Реквизиты документа: какие обязательны и как оформить
Все 31 реквизит по ГОСТ Р 7.0.97-2025: что это простыми словами, виды, какие обязательны и придают документу юридическую силу. Схема расположения на бланке и пример оформления.
Реквизит документа — обязательный элемент его оформления: название организации, вид документа, дата, номер, заголовок, подпись и так далее. По реквизитам документ узнают, регистрируют, находят и проверяют, имеет ли он силу.
Ниже — все 31 реквизит по ГОСТ Р 7.0.97-2025 с правилами оформления, схема их расположения на листе, какие реквизиты обязательны и какие придают документу юридическую силу. Что изменилось в стандарте по сравнению с редакцией 2016 года, — в статье «Требования ГОСТ Р 7.0.97-2025».
Что такое реквизит документа простыми словами
Документ состоит из двух частей: содержания (текста) и «служебных» сведений вокруг него — кто составил, когда, кому адресовал, кто подписал, кто утвердил. Каждое такое сведение и есть реквизит. Например, в приказе реквизиты — это название организации, слово «ПРИКАЗ», дата, номер, заголовок «Об утверждении графика отпусков», текст и подпись директора.
Реквизиты нужны, чтобы документ:
- можно было однозначно определить — по дате, номеру и виду документа его отличают от похожих;
- имел силу — подпись, гриф утверждения, печать подтверждают, что документ издан уполномоченным лицом;
- можно было обработать — по отметкам о поступлении, контроле и направлении в дело видно, как документ прошёл через организацию.
Состав реквизитов и правила их оформления для организационно-распорядительных документов устанавливает национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025. Он утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025 и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила одинаковы для бумажных и электронных документов.
Сколько реквизитов в документе: перечень по ГОСТ
Стандарт устанавливает 31 реквизит. Ни один документ не содержит их все: состав зависит от вида документа и от того, на какой стадии он находится. У приказа и письма наборы разные, а после поступления и исполнения на документе появляются отметки о поступлении, контроле и направлении в дело.
| Реквизит | Как и где оформляется |
|---|---|
| 01Герб | Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или муниципального образования — посередине над названием организации. Государственный герб РФ и герб субъекта на одном бланке не размещают |
| 02Эмблема | Эмблема организации — там же, где герб. С гербом вместе не используется |
| 03Товарный знак | Знак обслуживания или товарный знак — над названием организации или слева от него |
| 04Код формы | Код формы документа по общероссийскому классификатору, если он есть |
| 05Наименование организации | Полное название, как в учредительных документах; сокращённое — если оно там закреплено |
| 06Наименование подразделения | Под названием организации — на бланках подразделений, филиалов, коллегиальных органов |
| 07Наименование должности | На бланке должностного лица — под названием организации |
| 08Справочные данные об организации | В бланках писем: почтовый адрес, телефон, электронная почта, сайт; у коммерческих организаций также ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП |
| 09Наименование вида документа | ПРИКАЗ, АКТ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — на всех документах, кроме деловых писем |
| 10Дата документа | Дата подписания или утверждения: 05.06.2026 или 05 июня 2026 г. |
| 11Регистрационный номер | Порядковый номер, при необходимости с индексами по правилам организации |
| 12Ссылка на номер и дату входящего | В ответном письме: «На № … от …» |
| 13Место составления | Город или населённый пункт; не указывают в письмах, служебных и докладных записках |
| 14Гриф ограничения доступа | «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и номер экземпляра — справа вверху первого листа |
| 15Адресат | Справа вверху; должность — в дательном падеже, организация — в именительном; не больше четырёх адресатов |
| 16Гриф утверждения | Справа вверху: УТВЕРЖДАЮ, должность, подпись, расшифровка, дата — или УТВЕРЖДЕН приказом от … № … |
| 17Заголовок к тексту | С предлогом «О» («Об»), отвечает на вопрос «о чём?»; слева под реквизитами бланка |
| 18Текст документа | На русском языке; разделы и пункты нумеруются арабскими цифрами, не более четырёх уровней |
| 19Отметка о приложении | Под текстом в письмах и справочных документах: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.»; в приказах и договорах — ссылкой в тексте |
| 20Гриф согласования | СОГЛАСОВАНО, должность, подпись, расшифровка, дата — при согласовании с другой организацией или коллегиальным органом |
| 21Виза | Внутреннее согласование: должность, подпись, расшифровка, дата; при замечаниях — «Замечания прилагаются» |
| 22Подпись | Должность, собственноручная подпись, инициалы и фамилия (между инициалами пробела нет) |
| 23Отметка об электронной подписи | При визуализации электронного документа: «Документ подписан электронной подписью», сертификат, владелец, срок действия |
| 24Печать | Только на документах, где её требует закон или которые подтверждают права и операции с деньгами; не перекрывает подпись |
| 25Отметка об исполнителе | ФИО и телефон того, кто готовил документ, — внизу слева последнего листа, можно мелким шрифтом |
| 26Отметка о заверении копии | «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата; для другой организации — где хранится подлинник |
| 27Отметка о поступлении | Дата поступления и входящий номер, при необходимости время и способ доставки; можно штампом |
| 28Резолюция | Исполнитель, поручение, срок, подпись и дата — на свободном месте, на бланке резолюции или в СЭД |
| 29Отметка о контроле | Штамп «Контроль» на верхнем поле или отметка в СЭД |
| 30Отметка о направлении в дело | «В дело», индекс дела по номенклатуре и год, должность, подпись, дата |
| 31Штрихкод (QR-код) | Новый реквизит: для поиска документа в информационной системе — в правом нижнем углу первого листа |
Виды реквизитов
Стандарт перечисляет реквизиты списком, а в практике делопроизводства их группируют по назначению. Такая классификация помогает понять, на каком этапе появляется каждый реквизит.
| Группа | Реквизиты | Зачем нужны |
|---|---|---|
| Реквизиты бланка | 01–08, 09, 13 | Говорят, от кого документ. Печатаются заранее и одинаковы для всех документов на этом бланке |
| Идентифицирующие | 10, 11, 12, 14, 31 | Отличают документ от других: дата, номер, ссылка на входящий, гриф доступа, QR-код |
| Содержательные | 15, 17, 18, 19 | Кому и о чём документ: адресат, заголовок, текст, приложения |
| Удостоверяющие | 16, 20, 21, 22, 23, 24, 26 | Придают документу силу: утверждение, согласование, подпись, печать, заверение копии |
| Отметки об обработке | 25, 27, 28, 29, 30 | Показывают, кто готовил документ, когда он поступил, что по нему поручено и куда он подшит |
Ещё одно деление — на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные (герб, название организации, справочные данные) печатаются на бланке заранее. Переменные (дата, номер, текст, подпись) заполняются для каждого документа.
Схема расположения реквизитов документа
ГОСТ предусматривает два вида бланков: угловой — реквизиты бланка в левом верхнем углу, и продольный — реквизиты бланка по центру вдоль верхнего поля. Схема ниже — угловой бланк формата А4. Нажмите на зону, чтобы увидеть, что в ней размещается.
Схема упрощена. Точные границы зон — в приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Резолюцию (28), отметку о поступлении (27) и отметку о направлении в дело (30) ставят на свободном месте документа или вносят в систему электронного документооборота.
В продольном бланке реквизиты 01–09 и 13 располагаются по центру над текстом, а адресат или гриф утверждения — справа под ними. Остальные зоны те же.
Какие реквизиты обязательны
ГОСТ не задаёт единого обязательного набора для всех документов: он перечисляет реквизиты и определяет, какие из них входят в каждый вид бланка. Обязательным стандарт прямо называет вид документа — на всех документах, кроме деловых писем. Остальное зависит от вида документа и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
На практике у любого документа должны быть реквизиты, без которых его нельзя идентифицировать и проверить: название организации, вид документа, дата, регистрационный номер, текст и подпись. Ниже — типовой состав для частых видов.
| Вид документа | Основные реквизиты |
|---|---|
| Приказ, распоряжение | 05 организация, 09 вид, 10 дата, 11 номер, 13 место составления, 17 заголовок, 18 текст, 22 подпись; визы (21) — на подлиннике, который остаётся в организации |
| Деловое письмо | 05, 08 справочные данные, 10, 11, 12 ссылка на входящий, 15 адресат, 17, 18, 19 приложение, 22, 25 исполнитель |
| Служебная, докладная записка | 06 подразделение, 09, 10, 11, 15, 17, 18, 22; место составления не указывают |
| Положение, инструкция | 05, 09, 10, 11, 13, 16 гриф утверждения, 17, 18, 22 |
| Акт | 05, 09, 10, 11, 13, 16 (если утверждается), 17, 18, подписи членов комиссии |
| Протокол | 05, 09, 10, 11, 13, 17, 18, подписи председателя и секретаря |
Для распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений) отметку о приложении не ставят: приложения упоминают в тексте — «(приложение 1)», а на первом листе приложения пишут «Приложение № 1 к приказу от … № …».
Какие реквизиты придают документу юридическую силу
Юридическую силу документу придают реквизиты, которые подтверждают, что его издало уполномоченное лицо в установленном порядке:
- подпись (22) — главный из них; у электронного документа — электронная подпись. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, простая и неквалифицированная — в случаях, предусмотренных законом или соглашением участников (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);
- гриф утверждения (16) — для документов, которые вступают в силу после утверждения: положений, инструкций, регламентов, планов;
- гриф согласования и визы (20, 21) — если закон или локальный акт требует согласования до подписания;
- печать (24) — только там, где её требует закон, и на документах о правах и денежных операциях. Для большинства документов коммерческих организаций печать не обязательна;
- дата и регистрационный номер (10, 11) — без них на документ нельзя сослаться, а с даты подписания или утверждения он обычно вступает в силу.
Если документ содержит ошибки в реквизитах — нет подписи, неверная дата, подписал неуполномоченный сотрудник, — его могут не принять контрагент, банк, налоговая или суд.
Правила оформления реквизитов
- Поля: левое — 20 мм (не меньше 30 мм для документов со сроком хранения больше 10 лет), правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм.
- Шрифт: гарнитуру выбирает организация, рекомендуемый размер — 12, 13 или 14 пунктов. В таблицах, справочных данных и отметке об исполнителе можно мельче.
- Интервалы: текст — через 1–1,5 интервала, многострочные реквизиты — через один. Абзацный отступ — 1,25 см, текст выравнивается по ширине.
- Длина строки реквизита — не больше 8 см на угловом бланке и 12 см на продольном.
- Нумерация страниц — со второй, посередине верхнего поля.
- Дата — 05.06.2026 или 05 июня 2026 г.; в одном документе — одним способом.
- Инициалы — без пробела между ними: «А.В. Смирнова». В подписи инициалы перед фамилией, в адресате — после: «Смирновой А.В.».
Пример документа с реквизитами по ГОСТ
Служебная записка на общем бланке организации. Номера в квадратных скобках — коды реквизитов из таблицы выше.
ООО «Альфа» [05]
Отдел снабжения [06]
Генеральному директору
Петрову И.С. [15]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА [09]
05.10.2026 [10] № 47 [11]
О приобретении МФУ для отдела снабжения [17]
В отделе снабжения работает одно МФУ 2019 года, за сентябрь оно 9 раз выходило из строя. Прошу согласовать приобретение МФУ формата А3 за счёт бюджета отдела на IV квартал 2026 года. [18]
Приложение: на 2 л. в 1 экз. [19]
Орлов Денис Павлович, +7 (495) 000-00-00, доб. 214 [25]
Полный разбор этого документа — в статье «Служебная записка: как написать, образец».
Реквизиты в электронных документах
Электронные документы оформляются по тем же правилам, что и бумажные, — ГОСТ Р 7.0.97-2025 распространяется на оба вида. В системе электронного документооборота большая часть реквизитов хранится в карточке документа: дата и номер присваиваются при регистрации, визы и резолюции — это результаты задач согласования и рассмотрения, отметка о контроле — флажок в карточке, отметка о направлении в дело — ссылка на дело из номенклатуры. Подпись заменяет электронная подпись, а при печати на документе выводится отметка о ней.
В 1С:Документообороте шаблоны документов заполняют реквизиты сами, по правилам оформления, принятым в организации, — см. статью «Как создать исходящий документ по правилам оформления организации». Как устроены такие системы, — в разделе «Системы электронного документооборота».
Вопросы и ответы
Сколько реквизитов установлено ГОСТ Р 7.0.97-2025?
31. По сравнению с редакцией 2016 года добавлен штрихкод (QR-код), часть реквизитов перенумерована.
Обязательно ли коммерческой организации соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2025?
Национальные стандарты применяются добровольно, если закон или договор не делает их обязательными. Но стандарт — общепринятая основа делопроизводства: на него ссылаются инструкции по делопроизводству, и документы, оформленные по нему, без вопросов принимают контрагенты, банки и госорганы.
Что такое реквизиты документа-основания?
Это дата, номер и название документа, на основании которого составлен другой документ: «на основании приказа от 05.10.2026 № 112», «по договору от 01.09.2026 № 115». Их указывают в тексте, чтобы связать документы между собой.
Нужна ли печать на документах организации?
Только там, где её требует закон, и на документах, которые подтверждают права или фиксируют операции с денежными средствами. Для приказов, записок и большинства писем достаточно подписи.
Можно ли использовать свой шрифт и свой бланк?
Да. Гарнитуру шрифта, макеты бланков и правила оформления организация закрепляет в инструкции по делопроизводству; ГОСТ рекомендует только размер шрифта и задаёт состав и расположение реквизитов.
Читайте также
◉ Остались вопросы?
Наши эксперты помогут подобрать решение под ваши задачи.