Цель проекта - модернизация документооборота компании.

Задачи проекта:

• автоматизировать процессы взаимодействия между сотрудниками;
• усилить контроль исполнительской дисциплины;
• оптимизировать процессы обработки документации.

До старта проекта весь документооборот в компании вёлся исключительно на бумажных носителях. При этом организация уже эксплуатировала решение «1С:Зарплата и управление персоналом». Таким образом, модернизация предполагала интеграцию новой системы электронного документооборота с существующей конфигурацией «1С:ЗУП».

Электронный документооборот компании построен на базе «1С:Документооборот КОРП». Архитектура решения централизованная: серверная часть размещена исключительно в головном офисе. Для удалённых сотрудников доступ организован через интернет или другие каналы связи, предоставляемые заказчиком.
Выполнена синхронизация справочников между «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Внедрены следующие модули:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• организационно-распорядительные документы (ОРД) и протоколы;
• служебные записки.

Особенность проекта - интеграция «1С:Документооборот» с «1С:Зарплата и управление персоналом». Сложность заключалась в том, что «1С:ЗУП» использовалась в компании длительное время и накопила значительный объём данных. В связи с этим было принято решение перенести часть объектов из существующей системы во внедряемый «1С:Документооборот», а также создать дополнительные структуры для хранения данных.

Для полной и бесшовной интеграции проведена серия доработок «1С:Документооборот». Среди них - модуль учёта плановых и внеплановых отсутствий сотрудников. Он не только изменяет статус сотрудника, но и автоматически оповещает об отсутствии исполнителя, а также направляет уведомление о назначении замещающего лица с делегированием прав на период отсутствия.
Разработан модуль «Замещение», позволяющий отражать совмещение должностей и корректно назначать задачи сотрудникам, работающим по совмещению, обеспечивая полноценный контроль исполнения.
Все модули синхронизируют данные со справочниками «1С:ЗУП» и обеспечивают доступ к актуальной информации о сотрудниках как в «1С:Документооборот», так и в «1С:ЗУП».

В результате проекта документооборот компании полностью модернизирован: работа с документами и их согласование переведены в электронный формат.

Благодаря тщательной настройке интеграции информация, вносимая в «1С:Зарплата и управление персоналом», корректно отражается в справочниках «1С:Документооборот», что значительно ускорило взаимодействие между кадровой службой, бухгалтерией и другими подразделениями.

Существенно выросла скорость согласования документов. Кадровая и внутренняя документация согласовывается почти вдвое быстрее, договорная - примерно на 65%. Это ускорило подготовку и обмен документами с контрагентами. Учитывая, что «ВБ-Сервис» обслуживает множество объектов в Москве, принадлежащих крупным компаниям, оперативная подготовка и согласование документов позволяют заметно сократить временные затраты и быстрее приступать к оказанию услуг.