«Арсенал»: согласование договоров и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 100 рабочих мест

1

Цели и задачи

Повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях – всего 100 пользователей.

Основные цели внедрения СЭД

Обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

2

Ситуация до старта проекта

"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы 1С:УПП для ведения бухгалтерского учета послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Для работы была выбрана проектная технология внедрения. В ходе проекта:

- Настроена интеграция с "1С:УПП" на уровне справочников;

- Разграничены права доступа пользователей;

- Настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, служебные записки, доверенности, договоры;

- Настроены нумераторы по видам документов;

- Внедрена система хранения файлов;

- Введена категоризация документов;

- Реализованы функции контроля исполнительской дисциплины по поручениям;

- Настроены маршруты согласования и утверждения документов;

- Внедрены модули штрихкодирования и потокового сканирования документов;

- Обучены 100 сотрудников заказчика.

Выполнены следующие работы

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения

• Продажа выбранных программных продуктов

• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)

• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"

• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков

Работы по адаптации типового решения

- Настройка НСИ;

- Настройка видов документов;

- Формирование справочника "Организации";

- Формирование справочника "Пользователи";

- Формирование групп пользователей; - Формирование групп доступа пользователей;

- Выполнена настройка связей документов;

- Интеграция справочников с типовой учетной системой 1С:Предприятие 8 УПП;

- Внедрение модуля "Хранение файлов";

- Внедрение модуля "Регистрация входящих и исходящих документов";

- Внедрение модуля "ОРД (организационно-распорядительные документы)";

- Внедрение модуля "Служебные записки";

- Внедрение модуля "Учет кадровых документов;

- Внедрение модуля "Номенклатура дел";

- Внедрение модуля "Категоризация данных";

- Внедрение модуля "Штрихкодирование документов";

- Внедрение модуля "Потоковое сканирование";

- Разграничение прав доступа;

- Обучение пользователей, аттестация согласно программе обучения.

Автоматизированы следующие функции

• Документооборот (ECM)

• Ведение номенклатуры дел

• Делопроизводство

• Учет договоров

• Учет и контроль исполнения поручений

• Учет и хранение документов

Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.        

Сопровождение

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С". 

Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 100
Количество одновременно работающих клиентов:

• Толстый клиент: 5

• Тонкий клиент: 100

Количество видов документов - 50 шт.
Количество вводимых документов в день - до 50 шт.
Объем информационной базы - 46000 (мб).

4

Результаты проекта

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".