Служебная записка: как написать, образец

Что такое служебная записка

Служебная записка — информационно-справочный документ внутренней переписки. Она не выходит за пределы организации: её пишут руководителю своего или другого подразделения, руководителю организации, коллегам из смежных служб.

Закон не устанавливает единую форму служебной записки, а в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 этого вида документа нет. Правила оформления дают два источника:

• ГОСТ Р 7.0.97-2025 — общие требования к реквизитам. Служебная записка упоминается в нём прямо: место составления в ней не указывают (п. 5.13), а адресат обязателен (п. 5.15). Подробнее о стандарте — в статье «Требования ГОСТ Р 7.0.97-2025».
• Инструкция по делопроизводству организации — она определяет, кому и по каким вопросам пишут записки, кто их регистрирует, на каком бланке оформляют и сколько хранят.

Когда пишут служебную записку

Повод	Что пишут	Что обычно прикладывают
Командировка	Кого, куда, на какой срок и зачем направить	Приглашение, программу мероприятия
Закупка	Что купить, зачем и за счёт какого бюджета	Коммерческое предложение, расчёт
Списание	Что списать и почему ценность пришла в негодность	Акт осмотра, заключение специалиста
Возмещение расходов	Что сотрудник оплатил из своих средств и почему	Кассовый чек, квитанцию
Премия	Кого и за какой результат премировать	Отчёт о результате, расчёт
Совмещение должностей	Кому поручить дополнительную работу, на какой срок и с какой доплатой	Письменное согласие работника
Информирование	О сбое, нарушении, изменении сроков — «довожу до вашего сведения»	Фото, выгрузку из системы, переписку

Служебная записка часто становится основанием для приказа: о командировке, премировании, совмещении. Поэтому писать её нужно так, чтобы по тексту можно было сразу подготовить приказ — с ФИО, датами и суммами.

Служебная и докладная записка: в чём разница

Нормативно эти виды не разграничены, и в разных организациях их называют по-разному. В практике делопроизводства различие такое:

	Служебная записка	Докладная записка
Кому	Руководителю или коллегам, в том числе из других подразделений	Своему руководителю или руководителю организации — вверх по подчинённости
Зачем	Сообщить, попросить, предложить по текущей работе	Доложить о ситуации или проблеме и получить решение
Содержание	Короткая суть и просьба	Подробное изложение фактов, выводы и предложения
Типичные примеры	Закупка, командировка, возмещение расходов, передача сведений	Нарушение дисциплины, срыв сроков, итоги проверки

Если в вашей инструкции по делопроизводству виды записок закреплены иначе — следуйте инструкции: она важнее общих рекомендаций.

Из чего состоит служебная записка

Реквизиты служебной записки по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Записку оформляют на общем бланке организации, бланке структурного подразделения или на чистом листе с теми же реквизитами — как установлено в инструкции.

Реквизит	Как оформить	Пример
Наименование организации и подразделения	Вверху слева, подразделение — под названием организации	ООО «Альфа» Отдел снабжения
Адресат	Справа вверху, должность — в дательном падеже, затем фамилия и инициалы	Генеральному директору Петрову И.С.
Вид документа	Прописными буквами: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»	СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Дата и номер	Дата — цифрами или словесно-цифровым способом; номер — по правилам регистрации в организации	05.10.2026 № 47
Заголовок	С предлогом «О» («Об»), отвечает на вопрос «о чём?»	О приобретении МФУ
Текст	Основание, суть, просьба или предложение	Прошу согласовать…
Отметка о приложении	Под текстом: количество листов и экземпляров	Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Подпись	Должность, подпись, инициалы и фамилия; между инициалами пробела нет	Начальник отдела снабжения … А.В. Смирнова
Отметка об исполнителе	Внизу слева, если готовил записку не подписант: ФИО и телефон	Орлов Денис Павлович, доб. 214

Место составления (город) в служебной записке не ставят — это прямо сказано в п. 5.13 стандарта. Печать тоже не нужна: её ставят на документах, которые подтверждают права, фиксируют операции с денежными средствами и в других случаях, предусмотренных законом. Что означает каждый реквизит и где он располагается на листе, — в статье «Реквизиты документа: какие обязательны и как оформить».

Как написать служебную записку: 6 шагов

1. Определите адресата. Это тот, кто может принять решение: начальник своего отдела, руководитель другой службы или директор. Должность пишут в дательном падеже: «Руководителю отдела кадров Сидоровой Е.М.». Адресатов — не больше четырёх (п. 5.15 ГОСТ).
2. Поставьте вид документа, дату и номер. Дата — день подписания. Номер присваивают по правилам организации: секретарь, канцелярия или система электронного документооборота.
3. Сформулируйте заголовок. Одна строка, которая отвечает на вопрос «о чём?»: «О командировании в Казань», «О списании материальных ценностей», «О сбое в работе пропускной системы».
4. Напишите текст в три части. Основание — почему пишете («В связи с…», «Для выполнения договора от… №…»). Суть — что произошло или что требуется, с фактами: даты, суммы, инвентарные номера. Просьба или предложение — что должен сделать адресат: «Прошу согласовать…», «Предлагаю…», «Довожу до вашего сведения…».
5. Перечислите приложения. Если приложение названо в тексте — «Приложение: на 2 л. в 1 экз.». Если не названо или их несколько — пронумерованным списком с названиями.
6. Подпишите и укажите исполнителя. Подписывает автор записки. Если её готовил другой сотрудник — внизу слева ставят его ФИО и телефон.

Хорошая записка помещается на одну страницу и читается за минуту. Адресат должен понять из первого абзаца, что от него нужно.

Образец служебной записки

Записка о приобретении оборудования — самый частый случай. По этому образцу строятся записки на любую тему.

Образцы служебных записок для частых случаев

Шапка (организация, подразделение, адресат), дата, номер, подпись и исполнитель оформляются так же, как в общем образце. Ниже — заголовок и текст для каждого случая.

Частые ошибки

• Нет просьбы. Записка описывает проблему, но не говорит, что должен сделать адресат. Заканчивайте конкретным «Прошу…» или «Предлагаю…».
• Адресат не может решить вопрос. Записка о закупке уходит начальнику отдела, у которого нет бюджета, и теряет неделю на пересылку.
• Нет фактов. «Принтер постоянно ломается» — это мнение. «9 поломок за сентябрь, 6 дней простоя» — основание для решения.
• Несколько вопросов в одной записке. Один вопрос — одна записка: так её проще согласовать, исполнить и найти потом.
• Эмоции и оценки коллег. Деловой стиль — нейтральные формулировки и факты, без «вопиющего» и «безобразного».
• Место составления и печать. Во внутренних записках они не нужны.

Как ответить на служебную записку

Чаще всего на записку отвечают не отдельным документом, а резолюцией — указанием по исполнению. Резолюция включает исполнителя, поручение, при необходимости срок, подпись и дату (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2025). Её пишут на свободном месте записки, на отдельном бланке резолюции или вносят в систему электронного документооборота.

Если нужен развёрнутый ответ, пишут ответную служебную записку и в тексте ссылаются на исходную: «На вашу служебную записку от 05.10.2026 № 47 сообщаю…».

Как написать служебную записку с помощью нейросети

Нейросеть хорошо справляется с черновиком, если дать ей факты. Пример запроса:

Составь служебную записку по ГОСТ Р 7.0.97-2025. От: начальник отдела снабжения А.В. Смирнова. Кому: генеральному директору Петрову И.С. Тема: приобретение МФУ. Факты: МФУ 2019 года, 9 поломок за сентябрь, 6 дней простоя. Просьба: согласовать покупку МФУ А3 за счёт бюджета отдела на IV квартал. Деловой стиль, до 1 страницы.

Проверьте в черновике даты, ФИО и суммы: нейросеть может их додумать. Не передавайте во внешние сервисы персональные данные и коммерческую тайну — замените их условными значениями и подставьте реальные уже в своём документе.

Служебные записки в электронном виде

В системе электронного документооборота служебная записка проходит тот же путь, что и бумажная, но быстрее: регистрационный номер присваивается автоматически, маршрут согласования запускается по шаблону, адресат получает задачу, а резолюция и исполнение видны в карточке документа. Подписывать записки можно электронной подписью — простой или усиленной, если это закреплено в локальном акте организации (ст. 6 и 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

В 1С:Документообороте служебная записка — отдельный вид внутреннего документа: её создают из шаблона, отправляют на согласование и рассмотрение, а поля шапки заполняются сами. Как это сделать — в статьях «Как создать и отправить служебную записку в 1С:Документообороте» и «Как настроить автозаполнение служебной записки». Как выбрать систему для внутренних документов, — в разделе «Системы электронного документооборота».

Вопросы и ответы

Читайте также

• Требования ГОСТ Р 7.0.97-2025
• Виды документов в деятельности организации
• Какие нормативные документы регламентируют делопроизводство в России
• Реквизиты документа: какие обязательны и как оформить
• Что такое делопроизводство