Представительство Республики Крым: делопроизводство, 30 рабочих мест

Главная

Кейсы

Постоянное Представительство Республики Крым

Представительство Республики Крым: делопроизводство и согласование документов в 1С:Документообороте на 30 рабочих мест

Цели и задачи

→

Ситуация до старта проекта

→

Архитектура решения и масштаб проекта

→

Результаты проекта

||
Краткое описание

Постоянное представительство Республики Крым при Президенте РФ (Москва) внедрило «1С:Документооборот ПРОФ» на 30 рабочих мест (январь 2017 года), обновив конфигурацию с редакции 2.0 на 2.1. Задачи — автоматизация обработки документов и контроль исполнительской дисциплины. Сроки обработки документов сократились в 2–4 раза, к системе подключены все сотрудники, в год обрабатывается около 4,5 тыс. документов.

Заказчик

Постоянное Представительство Республики Крым при Президенте Российской Федерации является органом исполнительной власти Республики Крым, обеспечивающим взаимодействие органов государственной власти Республики с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти города Москвы, а также развитие взаимовыгодного сотрудничества, установление и развитие деловых связей с расположенными в городе Москве представительствами и миссиями иностранных государств и представительствами субъектов Российской Федерации, международными организациями, иностранными компаниями, общественными объединениями и средствами массовой информации.

Одной из актуальных задач Постоянного Представительства является максимальное расширение делового сотрудничества Крыма с российскими и зарубежными государственными и частными компаниями в целях привлечения инвестиций в экономику Республики Крым.

1
Цели и задачи

Автоматизация процессов обработки документов.
Автоматизация внутренних процессов организации, процессов взаимодействия подразделений.
Контроль исполнительской дисциплины.
Сокращение сроков согласования документов.
Создание структурированного хранилища документов.
Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла.
Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

2
Ситуация до старта проекта

До внедрения СЭД в Постоянном Представительстве Республики Крым при Президенте Российской Федерации использовалась регистрация документов в бумажных журналах и файлах Microsoft Excel, ознакомление и согласование происходило на бумаге.

Это вызывало ряд неудобств, таких как потеря документов, невозможность оперативно отследить местонахождение документа, сложность контроля исполнительской дисциплины.

Выбор системы и партнера по внедрению

Организация остановила свой выбор на "1С:Документооборот", так как уже использовала продукты на платформе "1С".

Также заказчика привлекали следующие факторы:

продукт производится российским вендором,
продукт обладает приемлемой стоимостью и при этом широкими функциональными возможностями,
доступность компаний, способных осуществить поддержку продукта, а также большое количество специалистов 1С на рынке.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Документооборот ПРОФ

Что было сделано в ходе проекта?

Работа по проекту осуществлялась по часам на основании заранее составленного Заказчиком ТЗ.

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

1. Обновлена конфигурация "1С:Документооборот ПРОФ" с редакции 2.0 на 2.1.

2. Настроены следующие пользовательские роли:

Администратор
Делопроизводитель
Руководитель
Секретарь
Заведующий
Сотрудник

3. Созданы нестандартные отчеты:

вывод перечня документов с резолюциями по выбранному отделу по выборкам: невыполненные, выполненные, все.
вывод выборок документов в категориях: нет контроля, контроль, особый контроль.

4. Настроен режим установки статуса документа – "Контрольный".

5. На рабочих местах настроены параметры вывода на печать отчетов по умолчанию.

6. На рабочих местах установлен тонкий клиент, подключен принтер\сканер, проведено тестирование под пользователем.

7. Заказчику предоставлены инструкции по настройке рабочих мест и закреплению пользовательских ролей и набора доступных для каждой пользовательской роли отчетов.

8. Проведено обучение сотрудников Постоянного Представительства Республики Крым при Президенте Российской Федерации в следующем объеме: три группы пользователей по 4 часа обучения каждая по заранее согласованной с Заказчиком программе.

9. Пользователям предоставлены руководства по пользованию СЭД в соответствии с настроенными ролями.

В данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция, а также большая часть внутренних документов хранится и обрабатывается в СЭД.

Заказчик планирует дальнейшее развитие системы: со временем планируется, что все виды документов будут размещены в системе.

Сотрудники каких отделов используют СЭД? Как проходило их обучение и адаптация?

Организация состоит из 30 сотрудников, каждый из которых имеет доступ в СЭД в соответствии с настроенными правами доступа.

Сотрудникам проводили обучение на рабочих местах, старший делопроизводитель прошел обучение в Учебном центре 1С №3 на курсах "Профессиональная работа в "1С:Документооборот 8".

4
Результаты проекта

Благодаря внедрению "1С:Документооборот" сроки обработки документов (рассмотрение входящих писем, согласование документов) сократилось по разным видам от 2 до 4 раз.
Теперь любой сотрудник может за пару секунд найти нужный ему документ в системе, не обращаясь за помощью к коллегам и не тратя время на поиски документа в разных кабинетах.
Руководство видит, какие документы находятся в работе, какие требуют принятия решений, по каким просрочены задачи.
Формирование отчетов для руководства теперь занимает секунды.
Сейчас в СЭД обрабатывается порядка 4,5 тыс. документов в год.В организации видят существенную пользу от внедрения, в связи с чем количество автоматизированных видов документов потихоньку расширяется, к тому же если в начале в системе работали только 2 делопроизводителя, на данный момент к СЭД подключены все сотрудники организации.

Отзыв о внедрении