Школа управления СКОЛКОВО: переход с версии 2.1 на 3.0, договоры и обмен с учётными системами в 1С:Документообороте на 650 рабочих мест

Основные цели проекта:

• повышение эффективности бизнес-процессов за счёт перехода на более функциональную и современную редакцию «1С:Документооборот 3.0»;
• повышение качества и оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
• улучшение документационного обеспечения подразделений и сотрудников;
• создание централизованного хранилища всех документов.

Для достижения целей необходимо решить следующие задачи:

Реализация стратегических целей школы опирается на зрелую цифровую инфраструктуру, включая систему документооборота, от которой зависят скорость принятия решений и слаженность работы более 300 сотрудников.

Документооборот школы был построен на «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1, адаптированной под специфику организации. Система справлялась с текущими задачами, однако платформа активно развивается: редакция 3.0 обновляется каждые 3–4 месяца, расширяя функциональность - появляются новые механизмы согласования, интеграционные возможности, растёт производительность, обновляется интерфейс.

  Использование прежней редакции означало, что для получения новых возможностей требовались дорогостоящие индивидуальные доработки. Переход на редакцию 3.0 позволял не догонять развитие платформы, а двигаться вместе с ней.

Для решения этой задачи было принято решение о миграции на «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0 - флагманский продукт в экосистеме 1С, органично встраивающийся в уже используемый школой контур учётных систем. В качестве ИТ-партнёра выбрана компания 1С-КПД, обладающая экспертизой как в области СЭД, так и в смежных конфигурациях 1С.

Переход на «1С:Документооборот КОРП» версии 3.0 выполнялся с сильно доработанной системы более ранних релизов редакции 2.1, где штатный механизм миграции ещё не использовался. Это потребовало от проектной команды индивидуального подхода к переносу данных и логики без готового сценария обновления, что позволило снизить риски потери настроек и функциональности.

Загрузка исторических данных выполнена с унификацией видов документов, процессов и других связанных сущностей. Такой подход исключил дублирование и накопление избыточных объектов в новой системе, упростив её дальнейшую поддержку и развитие.

Настроенные 19 автозаполняемых шаблонов сокращают ручной ввод повторяющихся данных и снижают риск ошибок при подготовке типовых документов, освобождая время сотрудников для содержательной работы.

Бесшовная интеграция с «1С:Управление холдингом» по договорам обеспечивает актуальность договорной информации без дублирующего ввода данных сотрудниками разных подразделений, что ускоряет согласование и снижает вероятность расхождений.

Переход на редакцию 3.0 ускорил обработку документов. Ключевые обеспечивающие процессы школы - согласование договоров и контрагентов - были перестроены, что снизило транзакционные издержки и ускорило обработку платёжной информации по договорам. По экспертным оценкам, оптимизация трудозатрат по отдельным процессам достигает 25%.
Обеспечена интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» с «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом» и «1С:Архив».
Ключевые количественные результаты:

• трудозатраты в подразделениях сократились на 17%;
• получение управленческой отчётности ускорилось на 9%.

Общая оценка удовлетворённости заказчика услугами исполнителя - 10 из 10 баллов.