Внедрение 1С:Документооборот в компании «Криогаз» для автоматизации работы с договорами

1

Цели и задачи

Основные цели проекта:

• Создание системы для автоматизации контура процессов обработки договорной и закупочной документации;
• Автоматизация маршрутов движения документов для повышения эффективности бизнес-процессов;
• Повышение качества и оперативности получения информации для принятия управленческих решений;
• Переход из исторической СЭД и создание качественно новой системы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и эффективности работы с документами.

Ситуация до старта проекта:

• Заказчик обратился с необходимостью инициации проекта по созданию системы, в которой на первой очереди необходимо реализовать и внедрить функционал по процессам работы с закупочной и договорной документацией. При этом была обозначена потребность в переносе НСИ по контрагентам и в переносе договорных документов из исторической системы. 

Уникальность проекта:

• Быстрый переход четырех юридических лиц и их филиалов на работу в новой системе в рамках функционала закупочной деятельности и договорной работы.

Особенности проекта:

• Применена обработка для загрузки данных из исторической системы, которая быстро и гибко подстраивается под формат выгрузки файлов из данной системы и может совмещать данные из нескольких файлов при загрузке в 1С:Документооборот.

Эффект от внедрения:

• Организована единая корпоративная среда для работы с договорными документами, обеспечена прозрачность при работе с документами;
• Повышена исполнительская дисциплина;
• Сокращены временные затраты на поиск документов, исключены случаи потери документов;
• Сокращены временные затраты на согласование и исполнение документов, обеспечена прозрачность бизнес-процессов;
• Исключены ошибки при направлении документов за счет унификации и автоматического направления по регламентированным маршрутам прохождения документов.

Этапы, задачи и результаты проекта:
Внедрение осуществлено по технологии корпоративного внедрения, с фиксированным количеством работ и гарантированным результатом в сжатые сроки в соответствии со следующими этапами и выполненными задачами:

• Обследование и проектирование: систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации. Определение видов документов и маршрутов обработки документов, формирование схем процессов «как должно быть»;
• Настройка прототипа системы: адаптация и настройка программных продуктов для реализации функционала системы. Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных на дату запуска системы в эксплуатацию;
• Подготовка к вводу системы в опытно-промышленную эксплуатацию: перенос исторических данных по контрагентам и договорным документам. Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации и администрирования системы;
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации ИС.

В результате проекта в сжатый срок обеспечен переход на работу в системе из исторической системы, в системе автоматизирована работа с закупочной и договорной документацией, пользователи обучены работе с системой, система запущена в промышленную эксплуатацию.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".