ИТАР-ТАСС. ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ КОНФИГУРАЦИИ "1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ"

Описание проекта

Цели проекта

• Перевод в электронный вид всех видов документов агентства, по которым такой перевод соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам.
• Запуск ЮЗДО с контрагентами.
• Максимально возможное использование электронной подписи для подписания документов.
• Организация и автоматизация работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
• Стандартизация и унификация процессов документооборота.
• Снижение операционных рисков компании.
• Уменьшение количества ошибок и несогласованности действий между структурными подразделениями.
• Сокращение сроков согласования и сроков передачи документов между подразделениями.
• Повышение уровня контроля исполнительской дисциплины.
• Сокращение времени на поиск документов.
• Сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи) за счет минимизации бумажного документооборота.

Ситуация до внедрения

ТАСС – ведущее государственное информационное агентство России, основано в 1904 году.

Региональные информационные центры в Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге, десятки корпунктов в регионах России, а также 56 представительств агентства в 53 странах позволяют оперативно получать и распространять объективную информацию о событиях в России и мире среди максимально широкой аудитории.

Ежедневно ТАСС выпускает около 3 тыс. сообщений и в среднем 700 фото- и видеоматериалов от собственных корреспондентов в России и за рубежом, формируя целостную и объективную картину событий. Подписчикам доступна широкая линейка из 70 новостных лент и тематических сервисов на русском, английском, испанском, французском, китайском и арабском языках.

Аудитория сайта tass.ru, одной из крупнейших сетевых медиаплощадок России, в 2022 году превысила 201 млн пользователей. Число уникальных посетителей в месяц – свыше 25 млн. Контент ТАСС представлен во всех доступных в России социальных сетях. Посты и видео в них набрали в 2022 году около 5 млрд просмотров.

Медиабанк ТАСС, один из крупнейших на пространстве СНГ, насчитывает более 42,6 млн единиц контента. Это современные фото и видео от корреспондентов ТАСС в России и за рубежом, инфографика, архивные снимки с начала ХХ века, а также материалы партнеров агентства.

Ежегодно ТАСС проводит более 1,5 тыс. пресс-мероприятий. Их участники – политические лидеры России и иностранных государств, представители крупнейших российских и зарубежных компаний, деятели культуры, науки и спорта.

До внедрения "1С:Документооборот" в агентстве использовалось несколько систем для работы с документами. Регистрация документов была децентрализована, что усложняло оценку по количеству входящих и исходящих документов в целом по организации. Работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки.

Отсутствие единой информационной системы имело следующие недостатки:

• отсутствие единой структуры хранения документов;
• дублирование справочной информации;
• поиск документов требовал больших затрат времени и ресурсов.

Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки технического задания к автоматизации процессов работы с документами.

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью внедрения единой Системы Электронного Документооборота для агентства являются:

• Уникальная интеграция с внутренней системой бюджетирования, казначейства.
• Автоматическая конвертация шаблонов в архивный формат (подготовка к Архиву долговременного хранения).
• Автоматическое добавление в документ Регистрационного номера и Даты в момент подписание электронной подписью.
• Асинхронная передача данных по документу с использованием бесшовной интеграции.
• Возможность произвольного размещения визуализации штампа электронной подписи.
• Разработка уникальной формы листа согласования.
• Интеграция с внутренним мобильным приложением.
• Подключение облачной подписи в 1С:Документооборот для подписания документов.
• Использование для бесшовной интеграции JWT-токенов.
• Разработка сервисов по автоматическому созданию кадровых документов в 1С:Зарплата и управление персоналом.
• Возможность обмена с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).

Дополнительная информация к описанию проекта

В рамках проекта:

• Проведен анализ существующей в организации системы документооборота.
• Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот.
• Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений.
• Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей ИТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
• Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС.
• Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
• Внесены предложения по дооборудованию ИТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
• Подготовлено техническое задание по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе "1С:Предприятие 8", в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов

Методология выполнения работ
Проект выполнялся по технологии "1С:Методология управления документами". Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в проектные работы.

Результаты проекта
Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.

Основной функционал системы включает возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей (поиск, классификация, обмен с внешними контрагентами и пр.).

"1С:Документооборот" на базе "1С:Предприятие", обеспечил:

• перевод в электронный вид всех видов документов, который соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам;
• сокращение сроков согласования документов;
• ведение единой справочной информации;
• использование почтового клиента по выполнению задач в рамках обработки документов (согласование, исполнение, ознакомление и прочее);
• снижение операционных рисков компании (оптимизированы процессы и минимизированы ошибочные действия сотрудников);
• улучшение показателей исполнительской дисциплины;
• повышение удобства работы с СЭД;
• обмен с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).

Количество автоматизированных бизнес-процессов – 150
Количество видов документов – 135
Количество документов, создаваемых ежедневно – 150
Количество обученных пользователей - 500