«Современные Фонды Недвижимости»: согласование договоров, 500 рабочих мест

Главная

Кейсы

ООО "Современные Фонды Недвижимости"

«Современные Фонды Недвижимости»: согласование договоров и контроль поручений в 1С:Документообороте на 500 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

В ООО «Современные Фонды Недвижимости» (финансовый сектор и инвестиции, Москва) внедрен «1С:Документооборот КОРП» на 500 рабочих мест. Задача — заменить преимущественно бумажный документооборот единой системой и обеспечить контроль поручений. Внедрены модули входящих и исходящих документов и учета договоров; создан электронный архив, повышена скорость согласования, исключены потери и дублирование документов.

Заказчик

ООО «СФН» развивает коллективные инвестиции в коммерческую недвижимость. Компания управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами (ЗПИФ), инвестирующими в недвижимость: склады и логистические комплексы, центры обработки данных, торгово-развлекательные и офисные центры.

1
Цели и задачи

Основной целью внедрения стало повышение эффективности работы с корпоративными документами и контроль исполнения поручений.

Задачи проекта включали:

автоматизацию процессов обработки входящей, исходящей и внутренней документации;
сокращение времени поиска и согласования документов;
повышение прозрачности исполнения задач;
создание единого электронного архива;
обеспечение надежного контроля над поручениями и делопроизводством.

2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта организация использовала преимущественно бумажный документооборот и разрозненные цифровые инструменты, что замедляло процессы согласования и усложняло контроль исполнения задач. Руководство компании обозначило необходимость создания единой цифровой среды с удобными интерфейсами для пользователей различных подразделений, а также обеспечения контроля исполнения поручений.

Выбор продукта

Решение было принято в пользу «1С:Документооборот КОРП» — надежной системы электронного документооборота с широкими возможностями настройки, развитой системой маршрутов и встроенными средствами контроля исполнения задач.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Первичная настройка системы: загрузка данных о структуре компании, заведены пользователи, заполнены справочники (Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и др.).
Настройка видов документов: Входящие письма; Исходящие письма; Внутренние договоры.
Разработка и настройка шаблонов документов по каждому виду.
Автоматизация маршрутов работы с документами: регистрация, согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения.
Разграничение прав доступа по ролям и структурным подразделениям.
Настройка отчетности по контролю поручений и документооборота.
Подготовка пользовательской документации и проведение обучения сотрудников.

Организация работ по проекту

Для реализации проекта применялась модульная технология внедрения, включающая:

Сбор требований от подразделений;
Настройку типового функционала с учетом специфики отрасли;
Внедрение модулей: “Входящие документы”, “Исходящие документы”, “Учет договоров”;
Этап опытной эксплуатации и обучение персонала.

Дополнительные работы и сопровождение

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС;
Предоставлены методические материалы и доступ к линии консультаций;
Осуществляется поддержка пользователей и обновление системы.

4
Результаты проекта

В результате проекта:

Вся документация ведется в единой системе, исключены потери и дублирование документов;
Повышена скорость согласования и исполнения документов;
Реализован полный контроль статуса обработки документов и исполнения поручений;
Руководители получили прозрачный механизм контроля задач и исполнительской дисциплины сотрудников;
Создан электронный архив документов с возможностью быстрого поиска.