Документооборот - что это? Определение, формы и этапы

Документооборот — это движение документации внутри компании, которое, как правило, включает в себя составление, согласование, прием, передачу, отправку документов, а также их хранение/архивирование.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Какие документы участвуют в документообороте?

При этом, сама документация делится на три категории:

• входящая - поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
• исходящая - отправляется за пределы предприятия;
• внутренняя - создается и остается исключительно в рамках определенного предприятия.

Подробнее о классификации — в статье Виды документов в деятельности организации. Какие входящие документы встречаются чаще всего, разобрано в статье Виды входящих документов, а путь письма за пределы компании — в статье Прохождение исходящего документа.

Какие бывают формы документооборота?

Основным принципом организации документооборота является его оптимизация, то есть сокращение промежутков «простоя» документов и увеличение оперативности их движения.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

• централизованная: она предполагает сосредоточение всей документации в одном месте, например, в секретариате или канцелярии. Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;
• децентрализованная: характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимые операции. Эта форма удобна в том случае, если организация имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;
• смешанная: совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм. В этом случае, в отдельных службах регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация. При этом, в компании также есть отдел, через который отдельно проходит важная документация от руководства (например, служба ДОУ - документационное обеспечение управления).

Какую форму выбрать, зависит от того, кто в компании отвечает за документы: секретариат, служба ДОУ или руководители подразделений. Об этом — в статье Кто в компании отвечает за документооборот.

Из каких этапов состоит документооборот?

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
2. согласование описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
4. регистрация;
5. исполнение заданий (если это требуется);
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.

Как документ проходит каждый этап на практике, разобрано в статье Этапы обработки документов в организации.

Чем документооборот отличается от делопроизводства?

Эти понятия часто путают. Делопроизводство — это вся работа с документами по правилам: как их составить, оформить, зарегистрировать и сколько хранить. Документооборот — часть делопроизводства: движение документов от создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив.

Подробно — в статьях Что такое делопроизводство и Чем делопроизводство отличается от документооборота.

Бумажный, электронный и смешанный документооборот

• Бумажный. Документы печатают, подписывают от руки и передают через канцелярию или курьера.
• Электронный. Документы создают, согласуют и хранят в системе, а юридическую силу им даёт электронная подпись (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Смешанный. Часть документов — на бумаге, часть — в электронном виде. Например, служебные записки согласуют в системе, а часть договоров всё ещё подписывают на бумаге.

Внутри компании электронный документооборот ведут в системе электронного документооборота — подробнее в статье Что такое СЭД. Обмен юридически значимыми документами с контрагентами называют ЭДО — о нём в статье Что такое ЭДО и зачем он нужен.

Какие документы регулируют документооборот

Правила работы с документами задают законы (например, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), ГОСТы по делопроизводству, а внутри компании — инструкция по делопроизводству и другие локальные акты.

Список основных норм — в статье Какие основные нормативные документы регламентируют ДОУ в России. Какие внутренние документы описывают структуру компании, — в статье Документы, регламентирующие структуру компании.

Как автоматизировать документооборот

Когда документов много, бумажный учёт и пересылка по почте замедляют работу: документы теряются, сроки срываются, нужную версию трудно найти. Эти задачи решает система электронного документооборота. В ней:

• документ регистрируется с номером и карточкой, без журналов на бумаге;
• согласование и подписание идут по маршруту, без обхода кабинетов;
• видно, на каком этапе документ и кто его задерживает;
• документ ищут по реквизитам и тексту;
• документы хранятся в одном месте с правами доступа и передаются в архив.

Компания 1С-КПД внедряет систему электронного документооборота на 1С на базе программы 1С:Документооборот. Что умеет программа, рассказано в статье Что такое 1С:Документооборот, а попробовать её можно в демонстрационной версии.

Частые вопросы

Что входит в документооборот?

Весь путь документа: составление, согласование, подписание, регистрация, исполнение, отправка и хранение или передача в архив. У разных документов этот путь начинается и заканчивается в разных точках: входящее письмо начинается с получения и регистрации, служебная записка — с составления, а исходящее письмо заканчивается отправкой адресату. Кроме самого движения, в документооборот обычно включают то, что его обеспечивает: учет документов, контроль сроков исполнения, поиск нужного документа. Сроки хранения на последнем этапе задает перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Чем документооборот отличается от делопроизводства?

Делопроизводство — правила работы с документами в целом. Документооборот — движение документов по этим правилам. Различить их проще всего по вопросу: делопроизводство отвечает на «как правильно оформить и сохранить», документооборот — на «кто, куда и в какие сроки передает документ». Например, оформление приказа и включение его в номенклатуру дел — делопроизводство, а маршрут «кадры — юрист — директор — архив» — документооборот. Отсюда и типичные сбои: в делопроизводстве это неверно оформленный документ, в документообороте — договор, застрявший у согласующего. Правила задает инструкция по делопроизводству, а документооборот ей следует, поэтому настраивать их нужно вместе.

Какие бывают формы документооборота?

Централизованная, децентрализованная и смешанная. Выбор зависит от размера и устройства компании. Централизованная форма чаще подходит небольшой организации в одном офисе. Децентрализованная нужна, когда подразделения и филиалы удалены друг от друга. Смешанная встречается в крупных компаниях: например, письма руководству и приказы проходят через канцелярию, договоры регистрирует юридический отдел, а кадровые документы — кадровая служба. Форма не зависит от носителя: и бумажный, и электронный документооборот может быть любой из трех. Признаки того, что форма не подходит: документы дольше ищут, их регистрируют дважды, между подразделениями «теряются» письма и поручения.

Чем СЭД отличается от ЭДО?

СЭД — система для работы с документами внутри компании. ЭДО — обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через оператора. Граница проходит по периметру компании: в СЭД согласуют служебные записки, приказы, поручения и проекты договоров, через ЭДО отправляют контрагентам счета, акты, УПД и подписанные договоры. Требования к подписи тоже разные. Во внешнем обмене документы обычно подписывают УКЭП, а внутри компании вид подписи (в том числе простую или неквалифицированную) можно закрепить локальным актом по соглашению участников. На практике компании нужны оба инструмента: договор согласуют в СЭД, подписывают и отправляют через ЭДО, а подписанный экземпляр возвращается и хранится в СЭД.