Как подтверждается юридическая сила электронного документа

● Наталия Бурцева — эксперт по 1С:Документообороту
✓ Обновлено 28 октября 2026
▣ Опубликовано 23 апреля 2020
◷ 7 минут на чтение

Юридическую силу электронного документа подтверждает электронная подпись нужного вида, которая прошла проверку. Документ с квалифицированной электронной подписью (КЭП) равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, если сертификат подписи выдал аккредитованный удостоверяющий центр, сертификат действовал в момент подписания, а проверка показала, что подпись принадлежит владельцу и документ после подписания не меняли. Документ с простой (ПЭП) или неквалифицированной (УНЭП) подписью равнозначен бумажному только в случаях, которые установлены законом или соглашением сторон. Основа — статьи 6 и 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Короткие ответы на частые вопросы

Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе?
Сертификат ключа проверки электронной подписи и положительный результат проверки подписи. Сертификат выдаёт удостоверяющий центр, и он подтверждает, что ключ проверки подписи принадлежит владельцу сертификата (п. 2 ст. 2 63-ФЗ). Для КЭП нужен квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра и соблюдение условий ст. 11 63-ФЗ.

Для соблюдения юридической значимости документа, подписанного ЭП, при отправке по электронной почте необходимо направить…
…сам файл документа и файл электронной подписи к нему (открепленную подпись, обычно с расширением .sig или .p7s). Оба файла отправляют без изменений: если документ после подписания пересохранить или переконвертировать, подпись не пройдёт проверку. Если подпись присоединённая, документ и подпись находятся в одном файле — тогда отправляют его.

Какая подпись равнозначна собственноручной без договора между сторонами?
Только квалифицированная (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ). Для ПЭП и УНЭП нужен закон, нормативный акт или соглашение участников электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6).

Нужна ли печать на электронном документе?
Нет. Если по закону или обычаю делового оборота документ заверяют печатью, электронный документ с усиленной подписью, признанный равнозначным бумажному, считается равнозначным и документу с печатью (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ). Дополнительные требования могут установить закон или соглашение сторон.

Что говорит закон

Электронный документ — документированная информация в электронной форме, пригодной для восприятия человеком с помощью компьютера, передачи по сетям и обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, при заключении договоров и оформлении других правоотношений рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 149-ФЗ).
Письменная форма сделки соблюдена и при совершении сделки электронными средствами, если можно воспроизвести её содержание в неизменном виде и достоверно определить лицо, выразившее волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Электронную подпись нельзя признать недействительной только потому, что её создали автоматически в информационной системе, а не собственноручно (п. 3 ст. 4 63-ФЗ).

Когда электронный документ равнозначен бумажному

Вид подписи	Когда документ равнозначен бумажному	Что нужно дополнительно
Усиленная квалифицированная (КЭП)	Всегда, в любых правоотношениях — кроме случаев, когда закон требует составить документ только на бумаге (ч. 1 ст. 6)	Квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, условия ст. 11. Если подписывает сотрудник по доверенности — машиночитаемая доверенность (ст. 17.2)
Усиленная неквалифицированная (УНЭП)	В случаях, установленных законом, нормативным актом или соглашением участников электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6)	Акт или соглашение должны описывать порядок проверки подписи
Простая (ПЭП)	В тех же случаях, что и УНЭП: по закону, нормативному акту или соглашению сторон (ч. 2 ст. 6)	Правила, как определить подписавшего, и обязанность хранить ключ подписи в тайне (ч. 2 ст. 9). Для документов с государственной тайной ПЭП не применяют (ч. 4 ст. 9)
Без электронной подписи (скан, письмо)	Не считается документом, подписанным электронной подписью	Может использоваться как доказательство, но суд вправе потребовать оригинал (ч. 3 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 71 ГПК РФ)

Подробнее о каждом виде — в статьях «Виды электронной подписи и чем они отличаются», «Что такое УКЭП», «УНЭП: что это за подпись» и «Что такое ПЭП».

Как проверяют квалифицированную подпись

По ст. 11 63-ФЗ квалифицированная подпись признаётся действительной, пока решением суда не установлено иное, если одновременно выполнены условия:

квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действовала на день выдачи;
сертификат действовал в момент подписания документа — или на день проверки, если момент подписания не известен;
срок действия ключа электронной подписи, указанный в сертификате, не истёк на момент подписания;
проверка показала, что подпись принадлежит владельцу сертификата и документ после подписания не изменялся. Проверяют сертифицированными средствами электронной подписи.

Одной подписи недостаточно: что ещё влияет на юридическую силу

Даже КЭП не спасёт документ, если нарушены другие требования. Обратите внимание на следующее:

форма и формат. Если для документа установлены форма, формат, срок или канал отправки (например, конкретный адрес или система), их нарушение даёт повод оспорить документ;
полномочия подписанта. Подписать должно лицо, которое указано в документе как подписавшее. Сотрудник, который подписывает от имени организации, подтверждает полномочия доверенностью — в электронном виде это машиночитаемая доверенность (ст. 17.2, 17.5 63-ФЗ), подробнее — в статье «МЧД: что это и для чего нужна»;
несколько подписантов. Если документ по закону подписывают несколько лиц, каждый подписывает его подписью того вида, который установлен для этого документа (ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ);
договорённости сторон. Для ПЭП и УНЭП без соглашения об электронном взаимодействии документ не равнозначен бумажному. Внутри компании условия использования подписи закрепляют в локальном нормативном акте;
учёт и хранение. Документ регистрируют в системе учёта, а результат проверки подписи, регистрационный номер и другие реквизиты сохраняют в его метаданных. Если подлинник утерян до окончания срока хранения, подтвердить его силу будет нечем. Как сохранить силу документа на годы, рассказано в статье о долговременном хранении в электронном архиве.

Электронный документ в суде

Электронные документы — полноценные письменные доказательства. В арбитражном процессе к ним относятся документы, полученные по электронной связи и через интернет, а также подписанные электронной подписью в установленном порядке (ч. 3 ст. 75 АПК РФ). В гражданском процессе — то же по ч. 1 ст. 71 ГПК РФ.

Суд оценивает электронный документ, как и любое доказательство: по относимости, допустимости и достоверности (ст. 71 АПК РФ). Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы (ч. 2 ст. 67 ГПК РФ). Если в суд подали электронные копии, суд может потребовать подлинники (ч. 3 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 71 ГПК РФ). Документы о юридически значимых действиях должны соответствовать требованиям к документам этого вида (ч. 4 ст. 75 АПК РФ).

Чтобы подтвердить легитимность электронного документа в суде, подготовьте:

файл документа и файл подписи в том виде, в каком их подписали и получили;
результат проверки подписи и сертификат подписанта;
машиночитаемую доверенность, если подписывал представитель;
соглашение об электронном взаимодействии — для ПЭП и УНЭП;
подтверждения отправки и получения: журнал системы ЭДО или квитанции оператора, переписку.

Если документы подают в суд через его электронные сервисы, дополнительно действуют порядки подачи документов в электронном виде, которые утверждает Судебный департамент при Верховном Суде РФ. В них есть требования к формату файлов и подписи.

Реквизиты электронного документа

Электронный документ, как и бумажный, оформляют с реквизитами: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, подпись и другие. Какие реквизиты обязательны и какие из них придают документу юридическую силу, — в статье «Реквизиты документа: какие обязательны и как оформить».

Как это работает в 1С:Документообороте

В 1С:Документообороте документ подписывают личным сертификатом пользователя прямо в программе. При подписании документа автоматически подписываются и все его файлы, а подписанный документ или файл становится недоступен для редактирования.

Где видно подпись. В колонке «Подписан» списка документов появляется значок: синий — подпись ещё не проверяли, зелёный — подпись прошла проверку, красный — подпись недействительна. В карточке документа появляется закладка «ЭП», где подпись можно проверить и открыть её карточку.
Проверка. Подпись и сертификат проверяются раздельно, а результат сохраняется в базе. Статусы: «Действительна», «Действительна, но нет доверия к сертификату», «Недействительна».
Отправка по почте. Подпись можно сохранить в отдельный файл — по умолчанию с расширением .p7s — и отправить вместе с документом. Для файлов в контекстном меню списка есть группа команд «ЭП и шифрование».
Отметка об ЭП. Программа может автоматически вставлять в файл отметку об электронной подписи — так подпись видна при печати и просмотре документа.

Подробнее — в статье об электронном подписании договоров. С машиночитаемыми доверенностями в программе можно работать полностью: создавать, подписывать и регистрировать их в реестре ФНС. Обмен с контрагентами идёт через 1С-ЭДО, а квалифицированный сертификат электронной подписи можно получить через сервис 1С:Подпись.