Документооборот - что это? Определение, формы и этапы

Документооборот — это движение документации внутри компании, который, как правило, включает в себя составление, согласование, прием, передачу, отправку документов, а также их хранение/архивирование.
При этом, сама документация делится на три категории:

• входящая - поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
• исходящая - отправляется за пределы предприятия;
• внутренняя - создается и остается исключительно в рамках определенного предприятия.

Формы документооборота
Основным принципом организации документооборота является его оптимизация, то есть сокращение промежутков «простоя» документов и увеличение оперативности их движения.
Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

• централизованная: она предполагает сосредоточение всей документации в одном месте, например, в секретариате или канцелярии. Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;
• децентрализованная: характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимые операции. Эта форма удобна в том случае, если организация имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;
• смешанная: совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм. В этом случае, в отдельных службах регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация. При этом, в компании также есть отдел, через который отдельно проходит важная документация от руководства (например, служба ДОУ - документационное обеспечение управления).

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
2. согласование описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
4. регистрация;
5. исполнение заданий (если это требуется);
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.