Группа «РусГидро» создала информационную систему обработки электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и юридически значимого документооборота

ПАО «РусГидро» — крупнейший российский энергетический холдинг, лидер в производстве энергии на базе возобновляемых источников. Группа объединяет более 60 гидроэлектростанций в России, тепловые электростанции и электросетевые активы на Дальнем Востоке, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты.

• повысить прозрачность и управляемости процессов документооборота, отражающего хозяйственную деятельность подконтрольных обществ группы «РусГидро»;
• повысить эффективность и скорость обработки документов;
• сократить затраты на ведение бухгалтерского учета;
• оптимизировать корпоративные бизнес-процессы.

• организация единого электронного хранилища скан-образов бумажных и электронных первичных бухгалтерских документов;
• оптимизация и автоматизация процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов дочерних зависимых обществ группы (далее — ДЗО) с контрагентами;
• оптимизация процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
• повышение уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
• повышение уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
• сокращение бумажного документооборота;
• исключение потери документов;
• ускорение процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (далее — БНУ) и сокращение сроков закрытия периодов;
• создание предпосылок для дальнейшего перевода всех процессов группы, ориентированных на работу с первичными бухгалтерскими документами, на работу с электронными скан-образами документов в системе электронного архива (далее — СЭА) и электронными документами в юридически значимом электронном документооброте.
• Для реализации основной цели проекта было необходимо создание единой системы обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов, а также обмена юридически значимыми электронными документами (далее — ЮЗЭДО) на базе «1С:Документооборот» для 10 подконтрольных обществ группы «РусГидро» (далее — группа).

• приемки, регистрации и учета поступающих документов;
• регистрации и отправки документов контрагентам;
• штрихкодирования и сканирования документов;
• контроля возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам;
• передачи документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в БНУ;
• внутреннего согласования (акцептации), утверждения, подписания электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов;
• формирования отчетности по операциям обработки финансово-хозяйственных документов.
• регистрации и хранения договоров в электронном виде.

• Формирование схем процессов обработки первичных финансово-хозяйственных документов в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО.
• Проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные общества Группы «РусГидро».
• Настройка интеграции с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» и сторонним оператором ЭДО.
• Пилотное внедрение проекта.
• Тиражирование решения на подконтрольные общества.
• Проведение нагрузочного тестирования.
• Миграция исторических данных.
  
  

1. Реализован «Интерфейс сканировщика», позволяющий через интерфейс «1С:Документооборота» выполнять операции со страницами отсканированных документов (разделение на документы, пере сканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов.
2. Обеспечение взаимодействия «1С:Документооборота» с оператором ЭДО, который не входит в типовое решение 1С-ЭДО.
3. Бесшовная интеграция модуля сторонней системы ЭДО и «1С:Документооборот», с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне: прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе «1С:Документооборот», что существенно упрощает работу пользователей. Старт процессов обработки документов по входящим электронным документам происходит автоматически на основании созданной карточки документа.
4. Реализован функционал бесшовной интеграции с системой «1С:Управление производственным предприятием», который отсутствует в типовом решении данного программного продукта.
5. Широкая географическая распределенность подразделений, входящих в контур автоматизации (от г. Нижнего Новгорода (на западе) до г. Петропавсковск-Камчатский (на востоке), от г. Анадырь (на севере) до г. Владивосток (на юге)).
6. Работа компании в разных часовых поясах (разница во времени достигает 9-ти часов).
7. Сложный организационный контур управления проектом: участие в проекте сотрудников управляющей компании ПАО «РусГидро», большого количества подконтрольных Обществ, сервисной организации «РусГидро ИТ Сервис» и нескольких ИТ-подрядчиков со стороны «РусГидро».
8. Большое количество пользователей (более 8000).

По завершению проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу «РусГидро».
Автоматизация процессов обработки финансовых документов способствовала:

• оптимизации процессов взаимной передачи первичных финансово-хозяйственных документов подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри группы, так и с внешними контрагентами;
• оптимизации процессов поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям;
• повышению уровня контроля качества, полноты и достаточности содержания финансово-хозяйственных документов;
• повышению уровня контроля полноты и корректности отражения в учете первичных учетных документов;
• созданию предпосылок для дальнейшего перевода иных процессов группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в системе;
• сокращению бумажного документооборота;
• исключению потери документов;
• ускорению процессов отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

• до 50% ускорилось получение управленческой отчетности;
• до 60% ускорилось получение регламентированной отчетности;
• на 5% сократились расходы на материальные ресурсы.