Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»

Доработка системы электронного документооборота АНО ДПО «Универсальный Университет»

Рабочих мест
50
Организации высшего образования
13.02.2019 - 29.12.2019
Москва
Задать вопрос

Цели проекта для бизнеса

  • оптимизация и повышение эффективности деятельности компании в части согласования финансовой документации;
  • автоматизация процессов взаимодействия сотрудников;
  • повышение контроля исполнительской дисциплины;
  • сокращение времени согласования финансовых документов;
  • улучшение контроля изменений при согласовании финансовой документации;
  • сокращение эксплуатационных затрат, по причине доработки единой платформы 1С для разных функциональных областей компании Заказчика.

Цели проекта

  • Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:
  • согласование Проекта заявки на закупку;
  • согласование Договора;
  • согласование Заявки на закупку.
  • Доработка элементов вида документа Договор под функциональные особенности Заказчика;
  • Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
  • Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Задачи проекта

  • Разработка и настройка необходимых видов документов и маршрутов с учетом специфики работы компании Заказчика;
  • Реализация механизма автоматического формирования маршрутов согласования документов в зависимости от вида документа и его реквизитов;
  • Обеспечение журналирования (аудита) изменений данных документов;
  • Настройка система уведомлений по задачам, в том числе на почту;
  • Обеспечение работы с задачами по почте, а также посредством web-интрефейса;
  • Настройка прав доступа и ролевой модели;
  • Подготовка руководства пользователя;
  • Обучение пользователей и администраторов.

Что было сделано

Работы проводились в 2019 году.
Система запущена в промышленную эксплуатацию 29.12.2019 г.
Автоматизировано 50 рабочих мест.

Настроены 3 вида документов:
  • проект заявки на закупку;
  • договор;
  • заявка на оплату.

Настроены 3 маршрута:
  • согласование проекта заявки на закупку;
  • согласование договора;
  • согласование заявки на оплату.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:
  • условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
  • условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;
Выполнены настройки разграничения прав доступа пользователей (реализованы следующие профили: руководитель подразделения, пользователь, администратор, генеральный директор, финансовый директор). Разработан механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных. Разработаны автоподстановки: функциональные руководители, исполнители (по подразделениям). Настроено 20 дополнительных реквизитов документов. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс. Настроены оповещения пользователей, а также возможность согласования документов по электронной почте. Организован учет документов как по головной организации, так и по дочерним компаниям. Проведено обучение пользователей и администраторов системы.

Эффекты от внедрения

  • Автоматизирован процесс согласования финансовых документов
  • Снижено время согласования финансовых документов
  • Повышен уровень исполнительской дисциплины
  • Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании







Поделиться ссылкой:
Похожие материалы