Закупочная процедура – с 30 дней до 20 дней (сбор и подготовка документов для тендера – на 4 дня, согласование на 6 дней).
2. Повышено качество работы с договорными документами:
    2.1. Благодаря использованию типовых договоров – уменьшилось количество ошибок, связанных с подготовкой договоров, а также значительно сократились сроки согласования договоров.
    2.2. Автоматическая маршрутизация снизила количество нарушений требований документированных процедур к ходу процессов.
    2.3. Единая система хранения и настройка прав доступа помогли предотвратить ошибки, связанные с перерегистрацией документов, во много раз сократила трудозатраты на ручной сбор финального документа из множества редакций, направленных на согласование (благодаря функции совместного редактирования документов).
3. Улучшена защита информации от утери при хранении и движении документов по процессам (автоматическое добавление скан-копий в хранилище, автосохранение версий документов и ответственных за изменения, возможность контроля стадий и трудозатрат при коллективной работе с документами), и доступ к документам (возможность удаленного доступа, доступ к документам любого сотрудника в случае его отсутствия на рабочем месте, унификация оформления).

4. Сокращение сроков поиска и подбора документов для контролирующих органов (включая головного акционера, контролирующего работу авиакомпании, суды, ФНС и другие), сокращение сроков обработки первичных документов (от поступления документа в организацию до принятия решения по нему), настроены автоматические отчеты для всех заинтересованных лиц (как представителей менеджмента компании, так и сторонних организаций).

Дополнительная информация о проекте

Проект состоял из 5 этапов:

1. Уточнение требований и формирование технического задания. В рамках этого этапа было проведено предварительное обследование. Проанализированы особенности, составлены описания бизнес-процессов в нотации EPC (13 из них связаны с договорной работой): движение договора, выбор контрагента, проверка благонадежности контрагента, инициация договора, подготовка проекта договора, составление протокола разногласий, согласование договора, определение порядка согласования, запуск согласования, рассмотрение договора согласующими, корпоративное одобрение, урегулирование разногласий, подписание договора, а также в нотации BPMN (2 из них связаны с закупочной деятельностью). Кроме того, был составлен протокол требований к функционалу системы.

2. Внедрение и настройка прототипа системы. Произведена установка программного обеспечения. После установки конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» на сервер и развертывания системы было выполнено функциональное тестирование.

3. Перенос информационной базы. Выполнена загрузка исторических данных из «1С:ERP» и создана единая система хранения документов.

4. Настройка интеграции с «1С:ERP». Выполнены работы по настройке синхронизации и настройке бесшовной интеграции для типовых конфигураций «1С:Документооборот» 2.1.х и «1С:ERP» 2.х и их адаптации к бизнес-процессам.



5. Запуск системы в эксплуатацию и одновременно с этим разработка различных функциональных модулей по методологии «SCRUM». Пользователи на каждом этапе пользовались теми функциями, которые были доступны в системе. Последовательность разработки:

Поделиться ссылкой:
Похожие материалы