Внедрение 1С:Документооборот в группе «РусГидро» на 8 119 рабочих мест

1

Цели и задачи

• повысить прозрачность и управляемости процессов документооборота, отражающего хозяйственную деятельность подконтрольных обществ группы «РусГидро»;
• повысить эффективность и скорость обработки документов;
• сократить затраты на ведение бухгалтерского учета;
• оптимизировать корпоративные бизнес-процессы.

• организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
• оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов дочерних зависимых обществ группы (далее — ДЗО) с контрагентами;
• оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
• повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
• повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
• сокращение бумажного документооборота;
• исключение потери документов;
• ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее — БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
• создание предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива (далее — СЭА) и электронными документами в юридически значимом электронном документооброте.
• Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов, а также обмена юридически значимыми электронными документами (далее — ЮЗЭДО) на базе «1С:Документооборот» для 10 подконтрольных обществ группы «РусГидро» (далее — группа).

• приемки, регистрации и учета поступающих документов;
• регистрации и отправки документов контрагентам;
• штрихкодирования и сканирования документов;
• контроля возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
• передачи документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
• внутреннего согласования (акцептации), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
• формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
• регистрации и хранения договоров в электронном виде.

• Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО.
• Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные общества Группы «РусГидро».
• Настройка интеграции с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» и сторонним оператором ЭДО.
• Пилотное внедрение проекта.
• Тиражирование решения на подконтрольные общества.
• Проведение нагрузочного тестирования.
• Миграция исторических данных.

2

Ситуация до старта проекта

В августе 2018‑го в холдинге «РусГидро» приступили к формированию рабочей группы, куда вошли сотрудники различных департаментов и служб компании. На протяжении нескольких последующих месяцев специалисты занимались сбором и систематизацией практического опыта функционирования общих центров обслуживания (ОЦО), накопленного как в самой энергетической отрасли, так и в смежных сферах деятельности.

Решение о запуске собственного ОЦО в «РусГидро» созрело под влиянием нескольких ключевых обстоятельств.

Во‑первых, материнская компания располагала обширной географически распределённой сетью филиалов — от Дальнего Востока до европейской части РФ, и в каждой такой точке велся обособленный бухгалтерский и налоговый учёт силами местных кадров.

Во‑вторых, многочисленные дочерние общества холдинга, работающие в энергетике и смежных областях, также имели собственные учётные службы с расширенным штатом, что порождало дублирование функций.

В‑третьих, перед всеми компаниями Группы стояли однотипные задачи: снижать издержки на обслуживание, ускорять подготовку отчётности и повышать выработку сотрудников без потери качества.

Дополнительными драйверами стали необходимость внедрения унифицированной методологии учёта и отчётности по всей Группе, а также постоянный запрос на автоматизацию вспомогательных процессов и тиражирование лучших практик.

С 1 июля 2019 года в Группе «РусГидро» начал функционировать Общий центр обслуживания, на который возложили ведение бухгалтерского и налогового учёта, а также подготовку отчётности. Для реализации поставленных перед ОЦО задач потребовалось автоматизировать рабочие процессы с первичной финансово-хозяйственной документацией.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Для обеспечения целевых бизнес-процессов была спроектирована и внедрена «Информационная система обработки электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и электронного обмена юридически значимыми документами», созданная на базе программного продукта «1С:Документооборот».

Пилотная версия системы включала три основных компонента:

• Блок договорной работы  включал карточку договора с расширенным набором реквизитов (добавлено 40 полей), а также интеграционный поток между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для переноса договорной документации и обеспечения сопутствующих процессов.

• Блок первичной бухгалтерской документации содержал карточку учётного документа (дополнено 15 реквизитами), специально разработанный маршрут обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов, формируемых в «1С:УПП», автоматизированное рабочее место сканировщика и интеграцию с «1С:УПП» для обмена данными по штрихкодированным документам.

• Интеграция между «1С:Документооборот» и «1С:УПП» для централизованного ведения нормативно-справочной информации.

                                                                                                             Общая архитектура ЮЗЭДО

4

Особенности и уникальность проекта

1. Реализован «Интерфейс сканировщика», позволяющий через интерфейс «1С:Документооборота» выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пере сканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
2. Обеспечение взаимодействия «1С:Документооборота» с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
3. Бесшовная интеграция модуля сторонней системы ЭДО и «1С:Документооборот», с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе «1С:Документооборот», что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.
4. Реализован функционал бесшовной интеграции с системой «1С:Управление производственным предприятием», который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.
5. Широкая географическая распределенность подразделений, входящих в контур автоматизации (от г. Нижнего Новгорода (на западе) до г. Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г. Анадырь (на севере) до г. Владивосток (на юге)).
6. Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов).
7. Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО «РусГидро», большого количества подконтрольных Обществ, сервисной организации «РусГидро ИТ Сервис» и нескольких ИТ-подрядчиков со стороны «РусГидро».
8. Большое количество пользователей (более 8000).

5

Результаты проекта

По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу «РусГидро».
Автоматизация процессов обработки финансовых документов способствовала:

• оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри группы, так и с внешними контрагентами;
• оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
• повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
• повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
• созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в системе;
• сокращению бумажного документооборота;
• исключению потери документов;
• ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

После ввода в эксплуатацию удалось посчитать некоторые показатели экономической эффективности от проекта:

• до 50% ускорилось получение управленческой отчетности;
• до 60% ускорилось получение регламентированной отчетности;
• на 5% сократились расходы на материальные ресурсы.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".

× < >