Внедрение 1С:Документооборот в компании «Северстрой» для контроля исполнения поручений

1

Цели и задачи

Повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам внутри холдинга. 

2

Ситуация до старта проекта

До старта проекта все документы компании хранились в бумажном варианте, а также разрозненно на серверах каждой из компаний холдинга хранились скан-копии этих документов. Бизнес-процессы (согласование, поручения, ознакомление и другие) осуществлялись посредством электронной почты.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

• Настройка НСИ;  
• Настройка видов входящих и исходящих документов; - Настройка видов внутренних документов;
• Настройка прав доступа;
• Загрузка исторических данных;
• Настройка РИБ;

Параметры

Количество видов документов - 56 шт.
Количество вводимых документов в день - до 20 шт.
Объем информационной базы - 700 (Мб).

4

Особенности и уникальность проекта

проекта
ООО "Северстрой" входит в состав группы компаний "Эйнком". В июне 2015 года специалистами «1С-КПД» был внедрен программный продукт «1С:Документооборот» в управляющей компании ООО «Эйнком» в Москве. Следующим этапом стало тиражирование решения, запрос поступил от компании "Северстрой", в 2016 году была создана распределенная информационная база, включающая в свой состав 2 информационные базы (в Москве и Сургуте). Между информационными базами был настроен полный обмен данными. 

Специалистами «1С-КПД» смоделирована система прав доступа к документам типовыми средствами «1С:Документооборот», учитывая холдинговую структуру организации. Сотрудники каждой из компаний имеют доступ к документам компании, а также определенные сотрудники имеют доступы к документом других компаний холдинга.

На базе «1С:Документооборот» организована единая информационная среда для хранения документов, прохождения бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины группы компаний.

5

Результаты проекта

• Организовано единое корпоративное информационное пространство, позволяющее формализовать и автоматизировать документооборот между 26 компаниями, входящими в холдинг. 
• Документы, ранее хранившиеся на серверах компаний, теперь перенесены и централизованно хранятся в «1С:Документооборот». Все вновь созданные документы регистрируются и также хранятся в СЭД. В связи с этим поиск нужной информации сократился вдвое, исключена возможность их утери.
• Скорость движения документов внутри холдинга выросла в 2 раза. 
• Раньше документы, которые внутри одной компании, а также между компаниями холдинга пересылались по электронной почте на ознакомление, рассмотрение, исполнение, могли «затеряться» в потоке других писем. Использование бизнес-процессов системы «1С:Документооборот» полностью решает данную проблему. 
• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Система уведомляет сотрудника о находящихся у него на исполнении документов, просроченных документах, сроках отработки документов. Руководство видит, на какой стадии находится любой обрабатываемый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.

Подтверждения и отзывы

Проект проверен Фирмой "1С" и представлен в справочнике "Внедренные решения".