Школа управления СКОЛКОВО

Школа управления СКОЛКОВО повысила эффективность документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Особенности и уникальность проекта

→

||
Краткое описание

Школа управления СКОЛКОВО выполнила переход с «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1 на актуальную версию 3.0. В рамках проекта переработана конфигурация системы электронного документооборота, проведена миграция исторических данных с унификацией видов документов и процессов. Настроены новые виды документов, бизнес-процессы и автозаполняемые шаблоны. Обеспечена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом» и «1С:Архив». В результате ускорены поиск и обработка документов, а также согласование договоров.

Заказчик

Школа управления СКОЛКОВО - одна из ведущих частных бизнес-школ России и стран СНГ. В портфеле школы - более 80 образовательных программ для предпринимателей на всех этапах развития бизнеса: от стартапов до крупных корпораций, выходящих на международные рынки.

1
Цели и задачи

Основные цели проекта:

повышение эффективности бизнес-процессов за счёт перехода на более функциональную и современную редакцию «1С:Документооборот 3.0»;
повышение качества и оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
улучшение документационного обеспечения подразделений и сотрудников;
создание централизованного хранилища всех документов.

Для достижения целей необходимо решить следующие задачи:

выполнить миграцию с редакции «1С:Документооборот КОРП 2.1» на редакцию 3.0;
обеспечить корректный перенос исторических данных и ввод нормативно-справочной информации;
настроить систему с учётом уникальных особенностей Школы управления СКОЛКОВО;
интегрировать «1С:Документооборот КОРП 3.0» с другими конфигурациями 1С.

2
Ситуация до старта проекта

Реализация стратегических целей школы опирается на зрелую цифровую инфраструктуру, включая систему документооборота, от которой зависят скорость принятия решений и слаженность работы более 300 сотрудников.

Документооборот школы был построен на «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1, адаптированной под специфику организации. Система справлялась с текущими задачами, однако платформа активно развивается: редакция 3.0 обновляется каждые 3–4 месяца, расширяя функциональность - появляются новые механизмы согласования, интеграционные возможности, растёт производительность, обновляется интерфейс.

Использование прежней редакции означало, что для получения новых возможностей требовались дорогостоящие индивидуальные доработки. Переход на редакцию 3.0 позволял не догонять развитие платформы, а двигаться вместе с ней.

Для решения этой задачи было принято решение о миграции на «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0 - флагманский продукт в экосистеме 1С, органично встраивающийся в уже используемый школой контур учётных систем. В качестве ИТ-партнёра выбрана компания 1С-КПД, обладающая экспертизой как в области СЭД, так и в смежных конфигурациях 1С.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы централизованная - серверная часть размещена в головном офисе заказчика. Для удалённых сотрудников организован доступ через VPN.

В рамках проекта выполнены настройка и ввод в эксплуатацию:

19 видов документов;
19 процессов обработки;
19 автозаполняемых шаблонов.

Выполнена загрузка исторических данных из «1С:Документооборот 2.1»: перенесены документы за последний год, а также справочники и регистры.

Обеспечена интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» со смежными системами:

синхронизация с «1С:Зарплата и управление персоналом» по сотрудникам и подразделениям;
синхронизация с «1С:Управление холдингом» по контрагентам и организациям;
бесшовная интеграция с «1С:Управление холдингом» по договорам;
интеграция с «1С:Архив».

4
Особенности и уникальность проекта

Переход на «1С:Документооборот КОРП» версии 3.0 выполнялся с сильно доработанной системы более ранних релизов редакции 2.1, где штатный механизм миграции ещё не использовался. Это потребовало от проектной команды индивидуального подхода к переносу данных и логики без готового сценария обновления, что позволило снизить риски потери настроек и функциональности.

Загрузка исторических данных выполнена с унификацией видов документов, процессов и других связанных сущностей. Такой подход исключил дублирование и накопление избыточных объектов в новой системе, упростив её дальнейшую поддержку и развитие.

Настроенные 19 автозаполняемых шаблонов сокращают ручной ввод повторяющихся данных и снижают риск ошибок при подготовке типовых документов, освобождая время сотрудников для содержательной работы.

Бесшовная интеграция с «1С:Управление холдингом» по договорам обеспечивает актуальность договорной информации без дублирующего ввода данных сотрудниками разных подразделений, что ускоряет согласование и снижает вероятность расхождений.

5
Результаты проекта

Переход на редакцию 3.0 ускорил обработку документов. Ключевые обеспечивающие процессы школы - согласование договоров и контрагентов - были перестроены, что снизило транзакционные издержки и ускорило обработку платёжной информации по договорам. По экспертным оценкам, оптимизация трудозатрат по отдельным процессам достигает 25%.
Обеспечена интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» с «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом» и «1С:Архив».
Ключевые количественные результаты: