«Авилон АГ»: согласование договоров в 1С:Документообороте

1

Цели и задачи

• Повышение организованности работ с контрагентами и договорами;
  

• Обеспечение эффективного контроля за процессами согласования по контрагентам и договорам;

• Обеспечение согласования договорных и учета судебных документов в соответствии с утвержденным регламентом посредством СЭД «Авилон»;

• Сокращение сроков согласования договорных документов за счет автоматизации процесса согласования;

• Организация учета передачи оригиналов документов в ответственное подразделение (бухгалтерию);

• Сокращение бумажного документооборота.

Задачи работ

• Разработать и согласовать с заказчиком функциональные требования к информационной системе обработки контрагентов и договоров (бизнес-язык);
  

• Разработать и согласовать с заказчиком технические требования к информационной системе обработки контрагентов и договоров (технический язык);

• Требования подразделяются на главы по смысловому содержанию, каждая глава ТЗ подразделяется на функциональную и, при необходимости, техническую часть (если из функциональной части не очевидны все требуемые доработки).

2

Архитектура решения и масштаб проекта

СЭД «Авилон» (система) предназначена для решения задач автоматизации и организации процессов, связанных с учетом контрагентов и документооборота договоров, учета судебных документов. Объектами работ по созданию системы определены структурные подразделения компании, сотрудники подразделений, отвечающие за создание, согласование и подписание договорных документов, актов приема-передачи работ, актов сверок взаиморасчетов, исковых заявлений.

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является ЗАО «Авилон АГ» (далее компания).

Автоматизации подлежат все структурные подразделения компании.

Система инсталлируется и действует на функционирующем оборудовании (включая сетевую инфраструктуру) компании.

Версия платформы «1С:Предприятие», используемая для развертывания системы — 8.2.19.83.

Версия конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП», взятая за основу для реализации проекта внедрения — 1.3.1.6.

Описание бизнес-процессов

Бизнес-процессы верхнего уровня:

• Обработка договорного документа

• Обработка акта приема-передачи работ

Бизнес-процесс «Обработка договорного документа» предполагает прохождение в системе полного жизненного цикла документа: подготовка документа, отправка на согласование, согласование, регистрация, подготовка документа к подписанию, прикрепление скан-копии подписанного документа в карточку договора, передача оригинала документа в бухгалтерию.

Бизнес-процесс «Обработка акта приема-передачи работ» предполагает прохождение в системе полного жизненного цикла документа: автоматическая инициация задачи ответственному сотруднику при наступлении срока исполнения по договору, подготовка документа (создание акта на основании соответствующего договорного документа), подписание, регистрация, передача оригинала документа в бухгалтерию.