Регистрация входящих и исходящих документов: журнал, порядок, автоматизация

Входящий документ — документ, который поступил в организацию извне: письмо партнёра, запрос налоговой, претензия клиента, счёт поставщика. Исходящий документ — документ, который организация создала и отправляет внешнему адресату: ответ на запрос, коммерческое предложение, уведомление. Внутренний документ создают и используют внутри компании: приказ, служебная записка, протокол совещания. Все три вида регистрируют — записывают сведения о документе в журнал или систему и присваивают ему номер и дату. Так документ можно найти, проконтролировать его исполнение и сослаться на него в ответе.

Входящие, исходящие и внутренние документы

В национальном стандарте на термины делопроизводства ГОСТ Р 7.0.8-2025 (применяется с 1 марта 2025 года) отдельных определений входящего и исходящего документа нет. Деление документов на три потока закреплено в Правилах делопроизводства в государственных органах (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71): в п. 3.6 выделены «входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы».

Совокупность документов одного вида или назначения с единым маршрутом ГОСТ Р 7.0.8-2025 называет документопотоком (п. 91), а движение документов от создания или поступления до исполнения или отправки — документооборотом (п. 88). Подробнее об этапах — в статье «Документооборот: определение, формы и этапы». Как посчитать объём каждого потока — в статье «Документопотоки в организации».

Виды исходящих документов в обычной компании: ответы на письма и запросы, инициативные письма, коммерческие предложения, претензии и ответы на претензии, уведомления, гарантийные письма, сопроводительные письма к договорам и актам. Входящие — те же виды, только полученные от других: письма, запросы, претензии, договоры и акты от контрагентов, документы органов власти.

Что такое регистрация документа

По ГОСТ Р 7.0.8-2025 регистрация документа (п. 95) — «запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты». Записывают сведения в регистрационно-учетную форму (п. 97) — это может быть журнал, карточка, таблица или электронная форма в системе документооборота.

Порядок регистрации для государственных органов установлен Правилами делопроизводства № 71 (действующая редакция — от 09.07.2026). Коммерческие компании устанавливают порядок сами в инструкции по делопроизводству, а Правила удобно взять за образец. Основные положения:

• документ регистрируют один раз, независимо от способа доставки (п. 3.21);
• регистрацию ведут в пределах календарного года: с 1 января нумерация начинается заново (п. 3.5);
• не регистрируют документы, которые не требуют исполнения и не содержат информации для справок (п. 3.20), — например, рекламные рассылки и поздравления;
• входящий документ сначала проходит первичную обработку: проверяют, правильно ли он доставлен, цел ли и есть ли все приложения (п. 3.10).

Сроки регистрации

Документ	Когда регистрировать	Пункт Правил № 71
Входящий	В день поступления или на следующий рабочий день, если законом не установлено иное	3.22
Исходящий	В день подписания или на следующий рабочий день; отправить — в день подписания и регистрации или на следующий рабочий день	3.35, 3.42
Приказ, распоряжение	В день подписания или на следующий рабочий день	3.51

Зарегистрировать документ прошлой датой — методическая ошибка; как исправить дату, если её указали неверно, рассказано в статье «Можно ли зарегистрировать документ прошедшей датой?».

Регистрационный номер и индекс документа

По ГОСТ Р 7.0.97-2025 (п. 5.11) регистрационный номер — «цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами)»: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица. Структуру номера каждая организация определяет в своей инструкции.

Например, у исходящего письма номер 05-12/245: 05 — код отдела, 12 — индекс дела по номенклатуре дел, куда подошьют копию, 245 — порядковый номер с начала года. У входящих часто ставят букву: Вх-118.

Как писать исходящий номер на документе. Дату и номер проставляют на бланке в отведённом для них месте (реквизиты 10 и 11). Если письмо — ответ, рядом указывают ссылку на документ, на который отвечают: «На № 34-07 от 15.10.2026» (реквизит 12, п. 5.12). На полученном документе ставят отметку о поступлении — дату и входящий номер (реквизит 27, п. 5.27), для неё можно использовать штамп. Все реквизиты и их расположение — в статье «Реквизиты документа: какие обязательны и как оформить».

Какие графы нужны в журнале регистрации

Единой утверждённой формы журнала для коммерческих компаний нет: его можно вести в тетради, в таблице или в программе. Состав граф ниже составлен по перечню сведений о входящих и исходящих документах из Правил № 71 (п. 4.4, 4.5) — его удобно взять как образец.

Графа	Журнал входящих документов	Журнал исходящих документов
Номер и дата регистрации	Входящий номер, дата поступления	Исходящий номер, дата документа
Корреспондент	От кого: организация, кто подписал	Кому: организация-адресат
Реквизиты документа	Вид, дата и номер, которые поставил отправитель	Вид документа, кто подписал
Краткое содержание	Заголовок к тексту	Заголовок к тексту
Связанный документ	На какое наше письмо это ответ	На какой входящий отвечаем
Объём	Листов в документе, приложений и их листов	Листов в документе, приложений и их листов
Способ доставки	Почта, курьер, электронная почта, ЭДО	Почта, курьер, электронная почта, ЭДО
Исполнение	Резолюция: исполнитель, поручение, срок, отметка о контроле	Подразделение-исполнитель
Дело	Индекс дела по номенклатуре	Индекс дела по номенклатуре

Если вы регистрируете документы с ограниченным доступом, например с пометкой «Для служебного пользования», добавьте графу с грифом — она тоже есть в перечне Правил. О том, что такое гриф и как он работает в программе, — в статье «Что такое гриф доступа и зачем он нужен».

Как правильно вести журнал входящей и исходящей документации

1. Отдельный журнал на каждый поток. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют раздельно; приказы по основной деятельности и по личному составу обычно нумеруют отдельно.
2. Сквозная нумерация в пределах года. Номера идут по порядку без пропусков и повторов, с 1 января — заново.
3. Регистрация сразу. Входящие — в день поступления, исходящие — в день подписания, не позже следующего рабочего дня.
4. Номер — на сам документ. На входящем — отметка о поступлении, на исходящем — номер в реквизите бланка, а копия с визами — в дело.
5. Связи между документами. В ответе указывают номер входящего, в журнале — номер ответа. Так видно, на что ответили и что ещё ждёт ответа.

Бумажный журнал на десятки документов в день быстро становится узким местом: в нём трудно искать, нельзя одновременно работать вдвоём, а контроль сроков приходится вести отдельно. Поэтому журнал обычно переносят в систему электронного документооборота.

Как автоматизировать регистрацию в 1С:Документообороте

В программе 1С:Документооборот журнал регистрации — это список документов, а карточка документа заменяет строку журнала. В редакции 3.0 входящие, исходящие и внутренние документы ведутся в едином справочнике «Документы». Поток задаёт вид документа: у него отмечено «Является входящей корреспонденцией» или «Является исходящей корреспонденцией», остальные документы считаются внутренними.

1. Создайте карточку. В разделе «Документы» выберите «Создать — Документ» или нажмите «Создать» в списке. Выберите шаблон или пустой документ, укажите вид. Заполните обязательные поля и добавьте файл: загрузите с диска или отсканируйте.
2. Зарегистрируйте. Нажмите «Зарегистрировать» на командной панели карточки. Программа присвоит регистрационный номер и дату по нумератору, привязанному к виду документа. В нумераторе настраивают формат номера с индексами (организации, вида документа, ответственного сотрудника) и обязательную «Периодичность».
3. Найдите документ. В области быстрого отбора задайте период, организацию, контрагента, проект или вид документа. Список можно смотреть по видам документов, по контрагентам, по номенклатуре дел или по делам.
4. Отправьте на ознакомление или исполнение. Ознакомление, рассмотрение и исполнение — действия обработки документа. Их видно на закладке «Обработка» карточки, а запускает их кнопка «Начать обработку». Участники получат задачи в программе.

Что программа делает вместо секретаря:

• даёт проектам временные номера, а номера, освободившиеся при ручной правке, может использовать повторно (настройка «Использовать пропущенные номера»);
• считает срок исполнения по производственному календарю, если для вида документа задан нормативный срок в рабочих днях;
• прикрепляет сканы к карточкам при потоковом сканировании по штрихкоду и распознаёт текст, поэтому скан находится полнотекстовым поиском;
• связывает ответ с запросом: в поле «В ответ на» входящего документа достаточно ввести номер вашего исходящего письма;
• ведёт журнал передачи — у кого бумажный оригинал и копии документа.

Регистрационно-контрольную карточку можно распечатать — как это сделать, рассказано в статье «Можно ли распечатать регистрационно-контрольную карточку документа?».

Программа для документооборота в организации берёт регистрацию на себя: номер, журнал и карточка документа появляются автоматически.