«Астон Крахмало-Продукты»: согласование договоров и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 20 рабочих мест

1

Цели и задачи

В условиях роста объемов информации руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП 3.0, которая позволила объединить документооборот с учетными системами предприятия и вывести процессы на новый уровень.

Основные цели внедрения:

• автоматизация процессов обработки и хранения документов;
• интеграция с действующими учетными системами компании;
• повышение прозрачности договорного учета;
• обучение администраторов и пользователей системе;
• разработка инструкций и формирование единого подхода к работе с документами.

Детализация целей

В рамках проекта задачи были расширены и конкретизированы:

• организация единой системы для учета и хранения документов, включая договоры;
• настройка интеграции с 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ и 1С:Бухгалтерией 3.0 КОРП;
• настройка бизнес-процессов для входящих и исходящих документов, а также договоров;
• формирование матрицы прав доступа и обеспечение безопасной работы пользователей;
• обучение сотрудников и передача знаний администраторам системы.

2

Архитектура решения и масштаб проекта

Для достижения целей внедрение проводилось поэтапно.

1. Базовый модуль

• установка программы на сервер;
• заполнение справочников НСИ (пользователи, организации, структура предприятия, должности, график работы);
• параметрическая настройка программы;
• настройка обмена с 1С:Бухгалтерией 3.0 КОРП по справочникам «Контрагенты» и «Договоры»;
• подготовка инструкции администратора и демонстрация системы заказчику.

2. Настройка прав доступа

• определение полномочий и формирование матрицы прав;
• настройка доступа на уровне папок;
• предоставление инструкции администратора;
• настройка прав для 20 пользователей.

3. Настройка документооборота

• определены виды входящих и исходящих документов (7) и тематики (15);
• настроены нумераторы, параметры и маршруты (6);
• разработаны шаблоны бизнес-процессов обработки документов;
• проведено обучение сотрудников (10 человек, длительность 1 час).

4. Настройка договоров

• определены виды договоров (8) и их тематики (15);
• настроены параметры учета и нумераторы;
• проведено обучение сотрудников (10 человек, длительность 1 час).

5. Интеграция систем

• настроен план обмена с 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ по справочнику «Сотрудники»;
• реализована бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерией 3.0 КОРП по договорам.

3

Результаты проекта

По итогам внедрения компания получила централизованную систему документооборота, объединяющую процессы работы с договорами, входящими и исходящими документами.

Достигнуты следующие результаты

• автоматизированы ключевые процессы документооборота и договорного учета;
• исключено дублирование информации за счет интеграции с учетными системами;
• настроена четкая структура документооборота по видам, тематикам и маршрутам;
• обеспечен контроль доступа к данным, что повысило информационную безопасность;
• сотрудники прошли обучение и обеспечены инструкциями для самостоятельной работы;
• значительно сокращено время обработки и поиска документов.

Итоги

Внедрение 1С:Документооборот КОРП 3.0 стало важным шагом в развитии ООО «Астон Крахмало-Продукты». Компания повысила эффективность управления документами, обеспечила интеграцию с бухгалтерской и кадровой системами, создала единое информационное пространство для пользователей. Проект позволил упорядочить процессы, снизить риски ошибок и повысить прозрачность бизнес-операций, что напрямую влияет на качество управления и скорость принятия решений.

---

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".